Door: De Ondernemer 
Gepubliceerd: maandag 22 november 2010 10:34
Update: dinsdag 14 december 2010 16:21
Een ondernemer kan op boekhoudkosten besparen door zelf een aantal taken uit te voeren en dus niet alles uit te besteden aan een boekhoudkantoor. De kosten aan een accountantskantoor kunnen worden beperkt als de ondernemer in elk geval zelf zijn stukken ordent en codeert. Daarnaast zijn er ondernemers die zelf de boekhouding voeren en de adviseur alleen inschakelen voor periodieke controles en belastingaangiftes aan het einde van een periode (denk aan de btw-aangifte) of een boekjaar (denk aan de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting).
Wat kan de ondernemer zelf doen?Als het gaat om de boekhouding zijn veel ondernemers zeker in staat om zelf (een belangrijk deel van) de boekhouding te voeren. We hebben het dan in de basis over een grootboek-, debiteuren- en crediteurenadministratie. In de regel worden de boekingen handmatig vastgelegd of deels automatisch aangeleverd vanuit een ander systeem. Een voorbeeld van dit laatste zijn de kassa-transacties of dagtotalen uit het kassasysteem en de openstaande posten op basis van (verkoop)facturen als het gaat om verkopen op rekening.
PrijsplaatjeOok inkoopfacturen, verkoopfacturen, op rekening en bankafschriften (al dan niet via het inlezen van elektronische afschriften) kunnen de meeste kleine ondernemers prima zelf vastleggen in de dagboeken. De factor tijd is vaak een beperking. Het gaat er dus om welk deel van de boekhouding de ondernemer zelf wil en kan voeren en wat zijn adviseur doet. Dat is een kwestie van onderling afstemmen en dan meteen het prijsplaatje doorrekenen. Bij dit laatste gaat het aan de ene kant om de besparing op advieskosten en aan de andere kant om de kosten van een boekhoudpakket.
BesparenZelfs zonder boekhoudsoftware aan te schaffen is al een besparing mogelijk. Als ondernemers de aan te leveren stukken zelf coderen bespaart dit in de kosten en ze kunnen de administratie van de kasstaten ook zelf bijhouden via bijvoorbeeld een excel-sheet. Als achteraf eens per kwartaal of per jaar een schoenendoos wordt aangeleverd met alle boekingsdocumenten door elkaar en zonder codering dan zal de boekhouder daar meer werk aan hebben. Zelf de zaak ordenen en coderen (inkoopfacturen op volgorde, duidelijk aangeven waarop bonnetjes betrekking hebben, e.d.) kan dus al een besparing opleveren.
Tips1. Orden en codeer als ondernemer zoveel mogelijk zelf als het gaat om de boekhouding.
2. Stem met de boekhouder af wie welke boekhoudfuncties gaat uitvoeren.
3. Reken de concrete besparing op de kosten uit als de ondernemer bepaalde functies eventueel zelf wil uitvoeren.
4. Ga na of de leverancier van het kassasysteem een boekhoudprogramma levert en tegen welke kosten. Let bij dit laatste goed op de onderhoudskosten en eventuele opleiding om met het pakket te kunnen werken. Let op de keuzes en de adviezen van de branche-organisatie.
5. Maak een goede berekening van kosten en baten over meerdere jaren (drie tot vijf).
6. Informeer eens bij collega's, zowel naar oplossingen als naar kosten voor een eigen boekhoudsysteem.
7. Let op de consequenties wanneer de ondernemer zelf uitgevoerde boekhoudfuncties overgedraagt aan een adviseur. Let hierbij met name op de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.