Door: Kluwer
Gepubliceerd: maandag 28 februari 2011 10:20
Update: vrijdag 11 maart 2011 14:15
De cruciale vraag bij de organisatie van een evenement is: doen we het allemaal zelf of besteden we het (deels) uit? Hier zetten we de voor- en tegenargumenten op een rij.
Aandachtspunten:
- Hoe groot en complex wordt het evenement? Kunnen we dat aan?
- Is er voldoende organisatietijd en -talent in huis beschikbaar? Ook als er iemand uitvalt?
- Is er voldoende capaciteit in huis bij uitval door bijvoorbeeld ziekte?
- Is er ervaring met het organiseren van evenementen? Onervarenheid kost meer tijd.
- Willen we de organisatorische en financiële risico's zelf kunnen dragen?
Bij uitbesteden vormt een goede bron de IDEA, een overkoepelende organisatie van evenementenbureaus. Ook reclame- en PR-bureaus leveren diensten op dit gebied. Referenties van collega's en branchegenoten zijn goede bronnen om tot een keuze van een bureau te komen. Ga ook altijd persoonlijk in gesprek met een aantal bureaus.
Samendoen
Samendoen is ook een optie. U regelt bijvoorbeeld de locatie zelf en besteedt het amusement uit. Periodiek overleg en goed vastgelegde voortgangsbesprekingen zijn dan essentieel.
Uitbesteden
Aan de definitieve keuze van een bureau gaat een briefing vooraf die voor alle leveranciers eensluidend moet zijn. Vraag na een eerste oriëntatie niet meer dan drie offertes aan.
De briefing bevat:
- Een schets van de bedrijfscultuur;
- De doelgroep en grootte daarvan;
- Doelstelling;
- Eerder georganiseerde evenementen;
- Het beschikbare budget;
- De vaststelling van de calculatiemethode.
Doorgaans wordt gewerkt met een open-basismethode. Dat zijn de organisatie-uren, plus de overheadkosten en een winstpercentage.
Bij een gesloten methode wordt de verkoopprijs bepaald door de inkoop van alle elementen, vermeerderd met een percentage. Dit is minder doorzichtig.
Inzichtelijke offerte
Check de offerte. Die moet voldoen aan een aantal eisen:
- Inzichtelijkheid, dat wil zeggen: een gedetailleerde kostenopsomming;
- Overtuigt u zich ervan dat de offerte is gebaseerd op het aantal te verwachten gasten;
- Kijk kritisch naar PM- en/of stelposten, bijvoorbeeld voor drankgebruik;
- Wat zijn de eventuele bijkomende kosten?
- Inclusief of ex. BTW?
- Bestudeer de leveringsvoorwaarden.
[Bron: Nicoline van Straten, The Live House in Marketingmax]