Door: Kluwer
Gepubliceerd: maandag 11 juli 2011 10:44
Personeelsreizen en -feesten zijn vanaf 2007 volledig belasting- en premievrij terwijl voorheen nog een maximum gold van € 340 per werknemer per jaar (€ 454 in een jubileumjaar van de werkgever). De werkgever hoeft nu niet meer per werknemer bij te houden of het maximaal vrije bedrag is bereikt, wat vooral bij grote ondernemingen en organisaties lastig was bij te houden.
Voorwaarde: 75%-eis
De voorwaarde dat de reis/het feest moet openstaan voor ten minste driekwart van de werknemers, blijft bestaan. Of minimaal 75% van het personeel ook daadwerkelijk deelneemt aan de festiviteit, is niet van belang. Het moet voor minimaal 75% van het personeel mogelijk zijn om deel te nemen aan de festiviteit.
Een festiviteit hoeft niet per se open te staan voor 75% van alle personeelsleden van de onderneming. Een festiviteit mag ook worden georganiseerd voor een zogenoemde organisatorische of functionele afdeling van een onderneming, mits hieraan minimaal 75% van de werknemers van die afdeling mogen deelnemen. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een avond bowlen met de verkoopafdeling. Deze avond moet dan voor minimaal 75% van de werknemers van de verkoopafdeling openstaan. De 75%-eis wordt per werkmaatschappij getoetst, of beter gezegd: per inhoudingsplichtige. Dus niet per geheel concern.
Personeelsreizen
Ook personeelsreizen kunnen onder de belastingvrijstelling vallen, maar ze mogen dan niet te veel weg hebben van een vakantiereis. Zodra het gemeenschappelijke element (gezamenlijk volleyballen, eten e.d) in mindere mate aanwezig is, lijkt het allemaal niet meer zo zakelijk, en dan kan het niet onder deze vrijstelling vallen.
Mocht de reis een mix zijn van zakelijke en toeristische elementen, dan kan er gesplitst worden op voorwaarde dat de reis ook had plaatsgevonden zonder feestelijke personeelsreis. In dat geval mogen dan zelfs de reiskosten worden toegerekend aan het zakelijke deel.
Voorbeeld
De werknemers van een inkoopafdeling gaan op personeelsreis naar Berlijn. Aansluitend op de personeelsreis, bezoeken enkele inkopers van de afdeling in verband met hun werkzaamheden een beurs, waar naartoe ze anders ook waren heen gegaan. De kosten van het zakelijke deel hoeven niet tot het loon te worden gerekend, en de kosten van de reis naar Berlijn kunnen als zakelijk worden gezien.
Werknemers van een inkoopafdeling gaan op personeelsreis naar Berlijn. Aansluitend op de personeelsreis, houden enkele werknemers een werkoverleg. De keuze om het werkoverleg aansluitend in Berlijn te houden, hoeft op zichzelf beschouwd niet onredelijk te zijn, maar het is wel onaannemelijk dat een redelijk handelende werkgever een geheel zelfstandig werkoverleg in Berlijn zou houden. Daarom is er sprake van een aan de personeelsreis ondergeschikt nevendoel. De reiskosten kunnen hier evenmin gedeeltelijk als zakelijk worden gezien.
Een bedrijf met vestigingen in heel Europa organiseert voor de directeuren van de verschillende landen een werkconferentie in Berlijn. Tijdens het verblijf aldaar vindt een cultureel uitstapje plaats. De werkconferentie, inclusief de reis naar Berlijn, kwalificeert als een zakelijke reis, en kan op grond daarvan onbelast blijven. Voor het uitstapje dat openstaat voor driekwart van de werknemers die behoren tot een organisatorische of functionele eenheid (de directeuren), kan de regeling worden toegepast.
Let op
Het is verstandig de btw van de reis/feest te splitsen in:
- btw van eten en drinken en;
- btw van de overige activiteiten.
De btw van de overige activiteiten is namelijk mogelijk wel aftrekbaar. De btw van het eten en drinken is zonder meer niet aftrekbaar.
Partners en kinderen
Als ook de partners en/of de kinderen van de werknemer aan de festiviteiten mogen meedoen, dan worden de hiermee gemoeide kosten toegerekend aan de betreffende werknemer. Maar omdat er sinds 2007 geen maximum meer aan de belastingvrije feesten en reizen is verbonden, is dit niet meer relevant.
Directeur-grootaandeelhouder
De directeur-grootaandeelhouder kan alleen dán van de regeling gebruikmaken als ook andere werknemers daadwerkelijk aan de personeelsfesitiviteit deelnemen. Het mag niet zo zijn dat de festiviteit slechts toekomt aan de directeuren-grootaandeelhouders, bijvoorbeeldje het etentje in het Japanse restaurant met partners. De waarde hiervan moet dan als normaal belast loon bij de betreffende directeur-grootaandeelhouder in aanmerking worden genomen.
Wat wordt hier verstaan onder een directeur-grootaandeelhouder? Dat is de werknemer die, al dan niet tezamen met zijn partner of zijn bloed- of aanverwanten in de rechte lijn, direct of indirect, voor ten minste één derde gedeelte van het geplaatste kapitaal, aandeelhouder is in de vennootschap waarvoor hij werkzaam is. Door de grens van het bezit van één derde van het geplaatste aandelenkapitaal, ziet deze beperking slechts op situaties waarin het in ieder geval aannemelijk is dat de aandeelhouder een belangrijke zeggenschap in de vennootschap heeft. Hierbij maakt het overigens niet uit of de partner al dan niet bij de vennootschap in dienstbetrekking is.
Voorbeeld
Een BV heeft als werknemers alleen de directeur-grootaandeelhouder en zijn partner. De regeling met betrekking tot onbelaste personeelsfestiviteiten is hier dan niet van toepassing.
Een BV heeft een directeur-grootaandeelhouder en zeven andere werknemers waaronder de partner van de directeur-grootaandeelhouder. De regeling is alleen op een personeelsfestiviteit van toepassing indien ten minste zes van de acht werknemers daaraan deel kunnen nemen, ook al maakt daarvan behalve de directeur-grootaandeelhouder en diens partner maar één andere werknemer gebruik. Blijft de feitelijke deelname aan de reis echter beperkt tot de directeur/aandeelhouder en diens partner, dan is de regeling niet van toepassing.