Gepubliceerd: maandag 12 december 2011 13:49
Update: dinsdag 13 december 2011 11:49
Bij het uitzoeken van een boekhoudpakket moeten keuzes worden gemaakt. Met welke systemen moet het kunnen samenwerken? Welke functionaliteiten zijn er nodig? Aan welke boekhoudkundige bijstand heeft u behoefte?De meeste kleine ondernemers werken met branchespecifieke toepassingen die in lang niet alle gevallen een boekhoudmodule bevatten om zelf de volledige boekhouding of een openstaandepostenadministratie te kunnen voeren. De ondernemer is dan aangewezen op een afzonderlijk pakket. Als de ondernemer op zoek is naar een nieuw boekhoudpakket is het natuurlijk wel van belang dat de uitwisseling van gegevens tussen onder meer het kassa- en boekhoudsysteem goed is geregeld. Maar ook de uitwisseling van gegevens met een eventueel boekhoudkantoor of adviseur moet soepel verlopen.
AanbodHet totale aanbod telt inmiddels meer dan honderd boekhoudsystemen. De prijzen van deze systemen lopen sterk uiteen. Het gaat dan niet alleen om de aanschafprijs. Ook de jaarlijkse onderhoudskosten, meestal uitgedrukt in een percentage van de aanschafprijs, kunnen sterk verschillen. En als laatste moet de ondernemer ook rekening houden met eventuele implementatiekosten (zoals opleiding). Voor een uitgebreider boekhoudsysteem voor meerdere gebruikers en functies kunnen de implementatiekosten fors oplopen en soms een veelvoud bedragen van de initiële pakketprijzen.
Afhankelijk van de benodigde functies en het aantal gebruikers gelden andere prijzen. Het is, gezien de prijsverschillen, in elk geval raadzaam te 'shoppen'. Het gaat niet alleen om de kale pakketprijs, maar ook om de onderhoudskosten.
Branchespecifieke pakkettenHet is daarom aan te raden om altijd eerst op zoek te gaan naar specifieke branchesoftware en dan pas naar een boekhoudpakket. Soms valt er niet te kiezen. Bij een franchiseformule is het vaak de franchisegever die bepaalt met welke software of zelfs met welke accountant de franchisenemer moet werken. Zeker de startende kleine ondernemer (de franchisenemer) kan dit de nodige kopzorgen besparen bij de start. Aan de andere kant is het dan wel de vraag tegen welke prijs. Dat laatste is zeker iets om in de gaten houden.
De kleine ondernemer zal een systeem selecteren dat is afgestemd op zijn onderneming. Het gaat dan vaak om kassaverkopen en in veel gevallen om artikel- en assortimentsbeheer, verkopen op rekening, inkoop- en voorraadbeheer. En in een beperkt aantal gevallen om een boekhoud- of andere module. Vaak kennen dergelijke programma's branchespecifieke eigenschappen die dan zeker niet in elk pakket zitten. Zo kan al een eerste onderscheid worden gemaakt tussen programma's voor de food- en non-food sector. Maar ook hierbinnen zijn grote verschillen. Zo is voor een brood- en banketbakker de aanwezigheid van baklijsten en recepturen van belang, slijterijen hebben te maken met cateringorders en statiegeldafhandeling en de boekhandel kan weer te maken hebben met een schoolboeken- of abonnementenadministratie en opname van het ISBN-nummer.
Behoefte aan een boekhouderDe behoefte aan een boekhouder gaat vaak verder dan alleen het vastleggen van de bonnetjes en het doen van de aangifte Omzetbelasting. Een ondernemer wil vaak ook 'financieel' advies. Waar kan zijn bedrijf op besparen? Welke productgroepen leveren het meeste rendement op? Welk filiaal scoort onder de maat en welke financieringsvorm past het beste bij de bedrijfsvoering? En als het even kan wil hij inzicht hebben hoe de onderneming scoort in vergelijking met soortgelijke bedrijven. Het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD) noemt dit 'sturen op cijfers'.
Regionale wet- en regelgevingZijn boekhouder moet dan ook eigenlijk ervaring hebben binnen de branche van de kleine ondernemer. Soms zijn er boekhoudkantoren die samenwerken met brancheorganisaties of speciale afspraken hebben gemaakt over de dienstverlening. Aan de andere kant heeft het boekhoudkantoor dat in de omgeving bekend is het voordeel dat het op de hoogte is van regionale wet- en regelgeving bij de ondernemer in de buurt (denk aan gemeenteverordeningen).
VergelijkingssitesOp
Softwarepakketten.nl is het mogelijk om een overzicht te krijgen van pakketten voor internet-boekhouden. Ook de stichting
in-research.info heeft een groot aantal algemeen toepasbare Nederlandse boekhoudpakketten en branchespecifieke financiële pakketten naast elkaar gezet.