Door: Kluwer
Werkgevers die hun werknemers een vaste kostenvergoeding geven, moeten extra alert zijn. De kostenvergoedingen staan in 2008 namelijk hoog op de controlelijst van de Belastingdienst. Als een werkgever een naheffingsaanslag wil voorkomen, is het raadzaam om vooraf een kostenonderzoek te doen.
Vaste kostenvergoeding
Een werkgever mag een aantal zakelijke kosten onbelast vergoeden. Hij kan zijn werknemers declaraties laten indienen, maar de administratieve rompslomp waarmee dit gepaard gaat, is enorm. Reden waarom de meeste werkgevers kiezen voor een vaste kostenvergoeding. Werkgevers keren hun werknemers dan eens per maand of per vier weken een vast bedrag uit.
Specificatie
Voor een echt belastingvrije uitkering gelden eisen. Een vaste kostenvergoeding is namelijk pas onbelast, als:
- de administratie specificeert welke zakelijke kosten de vaste kostenvergoeding dekt, en
- een steekproefsgewijs onderzoek aangeeft hoe hoog de werkelijke kosten zijn.
Punt van aandacht daarbij is dat het kostenonderzoek vooraf moet plaatsvinden.
Goed onderzoek
Als de werkgever een kostenonderzoek gaat doen, let dan op het volgende:
- Zorg ervoor dat minimaal 15% van zijn werknemers minstens drie maanden lang alle kosten registreert en dat ze hiervan bonnen of facturen kunnen laten zien. Kies een representatieve onderzoeksperiode en vermijd de zomer- en vakantiemaanden.
- Betrek in de vaste kostenvergoeding alleen kosten die regelmatig terugkeren ..
Nare naheffing
Zonder kostenspecificatie en kostenonderzoek blijft een looncontrole risicovol. De Belastingdienst kan de vaste kostenvergoeding alsnog (gedeeltelijk) aanmerken als loon en dat heeft een nare naheffing tot gevolg. De strop wordt alleen maar groter, wanneer men bedenkt dat een boekenonderzoek vaak meerdere jaren betreft .
[ Bron: Accountancy Nieuws ]