Door: Kluwer
Een gedegen voorbereiding is voor een ontslaggesprek van groot belang. Het zal het ontslaggesprek aanzienlijk soepeler doen verlopen.
Een ontslaggesprek bestaat uit vier onderdelen. Lees daarover in
Het voeren van het ontslaggesprek.
De eerste checklist staat hieronder.
VOORBEREIDING VAN HET ONTSLAGGESPREK
Hier de volgende vragen aan bod:
1. Zijn de voorbereidende contacten geïnventariseerd?
2. Zijn de argumenten ‘gelist'?
3. Zijn de juridische en financiële regelingen voldoende doordacht?
4. Welke praktische punten zullen vóór of na het ontslaggesprek moeten worden geregeld?
5. Worden van de medewerker na de ontslagaanzegging nog werkzaamheden verwacht en zo ja, welke?
6. Krijgt de medewerker hulp aangeboden en zo ja, welke?
7. Hoe zal de betrokkene de mededeling van het ontslag ontvangen?
8. Wie zullen het ontslaggesprek voeren, wanneer en waar?
1. Zijn de voorbereidende contacten geïnventariseerd?
De basis van een goede voorbereiding ligt bij een compleet dossier, waarin alle gesprekken en gebeurtenissen ten aanzien van de medewerker schriftelijk zijn vastgelegd (bijvoorbeeld verslagen van functioneringsgesprekken, incidenten en persoonlijke omstandigheden van de medewerker). Bij een volledige inventarisatie moet men zich het volgende afvragen:
- Is het duidelijk wanneer de eerste gesprekken zijn gehouden, waarin de redenen die uiteindelijk tot het ontslag zullen leiden aan de orde kwamen?
- Is duidelijk wanneer voor het eerst over een mogelijk ontslag is gesproken?
- Zijn er verslagen beschikbaar van die gesprekken?
- Is ook schriftelijk met de werknemer gecommuniceerd, is hij bijvoorbeeld schriftelijk gewaarschuwd?
- Zijn alle relevante gegevens over de betrokkene beschikbaar?
2. Zijn de argumenten ‘gelist'?
Het ontslag dient - om ethische en juridische redenen - op juiste gronden te zijn gebaseerd. Bovendien zal, wanneer de ontslaggever zich tijdens het gesprek op verkeerde gegevens beroept, daarover discussie ontstaan. Daardoor zal de acceptatie van het slechte nieuws door de ontslagkrijger afnemen.
Een overvloed aan argumenten zal tijdens het ontslaggesprek contraproductief werken (‘overkill'). Drie bondig geformuleerde argumenten zijn voldoende. Deze dienen gebaseerd te zijn op kwantificeerbare en objectief aantoonbare gegevens. Nu is het niet in iedere situatie even gemakkelijk om zulke argumenten juist te inventariseren.
De volgende handvaten kunnen als hulpmiddel dienen, met de ‘vage' ontslaggrond onverenigbaarheid van karakters als voorbeeld:
- Objectief vast te stellen consequenties: Hoe hebben de wrijvingen zich geuit? Wat waren de gevolgen? Wat is er gebeurd door de wrijvingen? Of wat is juist niet gebeurd en had moeten gebeuren?
- Acties en resultaten: Welke pogingen tot verbetering van de situatie werden ondernomen? Welke resultaten hadden die pogingen?
- Frequenties en data: Hoeveel gesprekken hebben plaatsgevonden waarin de problemen werden gesignaleerd? Wanneer vonden deze gesprekken plaats?
Voorts is het wenselijk om naast de overwegingen die leiden tot de ontslagbeslissing, ook de ‘positieve' vaardigheden/eigenschappen van de ontslagkrijger te inventariseren.
Zo'n inventarisatie biedt de volgende twee voordelen:
- als anticipatie op tegenargumenten van de ontslagkrijger bij het uiteenzetten van de redenen voor het ontslag;
- als steun bij de oriëntatie van de ontslagkrijger op zijn toekomst in de afronding van het ontslaggesprek .
3. Zijn de juridische en financiële regelingen voldoende doordacht?
Voor het ontslaggesprek moeten de juridische en financiële consequenties die het ontslag voor de medewerker zal hebben duidelijk zijn:
- Is er, indien nodig, contact geweest met een jurist, fiscalist of pensioendeskundige om een juridisch en financieel doordacht aanbod te kunnen doen?
- Heeft de werknemer een concurrentie- of een relatiebeding? Zo ja, in hoeverre wil de werkgever de werknemer daaraan binden en voor welke tijd en/of geografische regio?
- Is er een afvloeiingsregeling en is die ‘op maat' voor de betrokken werknemer?
- Is er, toegesneden op de werknemer, voldoende parate kennis omtrent wachtgeldregeling, WW en wat daarop volgt?
- Welke gevolgen heeft het ontslag voor de pensioenrechten?
- Heeft de werknemer andere financiële banden met de organisatie, bijvoorbeeld een spaarregeling, een collectieve autoverzekering of ziektekostenverzekering? Hoe worden deze banden afgerond?
4. Welke praktische punten zullen vóór of na het ontslaggesprek moeten worden geregeld?
Enige voorbeelden:
- Beschikt de ontslagkrijger over een (lease)wagen? Hoe en wanneer moet deze worden overgedragen?
- Beschikt de ontslagkrijger over een creditcard op naam van de organisatie? Of over een parkeerkaart?
- Heeft de ontslagkrijger nog apparatuur of eigendommen van de organisatie thuis (computer, bedrijfskleding, literatuur)?
- Heeft de ontslagkrijger sleutels van (delen van) gebouwen, kamers of kasten in zijn bezit? Of een toegangspas?
- Heeft de ontslagkrijger toegang tot computers, bijvoorbeeld in de vorm van codes of passwords?
5. Worden van de medewerker na de ontslagaanzegging nog werkzaamheden verwacht en zo ja, welke?
In de meeste gevallen resteren nog enkele weken voordat de arbeidsrelatie daadwerkelijk eindigt. Wil en kan men, gedurende de resterende werkdagen, nog bepaalde werkzaamheden verwachten van de ontslagen medewerker? Deze vraag kan het beste beantwoord worden door de lijnmanager. Te denken valt aan:
- afronding of overdracht van lopende projecten;
- overdracht van accounts;
- inwerken van de (nieuwe) medewerker die het takenpakket van de ontslagkrijger geheel of gedeeltelijk moet gaan overnemen.
Hierbij dient wel het belang van de toekomst van de medewerker voorrang te hebben boven de kortetermijnbehoeften van de lijnmanager.
6. Krijgt de medewerker hulp aangeboden en zo ja, welke?
Het is verstandig om het ook over deze vraag eens te zijn, voordat het ontslaggesprek gevoerd wordt. De soort en omvang van de hulp kan dan aan het eind van het ontslaggesprek ter sprake worden gebracht. Sommige vormen van hulp vergen bovendien nadere voorbereiding (bijvoorbeeld outplacement of bemiddeling bij een gelieerde/bevriende organisatie).
Hulp is op verschillende manieren mogelijk, bijvoorbeeld:
- sta de ontslagen medewerker bij in ‘materiële handicaps' bij het verkrijgen van een nieuwe baan, zoals noodzakelijke verhuizing, etc.;
- stel gezamenlijk de reden van het ontslag vast en de informatie die door de werkgever zal worden gegeven wanneer bij sollicitaties referenties worden gevraagd;
- maak een goede afspraak over de tijd die beschikbaar wordt gesteld om te solliciteren;
- stel een telefoon beschikbaar voor gesprekken met potentiële werkgevers, geef ook gelegenheid tot het verzorgen van sollicitatiecorrespondentie (tekstverwerken: kopieerapparaat).
7. Hoe zal de betrokkene de mededeling van het ontslag ontvangen?
Hoe hevig zal de reactie van de ontslagkrijger tijdens het ontslaggesprek zijn? Een ‘exacte' voorspelling is niet mogelijk, maar de ontslaggever heeft wel enkele aanknopingspunten.
- Hoe is de ontslagkrijger in zijn verleden met stressvolle gebeurtenissen omgegaan? Wat was bijvoorbeeld zijn gedrag bij (gedwongen) overplaatsing? Accepteerde hij gemakkelijk nieuwe taken of een nieuwe chef? Gaat het om een labiel persoon?
- Hoe zwaar is de ontslagkrijger in het recente verleden reeds emotioneel belast?
- Is de ontslagkrijger bijzonder sterk gebonden aan de organisatie? Of is hij iemand die zich al enige tijd aan de zijlijn heeft opgesteld en zich wellicht reeds uit eigen initiatief extern oriënteert?
- Weegt ‘werk' zwaar voor de ontslagkrijger? Vereenzelvigt hij zich zeer met de organisatie? Heeft hij een sterk arbeidsethos?
- Hoe ingrijpend zullen voor hem de financiële gevolgen zijn?
8. Wie zullen het ontslaggesprek voeren, wanneer en waar?
Het verdient de voorkeur dat het ontslaggesprek wordt geleid door de lijnmanager van de medewerker. Hij is het meest op de hoogte van de prestaties en het gedrag van de betrokken medewerker. Als tweede representant van de organisatie zal doorgaans de personeelsmanager fungeren. Zijn rol dient in beginsel een passieve, luisterende te zijn.
Een goed tijdstip voor het gesprek is een ochtend aan het begin van de week. Kondig het gesprek niet van tevoren aan. De medewerker zal dan gaan broeden over de mogelijke inhoud en geladener aan het gesprek beginnen.
Wat de plaats betreft is een ongestoorde omgeving het allerbelangrijkste.
Voor het gesprek moet ruim de tijd worden gepland. Voorkomen moet worden dat de ontslaggever zich direct na het meedelen van het ontslag of midden in de afronding naar een volgende afspraak moet spoeden.
Zie verder :
Alles over ontslag