Door: Kluwer
Seksuele intimidatie, pesten op het werk, scheldpartijen. Onaangenaamheden die met spoed en grote zorg moeten worden aangepakt. Daarbij kan het nuttig zijn een klachtenregeling achter de hand te hebben, waarbij de klager aan zijn trekken komt en de werkgever en collega's niet met lege handen blijven staan. Deze klachtenregeling staat hieronder.
Algemeen:
Daar waar in deze regeling de mannelijke vorm wordt gebruikt (werknemer, klager, aangeklaagde, klachtenbegeleider, bemiddelaar etc.), kan tevens de vrouwelijke vorm worden gebruikt.
Overweging:
Deze individuele klachtenregeling biedt aan de werknemer, met uitdrukkelijke erkenning van zijn individueel klachtrecht, de mogelijkheid om jegens diens werkgever of een collega-werknemer een klacht te uiten en te doen onderzoeken op een zodanige wijze dat daarbij een in redelijkheid te verlangen bescherming van zijn individuele belangen is gewaarborgd en zijn klacht binnen redelijke termijn en met voldoende aandacht zal worden behandeld.
In dit reglement wordt verstaan onder:
1.1 Werkgever:
...........................(naam werkgever)
1.2 Werknemer:
Hij of zij die op basis van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht in dienst is van werkgever. Gelijkgesteld met een werknemer worden zij die aan de werkgever ter beschikking zijn gesteld d.m.v. een uitzendovereenkomst of detacheringovereenkomst of als stagiair werkzaam zijn.
1.3 Klacht:
Een overeenkomstig dit reglement door een medewerker binnen het kader van de individuele werksituatie ondervonden ongewenst gedrag zijnde directe of indirecte ongewenste gedragingen of uitlatingen of handelingen, die tot uiting komen in verbaal of non-verbaal of fysiek gedrag dat door de betrokken werknemer als ongewenst en ongewild wordt ervaren en een inbreuk vormt op de integriteit van betrokken werknemer. Voorbeelden daarvan zijn seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en treiteren.
1.4 Klager:
De medewerker die volgens dit reglement een klacht heeft ingediend.
1.5 Aangeklaagde:
De werknemer tegen wie de klacht zich richt.
1.6 Vertrouwenspersoon:
Een persoon die als zodanig door de directie is benoemd en opgeleid in het kader van de ondersteuning van klager bij klachten aangaande ongewenste omgangsvormen.
1.7 Bemiddelaar/mediator:
Een medewerker of extern deskundige die als zodanig is benoemd om te bemiddelen in verband met een ingediende klacht.
1.8 Klachtencommissie:
Een instantie ingesteld en samengesteld conform dit reglement, die eveneens volgens dit reglement een bij haar ingediende klacht beoordeelt op ontvankelijkheid, onderzoekt, behandelt en over de afdoening daarvan advies uitbrengt aan de directie over de gegrondheid van de klacht en de te nemen maatregelen.
1.9 Direct betrokkenen:
Onder direct betrokkenen worden verstaan klager en aangeklaagde, de raadsman van klager en aangeklaagde. Ingeval naast de raadsman klager wordt bijgestaan door een klachtenbegeleider wordt deze ook tot de directbetrokkenen gerekend.
1.10 Betrokkenen:
Alle overige bij de behandeling van de klacht betrokkenen zoals getuigen en deskundigen.
1.11 Uitspraak:
Het besluit van de directie op het door de klachtencommissie uitgebrachte advies.
1.12 Ondernemingsraad:
De ondernemingsraad van werkgever.
2.1 Alvorens tot indiening van een klacht wordt overgegaan, worden de gebruikelijke overleglijnen benut of wordt ernaar gestreefd via de vertrouwenspersoon of mediation tot een oplossing van de klacht te komen.
2.2 Ingeval een klacht volgens de onder 2.1 gevolgde procedure niet tot een bevredigende oplossing leidt, wordt de klacht schriftelijk aanhangig gemaakt door de vertrouwenspersoon namens klager bij de klachtencommissie.
2.3 Anonieme klachten worden door de klachtencommissie in beginsel niet in behandeling genomen.
2.4 Binnen twee weken na ontvangst van de schriftelijke klacht maakt de klachtencommissie schriftelijk aan de klager kenbaar of de klacht ontvankelijk is en in behandeling wordt genomen.
2.5 Een klacht is ontvankelijk wanneer de mogelijkheden tot een informele oplossing als beschreven in 2.1. zijn benut en tevens het in de macht van de werkgever ligt maatregelen te nemen inzake de klacht en over het onderwerp van klacht niet eerder een klacht is ingediend. Indien de klachtencommissie het nodig acht voor de beoordeling van de ontvankelijkheid van de klacht, wordt klager uitgenodigd een toelichting te geven op de door hem ingediende klacht.
2.6 Tot het moment van het uitbrengen van het advies kan de klager de door hem ingediende klacht intrekken.
2.7 In alle gevallen wordt de privacy van betrokkenen zoveel mogelijk beschermd.
3.1 In overleg met de ondernemingsraad stelt de werkgever een klachtencommissie in.
3.2 De klachtencommissie bestaat uit een externe voorzitter, twee leden en twee plaatsvervangende leden. Daarnaast (interne) secretaris wordt aan de voorzitter een secretaris toegevoegd die handelt onder diens verantwoordelijkheid.
De klachtencommissie wordt voorgedragen door de werkgever met instemming van de ondernemingsraad.
3.3 Bij het voordragen van het externe lid van de klachtencommissie wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de voor behandeling van klachten vereiste vaardigheid en materiedeskundigheid.
3.4 Ingeval de vereiste materiedeskundigheid ontbreekt heeft de voorzitter de bevoegdheid aan de klachtencommissie een (externe) materiedeskundige toe te voegen voor de duur van de klacht of een lid c.q. plaatsvervangend lid door deze te doen vervangen.
3.5 De leden nemen voor drie jaar zitting in de klachtencommissie, met de mogelijkheid van herbenoeming van drie jaar. Is de maximale zittingstermijn van 6 jaar bereikt, dan worden twee nieuwe leden aangewezen.
4.1 De leden van de klachtencommissie mogen niet direct of indirect betrokken zijn bij het onderwerp waarover een klacht is ingediend. Klager en/of aangeklaagde kan in dit geval een lid van de klachtencommissie wraken. Leden van de klachtencommissie kunnen zich verschonen.
4.2 Ingeval van wraking en/of verschoning wordt de plaats van het betreffende lid van de klachtencommissie ingenomen door een plaatsvervangend lid. Ingeval van wraking en/of verschoning van dit plaatsvervangend lid wordt de plaats ingenomen door de materiedeskundige als bedoeld in artikel 3.4.
5.1 De klachtencommissie heeft tot taak:
Over de ontvankelijkheid van de klacht te oordelen.
Een onderzoek in te stellen naar iedere bij haar ingediende klacht, daarvan een onderzoeksverslag te doen aan de werkgever en daarin advies uit te brengen over eventuele te nemen maatregelen.
De werkgever te adviseren over het treffen van tijdelijke voorzieningen gedurende het onderzoek van de klacht.
Het gevraagd en ongevraagd adviseren aan de werkgever.
5.2 De voorzitter, secretaris en lid van de klachtencommissie zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem of haar in verband met de uitoefening van het lidmaatschap van de klachtencommissie ter kennis is gekomen. Dit geldt uiteraard niet tegenover personen die door de klachtencommissie worden gehoord, geraadpleegd of geadviseerd.
6.1 De zittingen van de klachtencommissie zijn besloten.
6.2 De klachtencommissie hoort klager en aangeklaagde afzonderlijk. Het feitelijke horen vindt naast de voorzitter door twee leden, en ingeval van toevoeging van de materiedeskundige als bedoeld in artikel 3.4 aangevuld door die persoon, plaats.
6.3 Klager kan zich tijdens het horen door de klachtencommissie laten bijstaan door een vertrouwenspersoon en/of raadsman. Aangeklaagde kan zich laten bijstaan door een raadsman.
6.4 Zowel klager als aangeklaagde worden door de klachtencommissie schriftelijk op deze mogelijkheid gewezen.
6.5 Klager kan tijdens het horen niet in persoon verschijnen en zich laten vertegenwoordigen door een vertrouwenspersoon. Een dergelijke keuze dient schriftelijk en gemotiveerd aan de klachtencommissie bekend te worden gemaakt.
6.6 De klachtencommissie is bevoegd om, indien zij dit noodzakelijk acht, anderen dan de direct betrokkenen te horen. De direct betrokkenen kunnen de klachtencommissie een lijst van getuigen voorleggen met het verzoek aan de klachtencommissie deze te horen.
6.7 Indien de klachtencommissie de aan haar door de direct betrokkenen opgegeven getuigen niet hoort, doet zij daarvan gemotiveerd mededeling in haar onderzoeksverslag
6.8 De werknemer die door de klachtencommissie wordt gehoord, wordt hiervoor door de werkgever in de gelegenheid gesteld.
6.9 Van iedere zitting van de klachtencommissie waarbij een werknemer wordt gehoord, wordt door de secretaris verslag opgemaakt. Indien één der betrokkenen ondertekening van het verslag weigert, wordt de reden daarvan in het verslag gemeld.
6.10 De verslagen en/of ingezonden stukken blijven gedurende het onderzoek in het beheer van de secretaris van de klachtencommissie en aan niemand worden hiervan afschriften verstrekt behalve een hoorverslag aan degene die gehoord is.
6.11 Van de gedurende het onderzoek opgemaakte verslagen c.q. ingezonden stukken krijgen de direct betrokkenen inzage in een hoor en wederhoor in tweede termijn, waarbij de direct betrokkenen in de gelegenheid worden gesteld hun zienswijze te geven op de opgemaakte verslagen c.q. ingezonden stukken.
7.1 Binnen zes weken nadat de klacht ontvankelijk is verklaard, rondt de klachtencommissie haar onderzoek af en brengt zij een schriftelijk verslag uit aan de werkgever. Indien deze termijn niet haalbaar is, maakt zij dit schriftelijk en met redenen omkleed kenbaar aan de directbetrokkenen en aan de werkgever en geeft daarbij tevens aan welke termijn de klachtencommissie nodig heeft om tot genoemd verslag te komen.
7.2 In het onderzoeksverslag stelt de klachtencommissie vast of, en in welke mate naar haar mening de klacht gegrond of ongegrond is; tevens adviseert de klachtencommissie de werkgever over de te nemen maatregelen.
7.3 Het besluit respectievelijk het advies als bedoeld in artikel 7.2 wordt genomen door de klachtencommissie, welke beslist bij meerderheid van stemmen. Een afschrift van het onderzoeksverslag wordt aan de direct betrokkenen gestuurd gelijktijdig met de toezending aan de werkgever.
7.4 Een afschrift van het onderzoeksverslag wordt aan de direct betrokkenen gestuurd gelijktijdig met de toezending aan de werkgever.
8.1 De werkgever beslist ten spoedigste doch in ieder geval binnen vier weken na ontvangst van het onderzoeksverslag van de klachtencommissie over de eventueel te nemen maatregelen. Indien de directie van het advies afwijkt doet hij dit gemotiveerd naar de direct betrokkenen en in afschrift aan de klachtencommissie.
8.2 De directie brengt haar beslissing onmiddellijk schriftelijk ter kennis aan de direct betrokkenen en stuurt een afschrift daarvan naar de klachtencommissie.
9.1 Elke werknemer die is betrokken in een klachtprocedure en/of wordt gehoord, dient geheimhouding te betrachten ten aanzien van al hetgeen hij in verband met de behandeling van de klacht verneemt.
9.2 De in het vorige lid bedoelde verplichting bestaat niet tegenover degene die volgens de wet of ambtshalve tot mededeling is verplicht.
9.3 Indien de in lid 1 genoemde verplichting grovelijk wordt geschonden, heeft de klachtencommissie de bevoegdheid met redenen omkleed de werkgever te verzoeken tegen diegene maatregelen te treffen.
10.1 De klachtencommissie brengt jaarlijks aan de werkgever een anoniem overzicht uit van het aantal en de aard van de behandelde klachten en de uitspraken die daarover zijn gedaan indien en voor zover de privacy van betrokkenen zich daartegen niet verzet.
10.2 Dit verslag wordt tevens ter kennis gebracht aan de ondernemingsraad.
10.3 Het verslag bevat zonodig beleidsadviezen.
11.1 Na afronding van het onderzoek worden de dossiers gearchiveerd bij de secretaris van de klachtencommissie.
11.2 De dossiers worden bewaard in het archief van de klachtencommissie en worden vijf jaar na de daarin gedane uitspraak verwijderd uit het archief. Alleen de secretaris van de klachtencommissie heeft toegang tot de dossiers.
11.3 Het besluit van de werkgever over een klacht wordt bewaard in het personeelsdossier van de direct betrokkenen. De klachtencommissie kan in overleg met de direct betrokkenen de werkgever adviseren dat het besluit in het geheel niet dan wel voor een kortere periode dan in lid 2 genoemd bij de gegevens van de direct betrokkenen bewaard zal blijven.
12.1 Leden van de klachtencommissie mogen niet worden benadeeld uit hoofde van hun lidmaatschap van de klachtencommissie. Zij genieten dezelfde bescherming als de leden van de or.
12.2 De activiteiten van de leden van de klachtencommissie worden als arbeid beschouwd.
Deze regeling treedt op ....... in werking.
Toelichting
De doelstelling van een klachtenprocedure is dat de werkgever vastlegt op welke wijze met klachten in de organisatie wordt omgegaan. Hierbij gaat het erom werknemers een duidelijke procedure te bieden bij ongewenste omgangsvormen. Die procedure dient met waarborgen te zijn omkleed om alle partijen recht te doen.