Door: Kluwer
Fraude komt voor in allerlei gedaanten en in tal van organisaties. Ze kan ontdekt worden door te letten op bepaalde signalen. Deze fraude-indicatoren kunnen betrekking hebben op fraude gepleegd door bestuur, medewerkers, leveranciers, afnemers of derden. Hierbij een checklist.
Met betrekking tot de leiding is het van belang of:
- de leiding wordt beheerst door één of meer personen en of een (goed functionerend) toezichthouder op de leiding ontbreekt;
- de leiding weet dat er gebreken zijn in de administratieve organisatie/interne controle (AO/IC), maar nalaat deze gebreken te herstellen;
- de organisatie deel uitmaakt van een complexe vennootschapsstructuur, waarvan het doel niet duidelijk is;
- externe adviseurs, zoals advocaten en accountants, veelvuldig worden gewisseld;
- medewerkers op controlerende of adviserende functies geregeld (controller, hoofd administratie) worden vervangen;
- de afdeling administratie onderbezet is en hierdoor niet goed toekomt aan haar controlerende taak.
Met betrekking tot de organisatie is het van belang of:
- het slecht gaat in de branche, bijvoorbeeld toename faillissementen, wat een reden kan zijn om op onrechtmatige wijze gelden te onttrekken aan de organisatie;
- het slecht gaat met de organisatie (liquiditeitsgebrek);
- een overname gefinancierd moet worden met eigen aandelen, zodat er druk ontstaat om winststijgingen te genereren;
- de organisatie de omzet bijna geheel te danken heeft aan één product of dat de organisatie de producten voornamelijk van één leverancier betrekt;
- de afdeling administratie de tijd krijgt voor het opmaken van de jaarcijfers, of dat ze onder druk wordt gezet om snel cijfers te produceren.
Met betrekking tot de transacties is het van belang of:
- de samenstelling van de winst niet meer voornamelijk komt uit de reguliere bedrijfsactiviteiten, maar uit bijzondere baten (risicovolle beleggingen, verkoop activa), of uit boekhoudkundige aanpassingen (stelselwijzigingen);
- tegen het einde van het boekjaar ongebruikelijke transacties plaatsvinden met het doel de winst te beïnvloeden;
- er transacties plaatsvinden tussen gelieerde ondernemingen tegen niet marktconforme prijzen;
- de inhuur van adviseurs geschiedt tegen niet marktconforme tarieven;
- er complexe transacties plaatsvinden zonder transparante waardering.
Met betrekking tot de administratie is het van belang of:
- de administratie volledig en juist is bijgehouden;
- er veel correcties zijn doorgevoerd in de administratie;
- er veel creditnota's worden verzonden;
- er tussenrekeningen zijn die op het einde van het jaar niet ‘gladlopen' (salderen);
- de transacties niet door onderliggende bescheiden worden onderbouwd;
- er veel verschillen zijn tussen de verklaringen van derden (saldobevestiging) en de registratie in de administratie;
- onduidelijke antwoorden door de leiding worden gegeven op vragen van de accountant;
- e aanwezige bankafschriften niet doorlopend genummerd zijn;
- de bankafschriften worden bijgehouden door dezelfde persoon die de beschikking heeft over de bankrekening en die de bankgegevens verwerkt in de administratie.
Met betrekking tot het personeel is het van belang of:
- belangrijke medewerkers (zoals het hoofd administratie) niet met vakantie gaan, als eerste binnenkomen en als laatste weggaan en het werk niet overdragen;
- de medewerkers signalen vertonen van leven boven hun stand (verandering in kleding, auto, huis);
- de medewerkers niet-karakteristiek gedrag vertonen: zenuwachtig, kortaf of bijvoorbeeld juist zeer behulpzaam;
- er relaties zijn tussen medewerkers en leveranciers of afnemers;
- er klanten zijn die alleen zaken willen doen als ze door specifieke medewerkers worden geholpen;
- er geschenken van leveranciers/afnemers aan medewerkers worden gegeven, maar dit niet wordt gemeld.
Met betrekking tot de automatisering is het van belang of:
- bepaalde bestanden niet meer toegankelijk zijn door verouderde software of documentatie;
- de toegang tot bepaalde bestanden voor de leiding is afgeschermd middels encryptie of wachtwoorden;
- er ongeautoriseerde programmawijzigingen zijn doorgevoerdin de software;
- de computerbestanden niet aansluiten bij de fysieke gegevens;
- wachtwoorden bij de medewerkers bekend zijn en men onder elkaars naam op het systeem inlogt;
- het systeem op ongebruikelijke tijdstippen geraadpleegd wordt.
Met betrekking tot de documentatie is het van belang of:
- er gegevens ontbreken op de documenten (zoals logo, bankrekeningnummer of adressering);
- de levering niet vergezeld wordt door pakbonnen, vrachtbrieven of facturen en niet, of pas na lang aandringen, worden verstrekt;
- er geen originelen maar kopieën worden verstrekt (of meerdere originelen zijn opgemaakt);
- op documenten wijzigingen zijn aangebracht;
- de betaling plaatsvindt op grond van een kopie in plaats van de originele factuur (of via de telefoon in plaats van schriftelijk)
Daarnaast kan het van belang zijn of:
- er onrealistische contractprijzen worden gebruikt;
- zaken worden gedaan met organisaties waar nooit eerder zaken mee is gedaan;
- er goederen of diensten worden aangekocht die normaliter niet zouden worden aangekocht;
- er onverklaarbare tegoeden binnen de organisatie zijn (saldi op bankrekeningen);
- verschillen in voorraden of kas niet goed worden uitgezocht;
- een leverancier een adreswijziging doorgeeft en vervolgens
om betaling vraagt.
Bron: Mr. M. Scharenborg, Tijdschrift Controlling, december 2005.
Zie ook:
Alles over fraude