Hoe zet ik een nieuwe website op?

Door: Kluwer

Om aantrekkelijk te blijven voor bezoekers moet een website op gezette tijden compleet worden aangepast of vernieuwd. Niet eens zozeer omdat het bedrijf of productenrange zelf verandert. De techniek maakt gewoon steeds meer mogelijk en daarom leggen doelgroepen de maatlat ook steeds hoger.

Dat wil niet zeggen dat elke onderneming voortdurend achter de nieuwste techniek moet aanhollen. Het is slimmer de grote jongens al die nieuwigheden te laten uitontwikkelen. Later kunnen de bedrijven met wat minder budget de trucs goedkoper overnemen.

Gebruik de volgende tips met verstand en bepaal vooral eerst wat de doelstelling is. Kies, en wil niet alles voor iedereen zijn. Beter een simpele website waarop een bezoeker een goed en snel overzicht krijgt van het aanbod en de mogelijkheid krijgt te reageren, dan een website die er heel flashy uitziet, maar waar de consument de weg kwijt raakt.

Dit achtstappenplan helpt je bij het laten opzetten van een nieuwe of vernieuwde internetsite.
In de praktijk besteden bedrijven de ontwikkeling van een website uit aan een gespecialiseerd professioneel bureau. Soms is dat de bouwer van je huidige website, maar het kan ook nuttig zijn iets verder te kijken. Bijvoorbeeld omdat je bedrijf ditmaal iets héél anders wil. Of omdat het gaat om een site voor een dochteronderneming of een nieuw product, waarbij de site zich moet onderscheiden van je ‘gewone' website.

Voor de ontwikkeling van een website is het aan te raden een bureau te zoeken dat z'n sporen al heeft verdiend. Je kunt bij collega's informeren naar hun ervaringen of op andere internetsites in het colofon zoeken wie de maker is. Kwaliteit kost geld, maar verdient zichzelf meestal ruimschoots terug. Voor het maken van een jaarverslag of brochure of het aanpassen van de huisstijl wordt immers ook een behoorlijk budget uitgetrokken. Een nieuwe website kan evenmin op een koopje.

Bij het laten ontwikkelen van een website doorloop je de volgende acht stappen:

1. Instellen projectmanagement
2. Opstellen en geven van de briefing
3. Ontwikkelen van het concept
4. Opstellen van de functionele specificaties
5. Voeren van de redactie
6. Vormgeving, beeld en eventueel geluid
7. Technische realisatie
8. Implementatie en hosting

Stap 1: instellen projectmanagement

Helder communiceren met het bureau dat de site in jouw opdracht gaat ontwikkelen is van belang. Van tevoren zorg je dat de eigen wensen en bedoelingen vastgesteld zijn en dat je deze aan het bureau duidelijk kunt maken. Als opdrachtgever moet je de regie in handen houden en niet alleen op de inhoud letten, maar ook weten waar het bureau mee bezig is.

Aandachtspunten:

• Zorg ervoor dat aan beide kanten één vaste contactpersoon wordt aangewezen.
• Benoem intern een inhoudelijk betrokkene tot projectleider van de ontwikkeling van de website.
• Je automatiseerder kan niet meer dan een deel van het traject invullen.
• Gezien de vele functies van een website, raakt deze soms de workflow binnen een organisatie. Als de site bijvoorbeeld een verkoopkanaal gaat worden, zal de afdeling verkoop dat merken. Het ontwikkelen van een website hoort daarom door de directie voortdurend aangestuurd en geëvalueerd te worden.

Stap 2: opstellen en geven van briefing

In de briefing voor het bouwen van een website ga je naast de randvoorwaarden in op het gewenste effect, de doelgroep en op meting van het effect bij de doelgroep.

Randvoorwaarden:

• Een beschrijving van de beschikbare termijn, deadlines, enzovoort.
• Het budget voor de bouw van de site - bij voorkeur taakstellend - en voor het noodzakelijke vaste onderhoud en eventuele aanpassingen.

Gewenste effect:

• Moet het imago van de site-eigenaar bevestigd, versterkt of juist veranderd worden?
• Moet informatie en/of een advies bij de bezoeker worden overgebracht?
• Moet een gevoel bij de bezoeker worden bevestigd of veranderd?
• Moet de bezoeker worden aangezet tot een bepaalde actie?
• Moet de bezoeker een bepaalde vaardigheid aanleren?
• Moet een transactie worden bewerkstelligd?

Doelgroep:

• Bereiken we met de website onze doelgroep en de gewenste communicatie?
  De meeste mensen houden niet van zoeken, wel van vinden. Het aanbieden van een zoeksysteem lijkt efficiënt, maar wordt door veel gebruikers als onpersoonlijk en gemakzuchtig ervaren.
• Op welke behoeften kun je leden van de doelgroep aanspreken, gekoppeld aan hun sociaal-economische status, hobby's en voorkeuren? Welke eigenschappen van de verschillende leden van de doelgroep zijn relevant?
• Kan iemand tot verschillende doelgroepen behoren - al of niet op verschillende tijdstippen?
• Blijft de informatieoverdracht voortdurend individueel relevant?

Meten van het effect bij de doelgroep:

• Kan ik de gewenste effecten via het medium zelf meten?
• Kan ik een reactie opwekken of moet ik monitoren?
•  Hoe kan ik de gegevens analyseren en rapporteren?

Stap 3: Ontwikkelen van het concept

Op basis van de briefing wordt een totaalconcept voor de website ontwikkeld. Dit concept bevat in ieder geval de volgende vier elementen:

• Een uitputtende beschrijving van de inhoud, de mogelijkheden tot communicatie en de leer- of commerciële doelen. Als het goed is staat het grootste deel hiervan al in de briefing.
• De vorm van de user interface voor de website. Dit is de manier waarop het contact tussen de website en de bezoeker gebeurt. In feite gaat het om het kiezen van een gewenst imago: hoe wil je door de gebruiker gezien worden? Als een strenge leermeester, die alleen serieuze en intelligente vragen beantwoordt, of als de supermarkteigenaar die iedereen bij het handje neemt en alles laat zien?
• Een beschrijving van de gewenste uitstraling van de vormgeving. Als je al een huisstijl hebt, behoort die uit oogpunt van herkenbaarheid ook de basis te zijn van de vormgeving van de website.
• Een beschrijving van de gewenste functies:
• Moeten alleen tekstpagina's met links worden ontwikkeld?
• Moet er een zoekfunctie puur op trefwoord komen of ook op willekeurige delen van een ingetypte vraag?
• Moet communicatie via e-mail worden aangeboden?
• Moeten mensen een formulier kunnen invullen op de site?
• Horen er spelletjes of quizzen bij om gasten langer vast te houden?
• Willen we een webwinkel, waar bezoekers online onze producten of diensten kunnen bestellen en elektronisch kunnen afrekenen?

Stap 4: Opstellen van de functionele specificaties

De functionele specificaties beschrijven wat men gaat maken. Ze kunnen als contract dienen tussen opdrachtgever en maker. Het zijn duidelijke doelstellingen, die ook vertragingen bij de bouw van de website kunnen voorkomen. Onderweg komen altijd mensen met op zich goede ideeën langs, maar voor je het weet komt de deadline in gevaar.

Vaak wordt bij de ontwikkeling van een website in eerste instantie gedacht aan beelden: een mooi plaatje met het logo, een lollige animatie, wat foto's en wat bedrijfsinformatie. De techniek is ver weg en wordt aan technici overgelaten. Trap echter niet in de valkuil van de technici! Ze bedoelen het goed, ze willen de beste en de mooiste en de nieuwste dingen doen. Maar ze hebben niet vanzelfsprekend hetzelfde doel voor ogen als jij zelf.

Als je als opdrachtgever alleen de technische expertise inhuurt, blijft de invulling van de inhoud achter. En daar gaat het juist om. Een goede website is interactief, en zowel de exploitant als de gebruiker worden er wijzer van.

Chronologisch verloopt het opstellen van de functionele specificaties van script naar vormgevingsplan naar technisch plan:

• Het script beschrijft de inhoudelijke structuur van de website en bevat de redactionele invulling ervan. Verder bevat het script aanwijzingen voor de vormgeving. Ten slotte beschrijft het script de eisen waaraan de techniek moet voldoen.
• Op basis van het script en in samenspraak met de schrijvers ervan, maakt men met de vormgevers een vormgevingsplan.
• Het technisch plan. Als het goed is, weten we nu wat we willen en hoe het eruit moet komen te zien. Met de technici bekijken we nu de praktische kant. Sommige ideeën blijken onmogelijk of te duur, maar soms hebben de technici een oplossing die in het vorige traject over het hoofd is gezien.

In de functionele specificaties worden het script, het vormgevingsplan en het technische plan samengevoegd tot één document dat het hele project beschrijft. Het kan best zijn dat bepaalde functies nog verder ingevuld moeten worden, maar er dient precies beschreven te zijn hoe dat gaat en wat de randvoorwaarden zijn. Bijvoorbeeld voor het maandelijks,  wekelijks of zelfs dagelijks aanvullen van de inhoud van bepaalde site-gedeelten.

Stap 5: Voeren van de redactie

Voor de geschreven tekst op de website huur je uiteraard een gespecialiseerde tekstschrijver in. Vaak heb je die in dit stadium al via je eigen reclamebureau.

Gesproken tekst ('voice-over') laat je ook over aan professionals. Mooie stemmen zijn via diverse agentschappen te koop. Van onbetaalbaar (want heel beroemd) tot bijna voor niks: ook daar moet je reclamebureau ervaring mee hebben.

Als de website eenmaal draait hoeft het geen statisch geheel te zijn. Er kan een redactiesysteem aan worden gekoppeld, waardoor de opdrachtgever bepaalde pagina's zelf kan redigeren. Via een wachtwoord kunnen gemachtigden toegang tot 'hun' pagina's krijgen, deze veranderen en de nieuwe versie op de site zetten.

Een dergelijk systeem vergt een interne beheersorganisatie. Die taak kan komen te liggen bij de afdeling die de website heeft opgezet, of in groter verband bij de afdeling die alle externe communicatie beheert.

Stap 6: Vormgeving, beeld en geluid

Pas op dat de vormgevers niet met de website op de loop gaan. Vormgevers hebben de neiging meer in beeld dan in tekst te denken. Plaatjes vullen wel gaatjes, maar kosten ook tijd. Zelfs met een supersnelle internetverbinding kosten foto's, tekeningen en - vooral - video's of animaties veel meer tijd om te verzenden en te ontvangen dan tekst. Als de fraaie pagina's van jouw website heel traag bij de bezoeker op het scherm komen, is de kans groot dat die er halverwege de brui aan geeft en ergens anders gaat kijken.

Een andere mogelijkheid voor bezoekers is om in hun browser - het programma op de computer waarmee je naar websites kijkt - beeld en geluid uit te zetten, waardoor het tekstgedeelte sneller binnenkomt. Ook dit is iets om rekening mee te houden. In de tekst mag wel verwezen worden naar het visuele gedeelte, maar essentiële informatie moet bij voorkeur ook geschreven aanwezig zijn.

Regel het auteursrecht op afbeeldingen, teksten en geluid goed. Sinds de opkomst van internet is dit weer heel actueel.

• Regel het opnemen van beelden dus met de maker(s).
• Zorg dat er een bronvermelding of een copyrightregel bij staat.
• Omgekeerd geldt dat je jouw eigen beeldmateriaal ook kunt beschermen door er een verborgen 'watermerk' in te laten opnemen, dan is illegaal kopiëren altijd te bewijzen.
• Ook bij het opnemen van geluid heb je rekening te houden met het auteursrecht. Een leuk melodietje als achtergrondmuziek kan je veel geld kosten als dat tevoren niet goed is geregeld.
  

Stap 7: Technische realisatie

De technische kant van het opzetten van een website is de laatste jaren zo alledaags geworden, dat je je daarover geen zorgen hoeft te maken als je werkt met een professioneel bedrijf. Toch kan een website niet 'voor de leeuwen' gegooid worden voordat die in een proefopstelling door jezelf getest is.

Technisch testen

Doet de site het; werkt elke keuze en elke link, bijvoorbeeld naar andere sites? En worden die links in de toekomst ook gecontroleerd?
Het is mogelijk om een geautomatiseerd systeem te maken dat externe links controleert en over hun bestaan rapporteert. Websites zijn net paddestoelen: ze hebben de neiging om zomaar uit de grond te schieten en daarna onverwacht weer te verdwijnen, maar dan zonder sporen na te laten. Dat is niet leuk voor de relaties die je via jouw website naar die verdwenen sites verwijst.

Inhoudelijk testen

Begrijpen mensen de structuur; kunnen ze vinden wat ze moeten vinden; zijn de keuzes logisch in hun ogen? Gebruik voor deze test buitenstaanders zonder kennis van zaken, bijvoorbeeld huisgenoten of willekeurige a-technische collega's.

Stap 8: Hosting en gebruiksgegevens

De website is klaar en getest en moet nu nog op het net.

Internetadres

De keuze van een juist internetadres is van belang. Voor een corporate site ligt een naam als ‘mijnbedrijf.nl' of ‘mijnbedrijf.com' voor de hand. Mensen die de bedrijfsnaam kennen zijn geneigd dit als eerste op de zoekbalk in te tikken.
Lastiger wordt het als het om een product gaat, want dan kan je wel kiezen voor de naam
‘product.mijnbedrijf.nl', maar dat is lastiger te vinden, vooral voor mensen die de productnaam of de leverancier niet kennen.
Vaak loont het de moeite om een aparte domeinnaam aan te vragen voor een bedrijfsonderdeel of een product. Daarmee ben je via zoekmachines ook beter te vinden. Meer hierover is te lezen in het artikel ‘Hoe kies en krijg ik een goede internet domeinnaam?' op deze site.

Hosting

Een website heeft verbinding met internet via een zogenaamde server. Dit is een computer of een hele reeks computers die continu met het internet verbonden is. Zo'n server kan je zelf aanschaffen en beheren of laten opstellen bij een gespecialiseerd bedrijf dat meerder websites onderhoudt - het zogeheten ‘hosting' van de site. Om voldoende bezoekers tegelijk te bedienen, moet de verbinding met de server veel gegevensverkeer aan kunnen. Vooral bij kleinere organisaties kan het zelf hosten daardoor een probleem zijn.

Logfile

Een bezoeker van jouw website laat een spoor achter, hij klikt rechts en links naar websites of webpagina's. De server slaat dit allemaal op, inclusief de tijdstippen. Dit heet de logfile.
Uit de logfile kunnen de meest bezochte pagina's worden afgeleid. Dat is van belang om de effectiviteit van je site te meten en eventueel bij te sturen. Bij het onderdeel ‘briefing' in dit stappenplan kwam de noodzaak van het meten van het effect bij de doelgroep al aan de orde.

Filtervragen

Een opdrachtgever kan nog veel meer te weten komen. Niet zozeer de NAW-gegevens van bezoekers, want die vallen niet altijd af te leiden uit de plek waar de informatie naartoe gestuurd moet worden. Maar wel wat voor persoon de informatie opvraagt. Daarvoor kunnen 'filtervragen' in het ontwerp van de website worden opgenomen. Door bezoekers bepaalde keuzes voor te leggen op hun weg door de website, moeten ze iets over zichzelf blootgeven. Vandaar dat een goed interactieontwerp, gerelateerd aan wat men wil weten over de bezoekers, zo belangrijk is.

Reageer Stuur door Print