Door: Kluwer
In de communicatie ligt de nadruk vaak op het zenden richting doelgroepen. Maar die doelgroepen moeten jouw bedrijf of organisatie ook makkelijk weten te vinden. De bereikbaarheid voor klanten, leveranciers of de pers kan vaak nog worden verbeterd, vooral op het vlak van de nieuwe media.
Om goed bereikbaar te zijn is méér nodig dan een adres en telefoonnummer op briefpapier en in advertenties, of een e-mail adres op je website. Zeker in deze tijd van zoekmachines en de mogelijkheden van internet en e-mail via mobiele telefonie moet je meer doen om jezelf vindbaar te maken.
In de huidige 24-uurs economie vereist communicatie een vrijwel constante bereikbaarheid. Een communicatieafdeling redt het over het algemeen niet meer met openingstijden van 09.00-17.00 uur. Je doelgroepen, klanten, leveranciers of de pers zijn mondiger geworden en willen onmiddellijk antwoord op hun vragen. Of het nu gaat om een terugroepactie van een bepaald product, een onduidelijkheid in een persbericht of een gerucht over jouw bedrijf. Een paar keer niet of te laat reageren is funest voor je imago!
Bereikbaarheid begint ermee dat je doelgroepen je bedrijf, organisatie of product gemakkelijk kunnen vinden. Natuurlijk is en blijft vermelding van naw-gegevens, telefoon, fax en internet in verschillende openbare bronnen, al je eigen publicaties en media van belang, net als het ontwikkelen van een goede telefoondienst en een website. Maar als je wat betreft de website niet verder komt dan het aanvragen van een traditionele dot.com of punt.nl domeinnaam, laat je heel wat nuttige mogelijkheden liggen, vooral als de door jou gewenste (merk)naam al geclaimd is.
Beleid
Om te voorkomen dat je kansen laat schieten, is het nuttig om een beleid vast te stellen voor de bereikbaarheid van je bedrijf, organisatie of product. Hierbij ga je uit van hoe je denkt dat jouw doelgroep(en) je zoeken, maar ook hoe en waar je zelf te vinden wilt zijn (trefwoorden) en welke gegevens in welke vorm je daarvoor verstrekt.
De mogelijkheden om je organisatie of bedrijf onder de aandacht te brengen zijn legio: telefoongidsen, adresboeken, jaarboeken, tijdschriften, kabelkrant, internet, enzovoort.
Veel van deze mogelijkheden kosten vrijwel niets, andere zijn behoorlijk aan de prijs. De keuze waarin jij jouw bedrijf presenteert, vereist dus wel enige research.
Belangrijke aandachtspunten daarbij zijn ten eerste de oriëntatie op je doelgroep: wie zoekt jouw adres en onder welke omstandigheden? Vervolgens stel je vast hoe je vermeld wilt staan. Waarin wil je vermeld staan en onder welke trefwoorden?
Mobiele techniek
De technische ontwikkelingen gaan razendsnel. Vandaar dat je je eerst moet oriënteren op de manier waarop je doelgroep je zoekt. Bellen ze het liefst direct zonder een nummer op te zoeken? Dan wordt jullie telefoonnummer beter bereikbaar als mensen bijvoorbeeld het woord ‘comdesk' kunnen intoetsen in plaats van de cijfers 2663375 te moeten onthouden.
Bij het bepalen hoe je doelgroep je zoekt, ga je uit van de media die de doelgroep zelf gebruikt, en niet van het traditionele rijtje uit je eigen communicatiemix. Tegenwoordig gaat vrijwel alles via internet. Niet alleen thuis, maar ook via de mobiele telefoon of de PDA.
Ook onderweg kan nu makkelijk een telefoonnummer of adres worden opgezocht. Je tikt op telefoon of PDA de gezochte bedrijfsnaam in en de zoekmachine - bijvoorbeeld Google - geeft onmiddellijk uitsluitsel.
Goede domeinnaam
Een juiste domeinnaam op internet is essentieel om goed vindbaar te zijn. Een goede domeinnaam is herkenbaar en gemakkelijk te onthouden. Daarom is het als marketing- en communicatie-instrument van grote waarde. Het laten registreren van een of meerdere domeinnamen is niet duur en kost ook weinig moeite, terwijl het voor een organisatie van groot belang is.
Een voorbeeld: www.decommunicatiedesk.nl is een toepasselijke en duidelijk herkenbare domeinnaam. Het tijdschrift Communicatie kan echter haar eigen naam op internet niet gebruiken, want www.communicatie.nl verwijst naar een site van Yourzine marketing. En www.communicatie.com linkt door naar logeion, de website van de Vereniging voor Communicatie.
Domeinnaam claimen
Sinds het internet aansloeg bij het grote publiek, zo rond 1996, worden er rechtszaken gevoerd over domeinnamen. Elke plek op internet begint met een domeinnaam, zonder domeinnaam geen website. Aangezien een domeinnaam maar één keer vergeven kan worden, ontstaan er geschillen indien iemand een naam registreert waarvan een ander meent dat die hem toebehoort.
Het is gemakkelijk na te gaan of de domeinnaam die jij voor je nieuwe site wilt gaan gebruiken, nog vrij is. Wie in Nederland een internet domeinnaam wil verkrijgen, krijgt te maken met Stichting Internet Domeinregistratie Nederland (SIDN). Deze verzorgt de registratie en toewijzing van Nederlandse domeinnamen. De aanvragen lopen via de deelnemers in de stichting, dat zijn vooral internet-providers. Bijna alle namen mogen, tenzij ze al eerder zijn geclaimd, of tenzij ze te algemeen zijn of bewust misleidend. Op de website van de SIDN, www.sidn.nl vind je een lijst met afgewezen, geblokkeerde of juist gereserveerde domeinnamen.
Menige merk- en zelfs bedrijfsnaam bleek en blijkt vooral in de beginjaren geclaimd door slimme ondernemers die onder het principe ‘wie het eerst komt, die het eerst maalt' een groot aantal willekeurige domeinnamen hebben laten registreren. Wat niet wegneemt dat er vaak tóch mogelijkheden zijn je eigen naam te gebruiken, al dan niet via de rechter.
Waarom registreren?
Het registeren van een domeinnaam is niet het kostbaarste onderdeel bij het ontwikkelen van een site. De kosten wisselen van een eenmalige kleine bijdrage voor de set-up tot een periodieke bijdrage van dertig tot negentig euro per jaar, afhankelijk van de provider. Hierin zijn de eenmalige registratiekosten, de abonnementskosten en de deelnemersbijdrage voor de provider inbegrepen.
Het is dus verhoudingsgewijs zeer goedkoop om - indien mogelijk - alles waar je mee bezig bent te registreren, zelfs al zijn er nog geen concrete plannen voor een site. Het ontwikkelen en onderhouden van een goede site kost veel meer.
Een officieel geregistreerde naam voor een website voorkomt meestal dat iemand anders hem kaapt. Voorwaarde is echter dat die naam daadwerkelijk wordt gebruikt in het economisch verkeer. Louter registreren wil nog niet zeggen ‘gebruikt'. Je moet er dus op een gegeven moment wel wat mee doen, anders kan degene die wél een activiteit onder dezelfde naam voert, deze met succes claimen.