Door: Kluwer
Facturen, ook in elektronische, zijn voortaan vormvrij, zo heeft de staatssecretaris van Financiën besloten. Ondernemers kunnen daardoor bijvoorbeeld facturen ook als pdf-document versturen. Ondernemers kunnen zelf beslissen om hun elektronische factuur te beveiligen.
Beveiligd pdf-document
Zo kunnen zij (bijvoorbeeld) een pdf-document beveiligen met een wachtwoord. Zo'n document kan zonder wachtwoord (door de ontvanger) wel worden gelezen en afgedrukt, maar niet veranderd. Als een ondernemer zo'n document naar zijn afnemer verstuurt, weet hij zeker dat de inhoud van het bericht niet tijdens de verzending via internet is veranderd.
Tools
Op internet staan verschillende tooltjes waarmee men uit een teksverwerkings- of boekhoudpakket direct een beveiligde pdf kan maken. Meestal installeren deze tooltjes zich als 'printer' op het systeem. Door met deze 'printer' een afdruk te maken, wordt de factuur als beveiligd pdf-document op de harde schijf opgeslagen. Google bijvoorbeeld op 'free pdf writer' voor een aantal gratis tooltjes om pdf's te maken.
Kies bij voorkeur een versie die beveiliging van pdf's ondersteunt. Het beveiligde document kan door de ondernemer en zijn afnemer elektronisch in de administratie worden bewaard. De ondernemer kan ook gebruik maken van een zogenoemde service provider die hem helpt bij het opstellen en verzenden van facturen.
Rechtstreeks naar administratie
Naast het versturen door middel van een eenvoudig pdf-document zijn er ook oplossingen op de markt waarmee de ontvanger van een factuur de factuurgegevens rechtstreeks elektronisch uit het factuurbericht in zijn administratie kan inlezen. Daarvoor bestaan standaarden, zoals UBL. De afnemer hoeft de informatie van de factuur dan niet meer over te typen. Door gebruik te maken van dit soort mogelijkheden kan de ondernemer bij het verzenden van zijn facturen een maximale administratievelastenverlichting bereiken, voor hemzelf maar ook voor zijn afnemers.
Factuurvereisten
De overige factuurvereisten veranderen niet: op het elektronische factuurbericht moet de ondernemer alle informatie vermelden die ook op een papieren factuur moet staan. Het gaat puur om de wijze waarop partijen de facturen of factuurgegevens uitwisselen.
[ Bron: Belastingdienst en redactie Plein+ ]