Door: Kluwer
Bij grote of belangrijke producties zullen de meeste organisaties hun drukwerk door externe specialisten laten verzorgen. Maar kleinere drukwerkopdrachten worden vaak in huis ontwikkeld en opgemaakt. Uiteindelijk zal het resultaat van die inspanningen in een bepaalde oplage op papier moeten komen. Doorgaans is daarvoor drukkerij nodig. En die stelt duidelijke eisen aan de wijze van aanleveren van het materiaal.
De huidige tekstverwerkingsprogramma's bieden voldoende mogelijkheden om een wat simpeler folder of brochure vorm te geven. Met de moderne digitale camera's is daarin ook gemakkelijk beeldmateriaal op te nemen. Maar dan? Hoe lever je het aan bij de drukkerij als je geen gebruik maakt van een gespecialiseerde vormgever of (reclame)bureau?
Schoon aanleveren
Zorg er ten eerste voor dat de kopij, nog vóórdat die naar de drukkerij gaat, zorgvuldig en liefst door een kritische collega wordt nagelezen. Indien de tekst eenmaal door de drukker is verwerkt, kost elke correctie die afwijkt van de kopij normaal gesproken extra geld. Het gaat dan om zogeheten auteurscorrecties, en hieraan zit voor de drukkerij extra (niet begroot) werk vast. Lever de kopij dus altijd ‘schoon' aan!
Persklaar maken
Als je zelf rechtstreeks zaken gaat doen met de drukkerij, begint het hele proces met het persklaar maken van de kopij en illustraties. Persklaar maken van kopij wil feitelijk zeggen dat een stuk dat je op de computer hebt ingetikt (de kopij) niet zomaar gereed is om door een drukker verwerkt te worden. Het moet eerst worden voorzien van instructies.
In tegenstelling tot wat veel mensen denken is een drukker over het algemeen niet blij als je de tekst zelf al met behulp van een tekstverwerkingsprogramma als Word hebt vormgegeven. Weliswaar ziet je eigen print er dan soms al heel fraai uit en wordt geheel duidelijk wat voor lettersoorten je wilt gebruiken; waar de teksten precies moeten komen en wat de alinea-indeling zou moeten zijn. Maar voor het aanleveren in een grafische omgeving gelden andere wetten dan als je het zelf via een kopieermachine zou gaan vermenigvuldigen.
Professionele typen
In de praktijk moet degene die de pagina's in de drukkerij echt persklaar moet gaan maken (de dtp-er of opmaker) al deze zaken weer weghalen. Omdat de breedte niet exact gelijk is aan die van het uiteindelijke drukwerk, omdat de lettersoorten en -corpsen die je gebruikt niet precies overeenkomen met de professionele typen die de drukker gebruikt. En zo zijn er nog tientallen redenen te bedenken. Tenzij je dus je eigen (computer)uitdraai als beeld wil laten opnemen en op de plaat zetten (bijvoorbeeld een brief in klein offset) prefereren de meeste drukkers gewoon platte, onbewerkte tekst: in één lettersoort en -grootte en nergens met afwijkende breedte. De reden hiervoor is dat drukkers specifieke opmaakprogramma's gebruiken en dat zijn andere dan de tekstverwerkingsprogramma's die binnen de kantoorautomatisering in zwang zijn. Tenzij je binnen het eigen bedrijf over zo'n professioneel opmaakprogramma beschikt. Maar in dat geval is de kennis over het gehele grafische prepress-proces waarschijnlijk ook al in huis.
Instructies op de tekst
De kopij is de uitdraai van de platte tekst. In feite moet de kopij op papier (dus op de print) voorzien worden van de benodigde instructies:
- Welke lettersoort en welk lettercorps moet gebruikt worden en in welke zetbreedte? Dit kan eventueel per alinea worden aangegeven. Ook de lettersoort en -grootte voor koppen, chapeaus, streamers, tussenkopjes, intro's en bijschriften en afwijkingen in de platte tekstletter (bijvoorbeeld cursieve woorden of inspringende gedeelten) moeten duidelijk aangegeven worden.
- Moet de tekst in blokvorm (uitgevuld) of in Engelse regelval gezet worden? Onder dat laatste wordt verstaan dat de tekst niet is uitgevuld, waarbij we nog onderscheid maken tussen Engelse regelval mét afbrekingen en Engelse regelval zonder dat woorden afgebroken mogen worden.
- Moet de tekst voorin gelijk gehouden worden (moet hij ‘lijnen'); gecentreerd worden in het midden van de paginaspiegel of juist achterin lijnen? Dit laatste komt vaak voor bij bijschriften van illustraties als het beeld rechts van de verklarende tekst moet komen te staan. Overigens staam in het veel gebruikt tekstverwerkingsprogramma MSWord op de knoppenbalk standaard de vier mogelijkheden aangegeven: voorin lijnend gecentreerd, achterin lijnend en blokvorm (uitgevuld).
- De gewenste regelafstand (interlinie) moet op de uitdraai worden aangegeven. Op de computer werkt men over het algemeen met enkele, anderhalve of dubbele regelafstand, maar de professionele opmaakprogramma's hebben veel meer mogelijkheden.
- Tenslotte moet je nog duidelijke algemene lay-out instructies geven. Denk hierbij aan de paginahoogte (lengte in regels), eventuele kolomindeling en de plaatsing van illustraties en bijschriften.
Instructies voor het beeld
Illustraties bij teksten kunnen worden aangeleverd op film (negatief of diapositief), op papier (een kleuren of zwart-wit print) en tenslotte in digitale vorm op cd-rom of online.
Aandachtspunten waar je bij het aanleveren op moet letten:
- Doe dia's of foto's per pagina in een envelop.
- Digitaal beeld moet in principe in een zo hoog mogelijke kwaliteit worden aangeleverd.
- Voor digitaal beeld maak je in elk geval een print van de afbeelding, eventueel in zwart-wit. Op die print zet je al de onderstaande gegevens.
Vermeld per afbeelding duidelijk:
- het onderwerp;
- het bijschrift;
- de auteursrechtelijke gegevens (de fotograaf of het bureau);
- of het vrijstaand geplaatst moet worden, met een kader of aflopend. Dan is er na het snijden geen wit meer zichtbaar om de foto heen;
- de gewenste uiteindelijke grootte: bijvoorbeeld 2-koloms breedte, over volledige pagina, etcetera.
Het is in de praktijk vaak makkelijk om al deze gegevens in de tekstverwerker op een lijst zetten. De link naar het beeld in kwestie leg je dan door dit beeld van een uniek nummer te voorzien. Je zet bijvoorbeeld J1 op de envelop met foto 1 voor het Jaarverslag.
De uiteindelijke grootte is meestal gebaseerd op de gewenste kolom- of paginabreedte. Hieruit leidt de opmaker de hoogte van het beeld af.
Vooral afbeeldingen die groot worden geplaatst, moeten een hoge beeldkwaliteit hebben. Bij digitaal beeld wordt de beeldkwaliteit bepaald door het aantal pixels (beeldpunten). Dat kan variëren van 72 dpi (dot per inch) voor het zogeheten GIF-formaat tot 1600 dpi in een TIFF-formaat.
Vanwege de bestandsgrootte - een TIFF-file van een kleurenafbeelding op ongeveer A4-formaat neemt ongecomprimeerd zo'n 36 Megabyte aan ruimte in beslag - leveren fotografen hun werk meestal aan in JPG-formaat (voor de Mac JPEG). Dit geeft de afbeelding gecomprimeerd weer zonder al te veel kwaliteitsverlies.
Digitaal drukgereed aanleveren
Als het bedrijf toevallig wél zelf over een computer met een (recent) opmaakprogramma beschikt, is het goed mogelijk om de compleet opgemaakte pagina's met teksten, beeld en gebruikte fonts (lettertypen) digitaal drukgereed aan te leveren. Maar dan nog moet voorkomen worden dat er in het proces wijzigingen optreden omdat computerprogramma's of -apparatuur niet goed op elkaar zijn afgestemd.
Voor de uitwisseling van grafische bestanden is PDF tegenwoordig een uiterst geschikt formaat. PDF staat voor: Portable Document Format. Dit wordt in de prepresswereld steeds meer beschouwd als hét standaardformaat voor het aanmaken van advertenties en redactionele pagina's. Het kan op eenvoudige desktop-apparatuur worden gebruikt. Door het toepassen van zogeheten 'certified' technologie kunnen de PDF-bestanden niet meer ongecontroleerd worden gewijzigd. Certified PDF registreert alle wijzigingen die een PDF-bestand ondergaat en wanneer en door wie deze werden uitgevoerd.
Als voorbeeld hierbij de instructies voor het maken van een pdf-bestand, zoals die worden verstrekt door Nederlands grootste drukkerijorganisatie, RotoSmeets De Boer.