Door: Kluwer
Bij internetboekhouden kan de ondernemer hetzelfde boekhoudpakket gebruiken en in dezelfde omgeving als zijn adviseur. De ondernemer start dan via internet de applicatie op die bij zijn adviseur staat of elders in een zogeheten hostingcenter.
Steeds meer accountants- en administratiekantoren bieden cliënten internetboekhouden aan. Sommige kantoren zien internetboekhouden als een middel zijn om cliënten te binden. Dat laatste is natuurlijk een aspect om vooraf goed in de gaten te houden.
Voordelen om online de boekhouding te doen zijn de volgende:
- In principe is het systeem overal beschikbaar. Zo kan de ondernemer op het bedrijf en thuis de boekhouding doen. Voor filiaalbedrijven is natuurlijk het voordeel dat vanaf meerdere locaties toegang verkregen kan worden tot het systeem.
- Er hoeven geen gegevens meer uitgewisseld te worden tussen het boekhoudsysteem van de ac-countant en de cliënt. Zo kan de ondernemer zelf via internetboekhouden de bonnetjes en kasstaten inboeken, terwijl de adviseur de overige boekingen invoert en de periodieke rapportage en btw-aangifte verzorgt. Ook het uitwisselen van gegevens tussen verschillende versies van een pakket is verleden tijd en levert geen problemen (meer) op;
- Zowel ondernemer als accountant hebben tegelijkertijd toegang tot de administratie. Zo hebben beiden altijd inzicht in de laatste stand van de administratie. Hier zijn echter ook consequenties aan verbonden. De ondernemer zal verwachten dat zijn adviseur de administratie tijdig bijwerkt of controleert. De administratie eens per kwartaal bijwerken op een moment dat het uitkomt is er dan niet altijd meer bij voor de adviseur.
Voor accountantskantoren heeft online boekhouden wel consequenties voor de dienstverlening. Menig ondernemer doet zijn boekhouding in de avonduren of het weekend. De vraag is dan of de accountant ook ondersteuning biedt buiten de reguliere kantooruren als de klant vragen heeft.
Contract met de ASP-aanbieder
Een aanbieder van online boekhouden wordt ook wel ASP (Application Service Provider) genoemd. In veel gevallen is dit de producent van de software, maar het kan ook een derde partij zijn. Ofwel de ondernemer zelf of zijn adviseur sluiten een contract af met zo'n aanbieder. In het eerste geval verleent de ondernemer zijn adviseur toegang tot het systeem, in het tweede geval maakt de ondernemer gebruik van het online boekhoudsysteem van de adviseur.
De client beheert het contract
De cliënt sluit zelf een contract af met een aanbieder van internetboekhouden (een ASP; Application Service Provider) en verleent zelf zijn accountant toegang tot het systeem. Hier ligt met name een voordeel voor de cliënt, want als de accountant niet meer bevalt, ontzegt de cliënt hem gewoon de toegang tot het systeem en verleent hijzelf een andere accountant toegang. Dit model is aan te raden in gevallen waar de cliënt zelf de boekhouding doet en de accountant bijvoorbeeld alleen de kwartaalafsluiting en controle van de boekhouding. Bovendien kan de client er dan ook voor kiezen om andere applicaties te gebruiken die de ASP beschikbaar stelt, zoals bijvoorbeeld toepassingen op het gebied van urenregistratie of facturering.
De accountant beheert het contract
Als de adviseur bijvoorbeeld de salarisadministratie voert voor de ondernemer en de ondernemer krijgt alleen de mogelijkheid om loon- en salarismutaties door te voeren (denk aan in- en uitdiensttreding of een adreswijziging), dan ligt het meer voor de hand dat de adviseur een contract afsluit met een aanbieder van online loon- en salaristoepassingen en vervolgens zijn cliënten (al dan niet tegen betaling) online de mogelijkheid geeft de mutaties door te voeren.
De ondernemer is in dit geval wel meer gebonden aan de adviseur. En de adviseur moet zich afvragen of dit geen conflicten geeft met zijn positie (als hij bijvoorbeeld gecertificeerd accountant is). Bij dit model treedt hij namelijk op als softwareleverancier.
Exit strategie
Wat te doen als de toepassing niet bevalt, of als de ondernemer weggaat bij zijn adviseur? Hoe zit het dan met de boekhoudgegevens en is de administratie van voorbije perioden nog steeds op te vragen? Kunnen alle gegevens overgezet worden naar een lokale PC en zo ja, in welk formaat en zijn de gegevens dan nog wel op een eenvoudige manier benaderbaar? Als de Belastingdienst bij de ondernemer op de stoep staat voor een boekenonderzoek moet hij wel inzicht kunnen bieden in de gegevens van zijn administratie.
Online dienstverlening
De praktijk leert dat minder dan tien procent van MKB-ondernemers gebruikmaakt van de mogelijkheid om online de administratie te voeren via de accountant. Accountantskantoren hebben inmiddels ingezet op 'online dienstverlening' in het algemeen. Bij online dienstverlening door de accountant gaat het niet alleen om het registreren en raadplegen van financiële boekingen door cliënten (zeg maar internetboekhouden). Het gaat bij online dienstverlening meer om het ondersteunen van processen en contacten.
Enkele voorbeelden van online diensten en services die accountants- en administratiekantoren (kunnen) aanbieden aan hun cliënten:
- Eerstedagsmelding; nieuwe werknemers moeten online worden aangemeld bij de belastingdienst voor aanvang van werkzaamheden.
- Jaarrekening online goedkeuren en deponeren bij de Kamer van Koophandel.
- Employee Self Service; de werknemer kan dan zelf adreswijzigingen doorgeven, de werkgever kan bijvoorbeeld salarismutaties doorgeven en salarisstroken en jaaropgaven kunnen evt online be-schikbaar worden gesteld.
- Fiscale aangifteservice; het online beschikbaar stellen van aangiftes (IB, VPB, OB en LB) aan de cli-ent, het online goedkeuren (of becommentariëren) van de aangiftes door de cliënt, gevolgd door het elektronisch indienen van de aangiftes bij de Belastingdienst.
- het kunnen raadplegen van financiële rapportages door cliënten;
- een digitaal archief beschikbaar stellen aan cliënten.