Door: Kluwer
Wat te doen als er fraude dreigt? Maak een rampenplan aan de hand van deze checklist.
1. Stel een contactpersoon aan die alles op het gebied van fraude coördineert.
2. Laat hem een logboek bijhouden waarin hij vastlegt welke afspraken hij maakt, met wie hij spreekt et cetera.
3. Neem contact op met een advocaat om vast te stellen wat mogelijk is op het gebied van strafrecht, arbeidsrecht en civiel recht.
4. Als de fraudeur bekend is, bepaal in overleg met de advocaat of hangende het onderzoek als ordemaatregel dat de medewerker moet worden geschorst. Hiermee voorkomt u dat hij het onderzoek kan belemmeren.
5. Verzoek de systeembeheerder om inlogcode en wachtwoord van de geschorste medewerker in te trekken, zodat hij geen toegang meer heeft tot het bedrijfsnetwerk.
6. Verzoek de gebouwenbeheerder vast te stellen welke sleutels de medewerker heeft van ruimten waarin vertrouwelijke informatie ligt opgeslagen.
7. Stel in overleg met de advocaat de werkplek van de fraudeur veilig.
8. Sta open voor de mogelijkheid dat de fraudeur niet alleen heeft gehandeld en dat er handlangers zijn.
9. Stel kwetsbare onderdelen in de organisatie zeker (kasgeld, bankrekeningen).
10. Controleer of er een fraudeverzekering is. Zo ja, neem de polisvoorwaarden door. Hieruit blijkt wat de organisatie moet doen om een uitkering veilig te stellen.
11. Bepaal of er aangifte gedaan moet worden.
12. Schakel een pr-deskundige in als woordvoerder om te bepalen hoe intern en extern gecommuniceerd moet worden over de fraude.
13. Informeer de medewerkers over de ontstane situatie. Doe dit na overleg met de advocaat en de woordvoerder.
14. Leg de medewerkers een spreekverbod op.
15. Bepaal of private onderzoekers ingeschakeld moeten worden om onderzoek uit te voeren.
[ Bron: Mr. M. Scharenborg, Tijdschrift Controlling, december 2005. ]