Door: Kluwer
In een functioneringsgesprek kan het functioneren van de werknemer en werkgever besproken worden. Ook kunnen er afspraken gemaakt worden waar de komende tijd aan gewerkt gaat worden.
Functioneringsgesprekken hebben een periodiek karakter en worden jaarlijks gehouden tussen de leidinggevenden en de medewerker. In deze gesprekken komt het functioneren van de werknemer en eventueel de werkgever aan de orde. Er kunnen afspraken gemaakt en geëvalueerd worden over de punten waar de medewerker en de chef aan zullen werken. Deze afspraken worden in een formulier gezet en wordt bewaard in het personeelsdossier.
Hieronder een aantal aandachtspunten voor zo’n functioneringsgesprek.
Feedback gedurende het jaar
Door gedurende het jaar regelmatig feedback te geven, leren leidinggevende en medewerker elkaar beter begrijpen en respecteren. Op die manier kunnen gedrag en verwachtingen die niet effectief of realistisch zijn, tussentijds worden bijgesteld. Maak steeds korte notities van feedbackmomenten en betrek deze notities bij de voorbereiding op het gesprek. Dit bevordert de acceptatie door de mede-werker, door een betere onderbouwing en grotere objectiviteit van de beoordeling.
Zorg ervoor dat de feedback beschrijvend, niet beoordelend of veroordelend en specifiek is. Houd rekening met de behoeften van de organisatie en van de medewerker. Let erop dat de feedback gericht is op oplossingen en mogelijkheden, niet op knelpunten; hou het actueel en to-the-point.
De voorbereiding
- Plan de functioneringsgesprekken ruim van tevoren. Zo hebben uw medewerkers ook ruim de tijd om zich voor te bereiden op het gesprek.
- Plan de gesprekken met enige ruimte ertussen. Gun uzelf een 'vrij kwartiertje'. Deze ruimte kunt u gebruiken als extra tijd bij een moeizaam verlopend gesprek, om u even in te stellen op het komende gesprek of om afstand te nemen van het laatste gesprek.
- Zorg voor een rustige, ongestoorde omgeving. Reserveer een ruimte waar niemand plotseling kan komen binnenvallen en zorg ervoor dat telefoonverkeer door anderen wordt afgehandeld.
- Stel van tevoren een lijst met gesprekspunten samen en vraag de medewerker zijn punten vooraf nader uit te werken en oplossingen te bedenken. Probeer er achter te komen of de problemen die door de medewerker worden genoemd ook de werkelijke problemen zijn.
- Schat vooraf het verloop in van het gesprek, voor elke individuele medewerker. Houd rekening met niveau of bevattingsvermogen, persoonlijkheid, gespreksvaardigheid, spanning, emotie, te verwachten weerstand e.d. Kies een gespreksmethode en bepaal hoe u, met name moeilijk te bespreken punten of een minder positief oordeel, zult gaan bespreken.
- Ga na welke resultaten in de komende periode gerealiseerd moeten worden en welke afspraken u wilt gaan maken. Schat alvast globaal in wat de mogelijkheden en beperkingen kunnen zijn.
Het gesprek
- Begin met kort het doel van het gesprek uit te leggen.
- Houd de leiding over het gesprek.
- Begin en eindig het gesprek met een positief punt.
- Zorg voor een gelijkwaardige opstelling.
- Kom tijdens het gesprek niet direct zelf met een oplossing, maar laat eerst de medewerker daar over nadenken. Een zelf aangedragen oplossing wordt nu eenmaal sneller geaccepteerd.
- Vel geen oordeel, maar probeer samen tot oplossingen te komen.
- Maak per gesprekspunt bepaalde afspraken (wie doet wat en wanneer?).
- Maak een kort verslag van het gesprek.
- Bepaal de datum voor het volgende functioneringsgesprek. Zorg ervoor dat er minimaal een keer per jaar een functioneringsgesprek is.
Het verslag kunt u vastleggen in een formulier, zie Formulier voor functioneringsgesprek voor een voorbeeld hiervan.