Door: Kluwer
Op basis van een beoordelingsgesprek kan een leidinggevende beslissen of een medewerker in aanmerking komt voor bijvoorbeeld een andere functie of een opleiding. Hoe pakt u dat aan?
Beoordelingsgesprekken worden incidenteel gevoerd. Beoordelingen zijn noodzakelijk op momenten dat er sprake is van een bevordering of overgaan naar een andere functie. Het voornaamste doel van het beoordelingsgesprek is de prestaties en getoond gedrag van de medewerker in de afgelopen periode beoordelen. Op basis van zo’n gesprek neemt de leidinggevende een beslissing over zaken als aanstelling, beloning, promotie, opleiding en loopbaan van de medewerker.
Het realiseren van een rechtvaardige, variabele vorm van beloning staat of valt in de praktijk met het voeren van het beoordelingsgesprek. Veel leidinggevende vinden de beoordeling en het beoordelingsgesprek lastig, zeker wanneer er beloningsbeslissingen aan verbonden zijn.
Hieronder een aantal aandachtspunten voor zo'n gesprek.
Feedback
Door gedurende het jaar regelmatig feedback te geven, leren leidinggevende en medewerker elkaar beter begrijpen en respecteren. Op die manier kunnen gedrag en verwachtingen die niet effectief of realistisch zijn, tussentijds worden bijgesteld. Maak steeds korte notities van feedbackmomenten en betrek deze notities bij uw oordeelsvorming, ter voorbereiding op het gesprek. Dit bevordert de acceptatie door de medewerker, door een betere onderbouwing en grotere objectiviteit van de beoordeling.
Zorg ervoor dat de feedback beschrijvend, niet beoordelend of veroordelend en specifiek is. Houd rekening met de behoeften van de organisatie en van de medewerker. Houd de feedback gericht op oplossingen en mogelijkheden, niet op knelpunten; actueel en to-the-point.
Het gesprek
Plan de gesprekken met enige ruimte ertussen. Gun uzelf een 'vrij kwartiertje'. Deze ruimte kunt u gebruiken als extra tijd bij een moeizaam verlopend gesprek, om u even in te stellen op het komende gesprek of om afstand te nemen van het laatste gesprek.
Zorg voor een rustige, ongestoorde omgeving. Reserveer een ruimte waar niemand plotseling kan komen binnenvallen en zorg ervoor dat telefoonverkeer door anderen wordt afgehandeld.
Verzamel gedurende de gehele beoordelingsperiode zo veel mogelijk relevante gegevens. Maak daarbij zo veel mogelijk gebruik van eigen observaties, concrete feiten en notities van feedbackmomenten.
Check eventuele informatie van anderen, voordat u die bij uw oordeelsvorming betrekt. Neem die alleen mee als u er absoluut zeker van bent dat de informatie betrouwbaar is.
Zorg voor een actuele (liefst formeel vastgestelde) functiebeschrijving of maak, als dit niet voorhanden is, zelf een lijst van de belangrijkste werkzaamheden.
Interpreteer de beoordelingscriteria aan de hand van de hoofdtaken of de belangrijkste werkzaamheden.
Ga na welke afspraken er zijn gemaakt of welke resultaten zijn geboekt tijdens de feedback-momenten of het voorgaande functioneringsgesprek. Beoordeel of en in hoeverre de afspraken/resultaten zijn gerealiseerd en betrek hierbij ook in hoeverre ze haalbaar waren en welke omstandigheden daarbij van invloed zijn geweest.
Ga na of u uw beoordeling bij alle criteria goed kunt onderbouwen. Gebruik hierbij zo veel mogelijk feiten en voorbeelden.
Toets de beoordeling nog eens op veel voorkomende beoordelingsfouten of invloeden die vaak onbewust, maar onterecht worden meegewogen, zoals:
- de invloed van de voorgaande beoordeling op de huidige beoordeling. Overtuig u ervan dat uw oordeel uitsluitend is gebaseerd op gegevens en feiten van de huidige beoordelingsperiode.
- de invloed van bijzonder positieve of negatieve kwalificaties. Bedenk dat de doelstelling van de beoordeling is, tussen medewerkers te differentiëren. Met het 'verhogen' van negatieve en 'verlagen' van positieve kwalificaties naar een 'veilig gemiddelde', ondergraaft u de beoordelingssystematiek en laat u de goeden onder de kwaden lijden.
- de invloed van uw leidinggevende. Vermijd bij het beoordelen te laten meespelen hoe uw leidinggevende misschien verwacht of wenst dat u zult beoordelen, ook al betekent dit dat er veel of helemaal geen bonussen worden toegekend. Het gaat erom dat u uw oordeel zowel tegenover uw medewerker als uw leidinggevende goed kunt onderbouwen.
Zorg voor een beoordelingsformulier en geef de medewerker vooraf inzage in het ingevulde beoordelingsformulier.
Zie Formulier voor beoordelingsgesprek voor een voorbeeldformulier.