Door: Kluwer
Een ondernemer die export overweegt moet rekening houden met allerlei extra aandachtspunten: de eisen die het bestemmingsland aan het product stelt, de kenmerken van het beoogde land, de markt, distributiemogelijkheden en mogelijke afnemers. Ook is er extra aandacht nodig voor de kosten, de offertes en contracten.
Producteisen
Vaak moet de ondernemer zijn product aanpassen voordat hij het kan exporteren. Het product moet immers in een behoefte voorzien en zich onderscheiden van de concurrentie. Soms zijn er specifieke aanpassingen nodig. Voor veel producten gelden namelijk technische en wettelijke eisen, voorschriften en soms zelfs keuringen.
- Verpakking. Om beschadigingen te voorkomen moeten de goederen goed verpakt worden. De juiste verpakkingsmethode is afhankelijk van het product, de wijze van transport en de eindbestemming. Niet alle materialen mogen gebruikt worden. Ook komen er steeds strengere milieu-eisen. Denk bij de verpakking ook aan mogelijke cultuurverschillen.
- Etikettering. Ook voor de labels en etiketten heeft ieder land eisen opgesteld. Bij levensmiddelen bijvoorbeeld moet worden aangegeven welke ingrediënten in het product zitten. Bij wasmachines wordt op een label aagegeven hoeveel energie de machine verbruikt en in kleding zitten wasvoorschriften genaaid.
- Wettelijke eisen. Vrijwel elk land kent eisen voor bepaalde producten. Soms is het verplicht het product te laten keuren. Veel landen kennen zelfs een keuring voorafgaand aan de verzending (pre-shipment inspectie).
- Cultuur. Communicatie met andere culturen wordt veelal onderschat. Nederlanders verwachten in een zakelijk gesprek snel tot de kern van de zaak te komen. Dit is echter in andere culturen vaak niet het geval. Kennis en begrip van andere culturen is essentieel om situaties en zakenpartners goed te kunnen beoordelen. Pas dan kan de ondernemer de zakelijke spelregels van de andere partij begrijpen en er zijn voordeel mee doen. Ook zijn medewerkers moeten de taal van het land kennen en op de hoogte zijn van eventuele cultuurverschillen.
- Documenten. Als een ondernemer gaat exporteren, dan moet hij aangifte ten uitvoer doen. Dit doet hij met een Enig Document (ED). Afhankelijk van het product en de bestemming zijn er meer documenten nodig. Minimaal moet er een handelsfactuur opgemaakt worden.
- Beperkende wetgeving. Sommige landen hanteren beperkende wetgeving voor de invoer van bepaalde producten. Het is wel zaak te controleren of dit ook voor het beoogde exportproduct geldt.
- Geografische afstand. Transport- en verzekeringskosten kunnen hoog oplopen. Let daarom op de afstand naar het land van bestemming.
Exportstrategie
Zoals bij iedere marktintroductie, moet de ondernemer natuurlijk wel onderzoeken of er in het beoogde exportland behoefte is aan zijn product, welke concurrentie hij kan verwachten en wie de mogelijke afnemers zijn. Voor het marktonderzoek heeft hij volgende informatie nodig:
- of er al een soortgelijk of concurrerend product op de markt is,
- wat de plus- en minpunten zijn van zijn product (let ook op prijsstelling),
- gegevens over de binnenlandse en buitenlandse in- en uitvoer (statistieken),
- markt- en brancherapporten en buitenlandse vaktijdschriften,
- adressen van relevante fabrikanten, groothandelaren en brancheverenigingen,
- gegevens over de koopkracht van bevolkingscentra in het land van bestemming.
- industriële sectoren en ligging,
- culturele verschillen in zakendoen en in product- of dienstbeleving.
Veel landeninformatie is te vinden bij de EVD. Op basis van deze gegevens kan er een exportplan worden gemaakt. De ondernemer kan het onderzoek naar zijn toekomstige markt zelf doen of uitbesteden. Wel is het verstandig als de ondernemer het land en de markt ook met eigen ogen gaat bezien.
Distributie
Een belangrijk onderdeel van de marktstrategie is de distributie. Hoe gaat de ondernemer de afzet regelen? Verkoopt en levert hij zijn product zelf of schakelt hij tussenpersonen in? De manier waarop verkoop en distributie zijn geregeld verschilt per land en per product. Als de ondernemer zelf direct levert heeft hij meer invloed op de verkoop en op de snelheid waarmee hij de markt penetreert. Als hij anderen inschakelt, bijvoorbeeld een handelsagent of een distributeur, bespaart hij zich problemen op het gebied van wetgeving en invoerrechten.
Subsidie
Er zijn diverse subsidiemogelijkheden voor exportondernemingen. Zo kunnen starters in de export onder voorwaarden gebruik maken van het Programma Starters op Buitenlandse markten (PSB). Verder zijn er diverse subsidiemogelijkheden gericht op een bepaald land of landengroep, subsidies voor risicospreiding en steun voor exportfinanciering. Zie www.subsidieshop.nl.
Het aanvragen van subsidie kost veel tijd: niet alleen om uit te zoeken welke subsidieregeling geschikt is, maar ook om een projectvoorstel met subsidie-aanvraag op te stellen. Het is zaak om daar tijdig mee te beginnen. want:
- voorbereidingen en aanvraag kosten veel tijd
- de toekenning kan soms lang op zich laten wachten
- een aanvraag moet vaak voor een bepaalde datum binnen zijn
- voor een project dat al gestart is, kan geen subsidie meer worden aangevraagd.
Afnemers zoeken
Er zijn veel bronnen om adressen van mogelijke afnemers in het buitenland te vinden. Zo kan de ondernemer
- naar de Kamer van Koophandel: deze heeft adresboeken en cd-roms, waaruit de ondernemer tegen relatief lage kosten een selectie kan laten maken;
- adressenbanken raadplegen op internet;
- contact opnemen met de ambassade in het land waarmee hij zaken wilt doen; misschien is er ook een NBSO (Netherlands Business Support Office) voor het land;
- vakbeurzen en tentoonstellingen bezoeken om in contact te komen met mogelijke afnemers, deelnemen aan een handelsmissie;
- informatie opvragen via agenten of contacten van Nederlandse of buitenlandse collega´s in dezelfde branche of afnemerscategorie.
Het is echter verstandig dat hij niet alleen een adres van een afnemer opzoekt, maar ook controleert of dit een betrouwbare zakenpartner is (bij zijn Kamer van Koophandel en klanten, door zijn jaarverslag op te vragen, door hem te bezoeken, via handelsinformatiebureaus.)
Het zoeken naar afnemers kan de ondernemer overigens ook uitbesteden aan derden, bijvoorbeeld een handelsagent of een groothandel of importeur. Voor een startende exporteur is dat zeker aan te raden. Voor zeer gerichte en gespecialiseerde ondersteuning bij export, kan hij gebruik maken van handelsbemiddeling of advies- en consultancybureaus. Ook kan hij gaan samenwerken met andere bedrijven in het betreffende land, bijvoorbeeld door ´piggy-back´ of joint-selling. Overige mogelijkheden zijn exportpromotiekantoren, handelsbevorderende organisaties zoals het Nederlands Centrum voor Handelspromotie, en diverse internetportals.
Kosten
Bij export moet men er rekening mee houden dat er veel verschillende kosten bij komen kijken; denk aan exportverpakking, etikettering, keuringskosten, lokaal transport, opslagkosten, laad- en loskosten, bankkosten, kosten internationaal transport, verzekeringskosten en havengelden. Afhankelijk van de voorwaarden in het verkoopcontract kunnen deze kosten voor de ondernemer, danwel voor zijn afnemer (de importeur) zijn. Door goede afspraken te maken in het verkoopcontract worden onduidelijkheden voorkomen.
Offerte
In zijn offerte kan de ondernemer exact aangeven wat allemaal in de offerte en de prijs inbegrepen is.
- Leveringsvoorwaarden. De ondernemer kan gebruik maken van zijn eigen leveringsvoorwaarden, of van de Incoterms (wereldwijd erkende gestandaardiseerde leveringsvoorwaarden, zie ICC publicaties).
- Betalingsvoorwaarden. Er moet duidelijk aangegeven worden hoe betaald moet worden, bijvoorbeeld bij vooruitbetaling of per documentair krediet (letter of credit).
- Prijs. Bij export komen aanzienlijke kosten kijken die de uiteindelijke verkoopprijs van het product beïnvloeden. De ondernemer moet een overzicht maken van alle extra kosten en aan de hand daarvan de prijs berekenen.
Verder moet hij denken aan zaken als productomschrijving, technische specificaties, commerciële argumenten, aard van de verpakking, aantallen, levertijd, geldigheidsduur en garantieaspecten.
Contract
De afspraken die de ondernemer maakt met afnemers en agenten moet hij schriftelijk vastleggen. Zo kan hij afspraken maken over exclusieve verkoop, landen of gebieden waar die exclusiviteit geldt, productomschrijving, promotie, duur van de overeenkomst, beëindiging, commissiepercentages, aansprakelijkheid, toepasselijk recht en bevoegde rechters.
Soorten contracten
Er bestaan verschillende soorten overeenkomsten. Enkele van de bekendste zijn:
- Het koopcontract. Hierop is internationaal recht van toepassing, in veel gevallen is dat het Weens Koopverdrag.
- De distributie-overeenkomst. Deze wordt met een importeur/distribiteur afgesloten en is in principe vormvrij. Met deze overeenkomst wordt de relatie met de handelspartner geregeld.
- De agentuurovereenkomst. Deze is ook in de wet geregeld. Er moet altijd gecontroleerd worden of het recht afwijkt van het Nederlandse agentenrecht.
Merken
Als de ondernemer zijn merk in Nederland heeft geregistreerd moet hij dat in het exportland opnieuw registreren. Hij moet dan wel onderzoeken of de merknaam geen verkeerde associaties geeft in de taal van het exportland. De ondernemer kan zijn merk ook in licentie geven aan zjin afnemer.
De organisatie
De ondernemer moet onderzoeken of zijn organisatie is ingesteld op export. Zo moet hij controleren of zijn personeel voldoende opgeleid is en of zijn administratie aangepast is aan internationaal betalingsverkeer. Ook moet hij onderzoeken of er voldoende kapitaal aanwezig is, of hij voldoende productiecapaciteit heeft en of hij over voldoende knowhow over marketing en verkoop beschikt.
Ondernemers kunnen vanaf hun werkplek de afgifte van exportdocumenten bij de Kamer van Koophandel regelen.
De KvK biedt ondernemers de mogelijkheid om de papieren digitaal aan te vragen en in te vullen. Digitale documenten moeten voorzien zijn van een handtekening en worden ingeleverd met bewijsstukken.
[ Bron: Kamer van Koophandel ]
Zie verder
Export