Door: Kluwer
Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt. U kunt zo overzicht houden, ontwikkelingen signaleren en op tijd beslissingen nemen. U bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en deze te bewaren. Ook moet uw administratie voldoen aan een aantal vereisten. De administratie vormt de basis van uw belastingaangiften.
Administratie van omzetbelasting (btw)
Uit uw administratie moet blijken hoeveel btw u aan de Belastingdienst moet betalen. Daarvoor houdt u het volgende bij:
- facturen die u uitschrijft;
- facturen die u moet betalen;
- uitgaven;
- ontvangsten;
- privé-gebruik van goederen en diensten.
Als u handelt met het buitenland, houdt u ook bij:
- invoer van goederen;
- uitvoer van goederen.
Ontheffing administratieve verplichtingen
U kunt bij de Belastingdienst om ontheffing van uw administratieve verplichtingen voor de btw vragen als u volgens de kleineondernemersregeling verwacht dat u geen btw hoeft te betalen. U hoeft dan geen aangifte omzetbelasting in te vullen. Wel moet u facturen die u zelf ontvangt zeven jaar bewaren.
Eisen aan facturen
Nummer uw facturen doorlopend en opeenvolgend. Op uw factuur moet staan:
- de factuurdatum;
- een uniek factuurnummer;
- uw btw-identificatienummer;
- de naam en het adres van uw bedrijf;
- de naam en het adres van uw klant;
- het btw-identificatienummer van uw klant moet worden vermeld als er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU of als uw klant op grond van een verleggingsregeling verant-woordelijk is voor de afdracht van btw;
- de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten;
- de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan voorzover die verschilt van de factuurdatum;
- de prijs exclusief btw;
- het te betalen bedrag aan btw;
- uw registratienummer bij de Kamer van Koophandel.
Bewaarplicht
Bepaalde onderdelen van de administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Iedere ondernemer is wettelijk verplicht de basisadministratie zeven jaar te bewaren. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op.
Onder de basisgegevens worden verstaan
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de loonadministratie.
Op de bewaartermijn zijn enkele uitzonderingen. Gegevens van onroerende zaken moet u tien jaar bewaren.
Voor de overige gegevens kan men met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan zeven jaar. Men kan met de Belastingdienst ook afspraken maken over de vorm waarin de ondernemer de gegevens bewaart (op papier of elektronisch) en het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend tegenover de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kan men dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Voor UWV moeten de loonstaten en de loonadministratie na afloop van het jaar nog vijf jaar bewaard blijven.
Welke gegevens moeten bewaard worden
Alle gegevens die u op papier of elektronisch vastlegt behoren tot de administratie van uw onderneming. Voorbeelden zijn:
- kasadministratie en kassabonnen;
- inkoop- en verkoopboek;
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
- bank- en giroafschriften;
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
- software en databestanden;
- agenda´s en afsprakenoverzichten.
Als (een deel van) de administratie wordt verzorgd door een computer- of loonservicebureau, dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus ook onder de fiscale bewaarplicht.
Zie ook
Alles over belastingen