Door: Kluwer
Vanaf 1 oktober 2009 mogen bedrijven geen elektronische berichten meer versturen zonder voorafgaande toestemming van de ontvangers. Dit verbod op het versturen van spamberichten gold al voor communicatie met consumenten. Het wordt nu uitgebreid met zakelijke berichten.
Het gaat daarbij om berichten die worden verzonden via e-mail, mobiele telefoon (sms, mms), fax, geautomatiseerde telefoonberichten, via social networking (Hyves, Facebook, etc), of via nieuwe nog uit te vinden toepassingen.
Niet alleen nieuwe (zakelijke) klanten moeten toestemming geven, maar ook bestaande klanten.
Wat te doen?
Het is zaak dat u het bestaande adresbestand gebruikt om uw relaties een bericht te sturen, waarin u uitlegt dat u toestemming wilt om ook in het vervolg berichten te sturen. U moet die toestemming nadrukkelijk vragen. Het is niet voldoende ergens in de algemen voorwaarden op te nemen dat de ontvanger automatisch toestemming geeft voor de ontvangst van allerlei berichten. De ontvanger moet bewust aanvinken dat hij toestemming geeft.
Een ontvanger moet ook in elk bericht dat u stuurt de mogelijkheid hebben zich eenvoudig af te melden.
Het gaat om berichten met een commercieel, charitatief of ideëel karakter. Niet dus de normale zakelijke correspondentie.
Uitzonderingen
Er zijn wel uitzonderingen. Bestaande klanten hoeven geen toestemming te verlenen. Een klant is een bedrijf of persoon die een product of dienst van u heeft gekocht. Dan mag u zonder toestemming die klant berichten sturen, ook over gerelateerde producten. Het is nog niet helemaal duidelijk hoe lang geleden dat product verkocht moet zijn. En ook de definitie van gerelateerde producten is nog niet helemaal duidelijk.
Abonnees op bestaande nieuwsbrieven hoeven ook niet opnieuw toestemming te geven. De wetgever gaat er vanuit dat bij het aangaan van het (gratis) abonnement al een zakelijke transactie heeft plaats gehad.
Nieuwe klanten
Bij nieuwe klanten is het simpel: vraag altijd toestemming. Dat kunt u doen door klanten en prospects een formuliertje te laten invullen. Er zijn tal van manieren om adressen te verzamelen. Maar het is bijvoorbeeld niet toegestaan om bijvoorbeeld op een beurs of ander evenement visitekaartjes te verzamelen en die te gebruiken voor het versturen van elektronische berichten. Per gewone post mag dat weer wel.
Persberichten
Verstuurt u persberichten? Ook dan geldt het spamverbod. Want het gaat immers vaak om het promoten van commerciële, ideële, of charitatieve zaken. Ga dus uw persbestand na en stuur een berichtje met de vraag om toestemming. Wel toegestaan is om zonder voorafgaande toestemming een bericht te sturen aan een algemeen redactieadres. De vraag is of dat verstandig is - een directie relatie met een redacteur is vruchtbaarder.
Nog lang niet alles is echt duidelijk rond deze wetgeving. Het beleid zal zich in de loop der tijd ontwikkelen aan de hand van de uitspraken van de toezichthouder, de OPTA.
De OPTA heeft een lijst met veelgestelde vragen samengesteld met antwoorden die de onduidelijkheid deels opheffen. Zie spamklacht.nl.