Door: Kluwer
Voor de levering van automatiseringsdiensten moeten formele overeenkomsten worden opgesteld. De meeste leveranciers hanteren hiervoor standaardcontracten, die in de eerste plaats ter bescherming van de leverancier zijn en niet ter bescherming van de afnemer.
Onderaan het artikel kunt u een document met een checklist downloaden.
Welke contractvorm is verstandig
Niet aan te bevelen:
- Zonder meer een opdrachtformulier tekenen waarop naar de algemene en bijzondere voorwaarden van de leverancier verwezen wordt;
- Alleen maar afzonderlijk tekenen van alle algemene en bijzondere voorwaarden van de leverancier;
- Tekenen van een mantelcontract met algemene en bijzondere voorwaarden van leverancier en eigen aanvullende voorwaarden.
Wel aan te bevelen:
- Een contract opstellen waarin alle aspecten van de aanschaf genoemd worden.
- Een contract dus met rechten en plichten van beide partijen inclusief sancties bij het in gebreke blijven van een der partijen (dan is er de minste kans dat bijvoorbeeld later maandelijkse huur-, lease- of onderhoudsbedragen betaald moeten worden, terwijl de programmatuur wegens vertraging nog niet geleverd is).
Buiten de gebruikelijke bepalingen voor levering, betaling, garantie, onderhoud en aansprakelijkheid verdient het aanbeveling aparte clausules te formuleren betreffende:
- Apparatuur (hardware) overeenkomsten
- Programmatuur (software) overeenkomsten
- Serviceverwerkingsovereenkomsten
Clausules betreffende apparatuur (hardware) overeenkomsten
- Leverdatum afhankelijk van de beschikbare programmatuur
- Acceptatie onder voorbehoud van uitvoering overeenkomstig verstrekte specificaties
- Verantwoordelijkheid voor samenstelling (omvang) van computerinstallatie
- Slotbetaling na gebruikerstest
- Reactietijd bij storing
- Verrekening van componenten bij wijziging samenstelling
- Koppeling apparatuur van derden
- Aantal gratis testuren
- Terugkoopregeling bij koop
- Restitutie huur bij latere koop
- Bankgarantie voor vooruitbetaalde rekeningen
Clausules betreffende programmatuur (software) overeenkomsten
- Projectaanpak en goedkeuringsprocedure
- Nauwkeurige en gedetailleerde probleemspecificatie
- Te leveren documentatie
- Vaste prijs of nacalculatie met maximering, bijvoorbeeld raming + max. 20 %
- Extra werkzaamheden: definitie, meldingsmoment, prijsstelling, autorisaties
- Slotbetaling na acceptatietest door gebruiker
- Leverdatum en penalty bij te late levering
- Schadevergoeding in geval wisselend personeel in projecten
- Ontbinding en schaderegeling, eventueel bankgarantie
- Garantieperiode
- Geheimhouding
- Eigendom software
- Levering en eigendom bronprogramma's en broncodes
- Verantwoordelijkheid actualisatie
Clausules betreffende serviceverwerkingovereenkomsten
- Tijdstip en wijze van aanlevering input
- Nauwkeurige en gedetailleerde specificatie output: wat wordt geleverd, aantal kopieen
- Tijdstip en wijze van oplevering output
- Verzekering tegen schade voortvloeiend uit: te late levering of teniet gaan verloren gaan van gegevens.
- Prijs en wijze van indexering
- Ontbinding en expiratie
- Geheimhouding
- Continuïteit bij apparatuurconversie
- Eigendom van bestanden, wijze van overdracht en meewerken bij faillissement of overstappen naar andere serviceverwerker bij beëindiging overeenkomst