Afrekensysteem moet aan wettelijke eisen voldoen

Door: Kluwer

Wanneer u gebruikmaakt van een afrekensysteem kunt u de (primaire) transacties, zoals de verkopen, binnen uw bedrijf vast leggen. Bovendien kan een afrekensysteem transacties juist en volledig registreren en helpen bij de kascontrole, die door u of namens u wordt gedaan.

Als u een afrekensysteem gebruikt, moet u zich realiseren dat dit een onderdeel is van uw administratie en dat u deze volgens wettelijke bepalingen moet inrichten en bewaren. Als u deze verplichtingen niet nakomt, kunnen er problemen ontstaan, bijvoorbeeld tijdens een belastingcontrole.

Wat is een afrekensysteem?

Het afrekensysteem, de kassa, is in de eerste plaats een instrument om de betaling van een verkoop gemakkelijk en goed af te wikkelen en bij te houden. Voor een ondernemer heeft een kassa veel meer functies, zoals ondersteuning van het logistieke proces, kascontrole of opbouw van statistische gegevens. De meeste kassasystemen leggen per transactie een aantal belangrijke gegevens vast, zoals artikel, aantal, prijs, tijdstip van de verkoop en naam van de verkoper.

Er zijn veel verschillende kassasystemen. Deze zijn onder te verdelen in drie typen:

Mechanische kassa
Dit is een kassa met een beperkt aantal registers. In de registers wordt bijvoorbeeld het aantal transacties of het totaalbedrag vastgesteld. De rapportage, zoals X- of Z-afslag, is beperkt.

Elektronische kassa
Dit is een kassa die een (EPROM-)chip heeft waarop de gegevens worden geregistreerd. Het is mogelijk de gegevens uit te lezen en over te brengen naar een centrale computer. Er kunnen diverse rapportages, zoals X- en Z-afslag, worden gemaakt.

Point-of-salekassasysteem
Dit is een kassa (frontoffice) die verbonden is met een computer (backoffice). Het systeem legt alle transacties elektronisch vast. Deze gegevens (database) worden vervolgens gebruikt voor de verantwoording.

Welke rapporten kunt u maken?

Met een mechanische kassa kunt u meestal maar één of twee rapporten maken. Bijvoorbeeld de geregistreerde omzet per periode (dag, maand, jaar). Met een elektronische kassa kunt u al veel rapportages maken en met een point-of-salekassasysteem kunt u, doordat de gegevens in databases zijn opgenomen, nog meer verschillende analyses (rapportages) maken. Een aantal rapportages is standaard geprogrammeerd.

Voorbeelden van (standaard)rapportagemogelijkheden bij elektronische kassa’s en point-of-salekassasystemen zijn:

• dagoverzicht (Z-afslag), omzet van de huidige of aan te geven dag;
• periodeoverzicht, omzet van de periode sinds de laatste Z-afslag of tussen twee aan te geven dagen;
• PLU-overzicht met de omzet per artikel(groep);
• assortimentoverzicht per dag;
• groepsoverzicht, omzet per groep artikelen;
• afdelingsoverzicht, omzet per onderdeel van het bedrijf;
• financieel overzicht, zoals een periodeoverzicht;
• uuroverzicht, omzet per uur van de dag;
• medewerkersoverzicht, omzet per medewerker.

Het afrekensysteem en de administratieve verplichtingen

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht om alles van uw bedrijfsvoering zo te administreren, dat daaruit altijd uw rechten en verplichtingen blijken. Uw gegevens moeten tijdens de hele bewaartermijn van zeven jaar 'binnen een redelijke termijn' te raadplegen en te reproduceren zijn. De administratie moet toegankelijk zijn en u moet als ondernemer altijd meewerken om een controle op korte termijn mogelijk te maken.

De gegevens die in uw afrekensysteem worden vastgelegd maken deel uit van uw administratie. Dit betekent dat de eisen die aan een administratie worden gesteld, ook van toepassing zijn op uw afrekensysteem. Hieronder staan enkele specifieke eisen waaraan het afrekensysteem en de transactiegegevens moeten voldoen.

Alle transactiegegevens moeten worden bewaard.
Alle transacties die worden geregistreerd in een afrekensysteem, moeten worden bewaard. Hiervoor is in kassa’s vaak een (papieren) controlerol of een elektronisch journaal aanwezig waarop alle handelingen op het systeem worden vastgelegd. Voor alle duidelijkheid: alles wat digitaal is, moet digitaal worden bewaard.

De transactiegegevens moeten (re)produceerbaar zijn.
Als de gegevens elektronisch zijn vastgelegd, moet u deze ook elektronisch bewaren en binnen redelijke termijn kunnen (re)produceren. Als de (EPROM-)chip van een kassa onvoldoende geheugen heeft om alle gegevens te bewaren, moet u regelmatig een back-up maken op een ander medium.

De transactiegegevens moeten controleerbaar zijn.
De registratie van een transactie, inclusief de gegevens die daaraan gekoppeld zijn (zoals tijdstip en nummering) moet binnen uw administratie zijn te volgen. Deze gegevens vallen onder het begrip audittrail (controle-spoor). Zo moet u bijvoorbeeld gebruikmaken van een doorlopende nummering. Met een doorlopende nummering (alle transacties staan in een ononderbroken volgorde) kan worden vastgesteld of er één transactie ontbreekt en kunnen transacties makkelijk worden teruggevonden. Bijzondere registraties, zoals het corrigeren van transacties die al geregistreerd staan, het opleiden van personeel (trainingsstand'), 'geldlade open zonder verkopen' en het inloggen van personeel worden vastgelegd en bewaard.

De instelling van het afrekensysteem moet inzichtelijk gemaakt kunnen worden.
De fabrikant levert afrekensystemen als een standaardmodel af en de leverancier stelt ze meestal zo in, dat ze voldoen aan de (informatie)behoefte van de ondernemer. Bij een belastingcontrole moet u inzicht kunnen geven in de toegepaste instellingen (parameterisering). De gegevens over de systeeminstelling worden in het afrekensysteem geregistreerd. Deze informatie moet u dus bewaren. Afhankelijk van het afrekensysteem kan dat digitaal of schriftelijk. Als u later de instellingen wijzigt, dan moet u deze wijzigingen ook vastleggen en bewaren.

De transactiegegevens moeten beveiligd zijn.
Met de juiste beveiliging moet u ervoor zorgen dat bij kassa’s met een controlerol of bij kassasystemen met elektronische journaals de gegevens achteraf niet verloren gaan of te manipuleren zijn. Bij twijfel adviseren wij u contact op te nemen met uw leverancier van de software en/of het afrekensysteem.

De transactiegegevens moeten in een leesbaar formaat, op afroep en binnen een redelijke termijn ter beschikking kunnen worden gesteld.
Het dagoverzicht (de Z-afslag) moet een volledige en juiste weergave zijn van de totalen van de hiervoor in detail benoemde transactiegegevens, inclusief bijzondere transacties, zoals de trainingsstand.

De Belastingdienst heeft eerder een standaardauditfile voor grootboek- en salarisgegevens op de markt gebracht. Deze standaardauditfile, die softwareleveranciers kunnen opnemen in de software, heeft de effectiviteit en efficiëntie van de externe controle vergroot voor de Belastingdienst en voor de accountant. In 2006 is er ook een standaardauditfile voor afrekensystemen ontwikkeld. Deze standaardauditfile kan voor de ondernemers en voor de Belastingdienst de lasten van een belastingcontrole aanzienlijk verminderen.
Vraag uw softwareleverancier naar deze auditfile.

Zie Checklist voor afrekensystemen voor een duidelijke lijst om te beoordelen of uw afrekensysteem voldoet aan de eisen die de Belastingdienst stelt aan een administratie.

[Bron: Belastingdienst]

Reageer Stuur door Print