Checklist voor afrekensystemen

Door: Kluwer

Met onderstaande checklist kunt u beoordelen of het afrekensysteem dat u geleverd of aangeboden krijgt, voldoet aan de eisen die de Belastingdienst stelt aan een administratie.

Onderaan het artikel kunt u een document met de checklist downloaden. 

Inrichting administratie

• Voldoet uw afrekensysteem aan wat redelijkerwijs verwacht mag worden gezien de aard, omvang en complexiteit van uw bedrijfsactiviteiten?
• Kunt u met het afrekensysteem de bedrijfsprocessen beheersen?
• Is de kasadministratie zodanig ingericht dat uw rechten en verplichtingen altijd duidelijk blijken?

Transactiegegevens

• Kan uw afrekensysteem alle transactiegegevens (digitaal) bewaren?
• Zijn de transactiegegevens (digitaal) controleerbaar?
• Wordt het elektronische journaal of de controlerol bewaard?

(Transactie)gegevens die op enig moment voor het bedrijf digitaal beschikbaar zijn geweest, moeten in ieder geval bewaard worden. Deze digitale (transactie)gegevens zijn relevant voor de bedrijfsvoering. Op grond van artikel 52 AWR moeten dergelijke gegevens bovendien worden bewaard in hun oorspronkelijke (digitale) vorm. De kosten voor digitale opslagcapaciteit dalen. De kosten en moeite voor u als ondernemer blijven binnen de grenzen van wat redelijkerwijs verwacht mag worden. Ook stellen digitale gegevens de Belastingdienst in staat om efficiënter te controleren.

Rapporten

• Kan het afrekensysteem rapporten maken die redelijkerwijs naar de eisen van het bedrijf verwacht mogen worden?
• Worden deze rapporten bewaard?

Als u bijvoorbeeld Z-afslagen afdrukt, dan moet u die bewaren. Overigens zijn Z-afslagen samenvattingen van bepaalde gegevens en bevatten dus geen gegevens op transactieniveau. Met een Z-afslag kunnen dus geen gegevens op transactieniveau worden bewaard. Transactiegegevens kunnen bijvoorbeeld wel met het elektronische journaal of de controlerol worden bewaard. Zijn de rapporten voorzien van een grandtotal, datum, tijd, doorlopende nummering, waardoor duidelijk is over welke periode er gerapporteerd wordt?

Systeeminstellingen

• Worden de gegevens over de systeeminstellingen bewaard?

 Geheugencapaciteit

• Heeft uw afrekensysteem voldoende geheugencapaciteit om alle transactiegegevens zeven jaar te bewaren?

Back-up

• Worden de gegevens voldoende fysiek veilig gesteld? Denk aan calamiteiten zoals brand of storing.

Beveiliging gegevens

• Zijn de transactiegegevens beveiligd tegen wijzigingen achteraf?

Audittrail

• Worden de gegevens op zo’n manier bewaard en veiliggesteld dat tijdens een controle kan worden herleid hoe die gegevens tot stand zijn gekomen?

Controleerbaar binnen redelijke termijn

• Zijn de gegevens op zo’n manier bewaard en toegankelijk (ofwel: in een leesbaar formaat) dat een belastingcontrole binnen een redelijke termijn kan plaatsvinden?
• Zijn de gegevens ook na verloop van tijd binnen een redelijke termijn (re)produceerbaar? Ook wanneer er een nieuw afrekensysteem wordt aangeschaft of bij een wijziging van een versie?
• Is de auditfile afrekensystemen opgenomen in de afrekensoftware?

[Bron: Belastingdienst]

Reageer Stuur door Print