Door: Kluwer
Wil je relatiedrukwerk voor kerst en nieuwjaar aanschaffen dan is de vraag steeds: inkopen of laten maken? Vooral op het gebied van wenskaarten is bijzonder veel op de markt. Ook kalenders en agenda's zijn in alle soorten en maten verkrijgbaar bij vele gespecialiseerde bedrijven.
Soms kiezen organisaties voor een combinatie van relatiedrukwerk rond kerst en nieuwjaar: een ‘gewone' wenskaart voor de doorsnee relaties en een wat luxer presentje voor speciale relaties.
In elk geval moet je bij de beslissing over hoe en wat je doet met relatiedrukwerk rekening houden met een aantal criteria. Deze checklist helpt daarbij. (Onderaan het artikel kunt u een document met de checklist downloaden.)
Welke boodschap wil je kwijt?
Alleen ‘de beste wensen'? Of combineer je dit met iets rond de organisatie dat ervoor zorgt dat het middel (kaart, kalender, agenda of iets anders) een meerwaarde krijgt voor de ontvanger?
In welke talen?
Is het drukwerk alleen voor Nederlandstalige relaties bestemd of moet je rekening houden met verdere verspreiding in het buitenland? Bij een eigen productie kost een talenwisseling extra geld, terwijl je met bijvoorbeeld een Unicef-kaart kunt volstaan met een imprint.Wie zijn de ontvangers?
Krijgen alle relaties hetzelfde product of maak je onderscheid tussen (hiërarchisch) belangrijke mensen, grote afnemers en dergelijke en de meer 'simpele' contacten van het bedrijf?
Wat is de oplage?
De oplage volgt uit het vorige punt. De definitieve verzendlijst is bekend en je hebt beslist of er een en hetzelfde drukwerk wordt verzonden óf dat je onderscheid maakt in belangrijkheid of categorie. Uit je database kan je nu het exacte aantal benodigde exemplaren herleiden.
Zorg er voor altijd wat extra te bestellen. Bij drukwerk in opdracht mag volgens de leveringsvoorwaarden van de grafische industrie officieel zelfs minder worden afgeleverd dan besteld was!
Wat is het budget?
Hoeveel geld krijg je ter beschikking en kan je daarmee jouw doelstelling verwezenlijken? Of moeten de uitgangspunten ergens aangepast worden?
In feite zijn vrijwel alle keuzemogelijkheden afhankelijk van het beschikbare budget. Er kunnen echter bijzondere omstandigheden zijn: bijvoorbeeld als je bedrijf écht wat te vieren heeft of een belangrijke boodschap wil communiceren. Dit kan de directie nopen af te wijken van het traditionele bestedingspatroon. Of juist andersom: er werden elk jaar dure drukwerken verspreid maar de directie vindt dat het wel wat minder kan dit jaar.
Welk middel kies je?
Afhankelijk van doelstelling en budget kies je voor een kaart, kalender, agenda of geschenk(je). Weeg af of je meerdere middelen naast elkaar wilt gebruiken. Vervolgens of je het kunt inkopen, waarbij alleen naam en logo op of in een bestaand product, zoals een agenda, aangebracht worden. Of je laat het speciaal drukken of maken.
Wat is de leveringstijd?
Je wilt graag dat jouw relatiedrukwerk bijtijds - dat is uiterlijk half december - bij de ontvangers is. Rekening houdend met de extra drukte bij de post en koeriersdiensten moeten wenskaarten, agenda's of kalenders dus ruim bijtijds aangeleverd worden.
Houd er ook rekening mee dat wenskaarten vaak nog door verschillende mensen, soms zelfs op verschillende afdelingen, van een handtekening voorzien moeten worden.
[Bron: Paul Deckers in DeCommunicatiedesk.nl]