Door: Kluwer
Om optimale respons te genereren moet een direct mailing voldoen aan een aantal eisen. Deze checklist helpt om geen wezenlijke zaken te vergeten. Tot slot is nog een algemene checklist opgenomen waarin veel voorkomende valkuilen zijn vermeld.
Onderaan het artikel kunt u een document met de checklist downloaden.
Deze eisen betreffen:
- De verpakking (bijvoorbeeld de enveloppe).
- De inhoud van het dm-pakket (wat zit erin?).
- De opmaak en de opbouw van de brief.
- Het taalgebruik van de brief.
- De inhoud van de brief (welk aanbod doet u?).
- Acties om de respons te vergroten.
1. Verpakking
Hier gaan we uit van een eenvoudige mailing in enveloppe. Uiteraard kan ook gekozen worden voor een ander soort verpakking.
- Staan de afzendergegevens op de enveloppe?
- Is een vensterenvelop gebruikt?
- Staat de adressering juist achter het venster?
- Is de frankering in orde?
- Staat er een opvallende en prikkelende tekst op de enveloppe?
2. Inhoud dm-pakket
Ga na of de mailing alle benodigde items bevat (niet elke mailing hoeft per se al deze items te bevatten).
- Adresdrager.
- Dm-brief.
- Gimmick (de bobbel voor in de enveloppe).
- Informatiefolder of -brochure.
- Adres- of dealerlijst.
- Sample van uw product.
- Responsformulier (kaart, formulier, retourenvelop).
3. Opmaak en opbouw dm-brief
Ga na of de dm-brief voldoet aan de vormeisen die daaraan worden gesteld en of de opbouw van de brief correct is.
- Staat uw logo in de brief?
- Staan uw adresgegevens in de brief?
- Staat de adressering op de juiste plaats?
- Is de naam van de geadresseerde juist gespeld?
- aanspreektitel (de heer, mevrouw)
- naam
- voorletters
- titel(s)
- de juiste vorm van het voorvoegsel (mevrouw Van Dam).
- Is de adressering juist?
- straatnaam
- huisnummer en toevoeging
- postcode
- woonplaats
- Is de brief juist gedateerd (volledige datum)?
- Is een kopregel gebruikt?
- vragende vorm
- beperkt tot één regel
- niet meer dan zeven woorden.
- Is de brief in alinea's verdeeld?
- de eerste mag niet de langste zijn;
- gemiddeld 3 á 4 regels;
- geen enkele alinea mag langer zijn dan 6 á 7 regels;
- alinea's dienen gescheiden te zijn door een witregel.
- Staan er fixatiepunten in de brief (S-vorm)?
- gemarkeerde en andere opvallende onderdelen in de brief;
- zijn deze onderstreept of vet gedrukt;
- afbeeldingen;
- inclusief afzender, adressering enz. niet meer dan tien fixatiepunten.
- Als de mailing meerdere pagina's telt:
- zijn de pagina's spannend afgebroken?
- zijn er verwijzingen gezet?
- Is de brief ondertekend?
- Staat er een handtekening onder de brief?
- leesbaar
- blauw gedrukt
- stemmen de handtekening en de naam onder de brief overeen?
- Staat er een P.S. onder de brief?
- tekst los plaatsen van de letters P.S.
- het P.S. telt maximaal twee á drie regels.
- Is er expliciet iets geregeld voor respons?
- Zie de checklist onder 6. Respons vergroten.
- Is de opmaak van de brief in orde?
- voldoende witmarge links en rechts;
- niet helemaal tot onderaan bedrukt;
- schreefletter gebruikt;
- niet uitgevuld;
- geen woorden afgebroken.
4. Taalgebruik
- Is de brief persoonlijk geschreven in de ik-vorm?
- Spreek je de lezer aan met u?
- Gebruik je spreektaal?
- Wissel je korte en lange zinnen af?
- Gebruik je positieve woorden?
- Gebruik je geen onnodig lange en/of moeilijke woorden?
- Gebruik je de tegenwoordige tijd?
- Vermijd je lijdende zinnen?
- Heb je de brief gecontroleerd of laten controleren op spelfouten?
5. Inhoud van de brief
- Komt de inhoud overeen met de doelstelling van de mailing?
- Heb je de AIDA-formule toegepast?
- Heb je gebruik gemaakt van motivatoren?
- Roept de brief een goed gevoel op bij de lezer?
- Doe je een echt aanbod?
- Noem je voordelen van en argumenten voor je aanbod?
- maak je je aanbod echt bijzonder?
- Vraag je de lezer expliciet te reageren?
- geef je expliciet aan hoe hij moet reageren?
- Is de brief logisch opgebouwd?
- Beperk je je per alinea tot één onderwerp?
- Bevat het P.S. het belangrijkste verkoopargument?
Samenvattend
Geeft de brief antwoord op de vragen:
- Waarom schrijft men mij?
- Waarom nu?
- Heb ik het wel nodig?
- Wat is er speciaal aan?
- Welke voordelen heb ik ervan?
- Hoe kom ik meer aan de weet?
- Wat moet ik doen?
6. Acties om de respons tevergroten
Controleer of je al het mogelijke hebt gedaan om respons te genereren.
- Wordt in de brief expliciet gevraagd om respons?
- Is in de brief expliciet aangegeven hoe de lezer kan reageren?
- Heb je een antwoordcoupon, -kaart of -formulier bijgevoegd?
- Zijn de al bij jou bekende gegevens voorgedrukt op het responsmedium?
- Is het responsmedium geadresseerd aan jouzelf?
- Is reageren gratis (antwoordnummer, portvrij)?
- Heb je een beloning in het vooruitzicht gesteld als de geadresseerde (snel) reageert?
- Heb je aan het responsmedium een code of datumkenmerk meegegeven voor de responsverwerking?
- Is de responsverwerking ingeregeld?
7. Valkuilen
Ga tot slot na of je niet in één van de volgende valkuilen bent getrapt:
- Een verouderd of onvolledig adresbestand gebruiken.
- Fouten in adressering en aanhef maken.
- Een onpersoonlijke aanhef (l.s.).
- De eerste alinea het langst maken.
- Meer dan één onderwerp per alinea gebruiken.
- Negatieve woorden gebruiken.
- In de verleden tijd schrijven.
- Lijdende zinnen gebruiken.
- Gespatieerde of cursieve woorden/zinnen gebruiken.
- Woorden geheel in hoofdletters schrijven.
- Een brief per opdracht (p.o.) laten tekenen.
- En onleesbare handtekening gebruiken.
- In het P.S. een onderwerp aansnijden dat niets met de inhoud van de brief te maken heeft.
[Bron: Marten Waardenburg in DeCommunicatiedesk.nl]