Door: Kluwer
Veel dienstverleners werken met urenregistratie en -facturatie. Dat kan nogal wat problemen opleveren en kost vaak onevenredig veel tijd en geld. Software helpt, maar is niet de enige oplossing. Hoe richt u urenregistratie -en facturatie efficiënt in?
Herkent u dit? Altijd dezelfde medewerkers die te laat zijn met het vastleggen van de uren. Medewerkers die klagen over de tijd die ze kwijt zijn met het invullen van hun uren. De administratie die veel tijd kwijt is met het crediteren van foutieve facturen.
Automatiseren alleen is niet de oplossing van die problemen. Ook het structuren van processen, interne afspraken, discipline en borging zijn noodzakelijk om de registratie en facturatie van uren doelmatig te laten verlopen.
Afspraken met klant
Een soepel verlopend administratieproces begint bij de afspraken die met de klant gemaakt worden. Er zijn verschillende vormen:
- De meest gemaakte afspraak met een klant is het direct doorbelasten van de gemaakte tijd, ook wel bekend als het ‘uurtje-factuurtje'.
- Ook veelgebruikt is de termijnfacturatie. Dat kan óf zonder eindafrekening (fixed fee), óf met eindafrekening. In de IT komen hier nog Service Level Agreements (SLA's) bij.
- Dan is er de facturatie op basis van vooraf afgesproken mijlpalen. In Nederland komt dit voor bij architecten- en ingenieursbureaus, vaak in de vorm van een gereedheidspercentage per project.
Deze vorm van maatwerk hoeft geen probleem te zijn, mits er binnen de organisatie spelregels zijn opgesteld over het maken van deze afspraken. Door het ontbreken van duidelijke regels worden er echter vaak afspraken gemaakt die in de basis eenvoudig te registreren zijn, maar waarbij de uitvoerbaarheid complexer blijkt dan verwacht.
Verschillende uurtarieven
Ook worden vaak per klant verschillende uurtarieven per medewerker en diverse budgetspecificaties gehanteerd. Hetzelfde geldt voor afspraken over de aanlevering, specificatie en frequentie van facturen. Bij al deze verschillende commerciële afspraken moet men zich afvragen of het ook verstandig is om deze afspraken te maken. Een opdrachtnemer doet er verstandig aan zich af te vragen: "Kan ik deze klant ook zonder complexe afspraken binnenhalen en behouden?"
Allerlei variaties
Uurtarieven zijn er in vele soorten en maten. De meest gebruikte tariefsoort is het uurtarief per medewerker of per project. Complexe vormen zijn mogelijk, denk bijvoorbeeld aan een tarief dat voor iedere medewerker, activiteit of project kan verschillen en dat door staffelkortingen steeds lager wordt.
Als een accountmanager zijn creativiteit gebruikt, zijn hier nog veel meer variaties mogelijk. Het borgen van dergelijke kostprijs- en verkooptarieven is een complexe zaak. Creëer daarom standaardafspraken, borg deze in de software en voorkom uitzonderingen. Is een uitzondering noodzakelijk, bijvoorbeeld in een aanbestedingstraject, maak dan één persoon verantwoordelijk voor de vastlegging en een tweede persoon voor de controle van deze tarieven. Zo wordt de foutkans tot een minimum beperkt.
Geldigheidscombinaties
In de voorcalculatie van de urenregistratie kan vooraf worden bepaald welke activiteiten in welke hoeveelheid op een bepaald project uitgevoerd moeten worden. Hierbij is het van belang dat de organisatie vooraf nadenkt over welke activiteiten bij welke projecten horen. Het is immers niet logisch dat iemand met een ondersteunende rol een activiteit als ‘het geven van advies' op een project kan schrijven. Door het toepassen van deze zogeheten geldigheidscombinaties wordt voorkomen dat verkeerde activiteiten op de verkeerde projecten terechtkomen. Richt de geldigheidscombinaties in op hoog niveau, dus niet per medewerker, per activiteit en per project, maar op functie of rol (bijvoorbeeld junior of senior medewerker) of projectgroep. Gebruik hierbij - zoals bij de tarieven - zoveel mogelijk een standaard.
Nacalculatie
‘Nacalculatie kost veel tijd', is een veelgehoorde uitroep. Hiermee zeggen medewerkers eigenlijk dat ze het registreren van uren niet leuk vinden. Om het voor hen eenvoudiger te maken, kan men een aantal gebruiksvriendelijke handigheidjes in de software toepassen:
- voorkeurwaarde instellingen van de urenschrijver in de weekstaat;
- een eigen shortlist (opgeslagen filter) van veelgebruikte activiteiten;
- de mogelijkheid om regels te kopiëren;
- het overnemen van de uren vanuit de voorcalculatie naar de nacalculatie. Hiermee worden uren vooraf klaargezet zodat de medewerker alleen de wijzigingen hoeft te administreren.
Nog wat tips:
- Zorg ervoor dat iedere dag of iedere week uren worden geschreven en goedgekeurd in plaats van iedere maand. Als er urenschrijvers zijn die de weekstaat structureel te laat inleveren, spreek hen er individueel op aan en neem dit als vast punt mee in de beoordelingen.
- Het is en blijft een kwestie van discipline.
- De uren van de medewerkers dienen geaccordeerd te worden door mensen die zicht hebbenop de uitgevoerde activiteiten.
- Het is belangrijk dat de manager die akkoord geeft op de uren niet alleen controleert of de uren daadwerkelijk zijn gemaakt. Ook zal de manager tijdens het accorderen direct inzage willen hebben in de afspraken met de klant om zo te controleren of de gemaakte uren juist verantwoord zijn. Denk bijvoorbeeld aan klantafspraken: zijn de uren op het correcte (deel)project geschreven? En tegen de juiste vooraf vastgelegde tarieven? Is de beschrijving van het ‘extra' werk volgens de spelregels?
[ Bron: Martijn Delahaye, marketingmanager erp bij AFAS ERP Software in Tijdschrift Administratie ]