Door: Kluwer
Dienstverleners krijgen nogal eens vragen over hun facturen. Oorzaak is vaak een vermeende onjuiste urenadministratie. Door verhalen over spookfacturen en de toegenomen mondigheid van uw klanten zal dit aantal klachten in de toekomst toenemen.
Hieronder staan vijf tips om vragen te voorkomen en, als ze toch worden gesteld, ze snel te kunnen beantwoorden.
Tip 1
De klacht over indexatie van tarieven van de klant zal ongetwijfeld iedere dienstverlener met een jaarlijks doorlopende dienstverlening herkennen. Als de rekening in een vorige periode hoger was, zal de klant niet van zich doen spreken. Daarom is het belangrijk dat declaraties transparant zijn. Organisaties moeten daarom zorgen voor een duidelijke vergelijking met vorige perioden in het interne systeem. Op deze manier heeft men goed zicht op de uiteindelijke hoogte van de rekening ten opzichte van voorgaande perioden.
Tip 2
Bij sommige zakelijke dienstverleners is het gebruikelijk geen standaardfactuurindeling te gebruiken. Zij hanteren een handmatig geschreven uitleg van de werkzaamheden op de factuur. Dit kost veel tijd en het is voor uw klant eenduidiger op te lossen. Door gebruik te maken van vooraf gedefinieerde groeperingen (bijvoorbeeld alle werkzaamheden geclusterd of alle orojecten juist afzonderlijk) met ruimte voor een variabele tekst, creëert u consistentie in uw nota's, maar wel met de nodige flexibiliteit. In de factuur moet de klant de uitgevoerde werkzaamheden herkennen. Is dit niet het geval, dan zal hij vragengaan stellen. Maar het toverwoord ‘factuurspecificatie' zal niet altijd werken; ook voor klanten van de zakelijke dienstverlener geldt: hoe meer inzicht, hoe meer vragen. Het advies is om een juiste balans in de factuur lay-out te vinden, met de nodige herkenbaarheid voor de klant. Dit zal leiden tot minder vragen, een snellere betaling en dus een lager saldo van de openstaande posten.
Tip 3
Een heel belangrijk onderdeel van het urenregistratie- en facturatieproces is de rapportage hierover. Niet alleen om grip te houden op de uren en de facturatie, maar ook om inzicht in de
prestaties van de gehele organisatie te hebben. Uren zijn immers voor een zakelijke dienstverlener dé bron van inkomsten. De rapportagebehoefte verschilt enorm per branche. Is het voor een accountantskantoor voldoende om de gefactureerde omzet per vennoot te kennen, een projectbureau heeft behoefte aan het volledige en gedetailleerde monitoren van de projecten. Ook voor iedere rol binnen een zakelijke dienstverlener zijn er verschillen. Zo is een urenschrijver vooral geïnteresseerd in zijn productiviteit, een afdelingsmanager in de declarabiliteit van de afdeling en een controller in de omzet per projectgroep.
Tip 4
Het voeren van urenregistratie en -facturatie leidt al snel tot de wens een urenadministratie te hebben. In feite kan het boeken en bijhouden van een urenfactuur in de financiële administratie al een urenadministratie worden genoemd. Dit kan op een algemeen ‘factuur naar omzetrekening (grootboek)'-niveau, maar ook veel dieper op een ‘factuur - geboekte uren - project - onderhanden werk - bij/afboekingen voorziening - omzetrekening'- niveau. Welk niveau u als organisatie ook kiest, zorg ervoor dat u een geautomatiseerde oplossing gebruikt. Handmatig factureren vanuit de urenfacturatie leidt in de financiële administratie, zeker bij grote aantallen, al snel tot invoerfouten en kost onnodig veel tijd en geld.
Tip 5
Binnen de zakelijke dienstverlening gaat men meer en meer projectmatig werken. De klant stelt hier steeds hogere eisen aan en organisaties zijn hier steeds beter op ingericht. Dus wat betreft het inrichten en automatiseren van de urenregistratie -en facturatie is het logisch dat organisaties hierin ook meegaan. Zoals gezegd is het automatiseren van dit proces belangrijk.
Maar misschien nog wel belangrijker is het besef dat je er hiermee nog niet bent. Naast het automatiseren moeten organisaties zich bewust zijn van het feit dat een goede inrichting van de urenregistratie -en facturatie van groot belang is voor het uiteindelijk succes. Begin dus met het structuren van processen, het maken van interne afspraken en het creëren van discipline. Daarna kunt u als organisatie optimaal profiteren van een fficiënt ingerichte en geïntegreerde geautomatiseerde urenregistratie en -facturatie.
[ Bron: Martijn Delahaye, marketingmanager erp bij AFAS ERP Software in Tijdschrift Administratie ]