Extraatje voor personeel voor betere resultaten

Door: Kluwer

Een incentivecampagne is een actie gericht op bepaalde personeelsleden, zoals verkopers, om binnen een bepaalde periode een tevoren vastgesteld doel te bereiken, waarvoor ze extra worden beloond. De beloning - het incentive - is eenmalig en wordt achteraf gegeven.

Een incentivecampagne is als volgt opgebouwd:

• Opstellen en accordering van incentiveplan. In dit artikel vindt u een uitgebreid overzicht van elementen die in een incentiveplan kunnen worden opgenomen.

• Kick-off meeting. Als start van de campagne organiseert u een kick-off meeting, waar de gehele doelgroep aanwezig is. Tijdens de bijeenkomst staat het campagnethema, het incentive en de te behalen targets centraal. Kernbegrippen hierbij zijn: goede sfeer, kwaliteit, indringend, motiverend, versterkt de saamhorigheid en relatie. Ook als de target niet gehaald gaat worden dient de doelgroep - mede door de kick-off meeting - toch een positief gevoel aan de incentivecampagne over te houden.

• Campagneperiode. In de campagneperiode worden communicatiemiddelen en -activiteiten ingezet om de campagnedeelnemers te begeleiden en motiveren. Denk bijvoorbeeld aan artikelen in het personeelsblad, een folder over de campagne, een meter om de stand bij te houden, een interactieve website en bijeenkomsten.

• Tussentijdse evaluatie en prikkels. Zorg voor een tussentijdse evaluatie en bijsturing:

• Worden de doelstellingen gerealiseerd?
• Hoe is de stand?
• Komen alle deelnemers mee in de ‘race'?
• Hoe kunnen de achterblijvers extra worden gemotiveerd?

• Kick-down/bekendmaking. In de afsluitende fase maakt uw organisatie de winnaars bekend in een feestelijke sfeer. Als het om geld of producten gaat, wordt de incentive persoonlijk overhandigd. Wanneer de beloning een incentivereis is of het bijwonen van een evenement, kunt u een cheque uitreiken. Tijdens die bijeenkomst bedankt u alle deelnemers voor hun extra inzet.
  

Tip: geef de mensen die niet in de prijzen zijn gevallen een onverwacht presentje mee naar huis.

• Beloning uitreiken. Zo spoedig mogelijk nadat bepaald is wie de incentives hebben verdiend, zorgt u ervoor dat de winnaars hun beloning - zoals een incentivereis - in ontvangst kunnen nemen.

• Afronding. Plaats na afloop van de incentivecampagne een verslag in de (interne) media. Bijvoorbeeld over de uitreiking van de incentive en de reacties van de winnaars.
  

Evalueer ook het verloop van de incentivecampagne: wat ging goed, en wat kan beter?

Onderstaand de elementen in een incentiveplan

1. Doelstellingen
2. Target
3. Doelgroepen
4. Budget
5. Opzet campagnestructuur
6. Looptijd
7. Keuze van het incentive
8. Uitbesteden
9. Aandachtspunten

1. Doelstellingen
U kunt zowel kwantitatieve als kwalitatieve doelstellingen formuleren:

• Kwantitatief, bijvoorbeeld meer omzet, meer winst, meer rendement.
• Kwalitatief, bijvoorbeeld meer inzet, betere kwaliteit, betere service, meer kennis van de producten, een grotere betrokkenheid bij het bedrijf, meer motivatie, een betere samenwerking, het versterken van de relatie.

2. Target
Hoe stelt u een doel dat de deelnemers motiveert?
Zorg er in elk geval voor dat in principe iedereen voor het incentive in aanmerking kan komen, zodat er dus niet op voorhand al verliezers aan te wijzen zijn. Wanneer u bijvoorbeeld meerdere vestigingen laat meedoen, kan het verstandig zijn de targets aan te passen aan de verschillende vestigingen. Een kleine vestiging heeft daarmee evenveel kans op het incentive als een groot kantoor.

Een goed target voldoet aan de volgende voorwaarden:

• het is concreet en meetbaar;
• het werkt motiverend;
• het is haalbaar: plan de actie liefst in een ‘topseizoen' om bij de deelnemers een soort euforie teweeg te brengen. U kunt ook extra tools beschikbaar stellen om het resultaat te helpen verhogen;
• het is persoonlijk te beïnvloeden;
• de te verrichten prestaties vallen buiten de normale functie-uitoefening;
• het heeft een sportief en competitief karakter;
• het target heeft liefst een meertrapsbeloning, zodat de kans om in de prijzen te vallen groter is.

Zorg ervoor dat het resultaat ook zichtbaar is na de campagneperiode. Met andere woorden: het uiteindelijke doel van een incentive is te motiveren en te stimuleren tot blijvende en nog betere prestaties. Dit geldt niet slechts op korte termijn.

Houd bij het vaststellen van de targets rekening met de volgende aspecten.

• Een beloning als een bepaald target wordt gehaald, bijvoorbeeld 115%.
• Een meertrapsbeloningssysteem, bijvoorbeeld 110%, 115% en 120%. Bij dit systeem is de kans om in de prijzen te vallen groter, wat extra motiveert.

• Een of meer peildata

• Een target te behalen door tussentijds uitgereikte waardebonnen.
• Een target te behalen door bepaling op einddatum.

Deelname door iedereen of naar keuze

• Alle deelnemers doen automatisch mee.
• Alle deelnemers moeten zich voor de actie inschrijven, eventueel ook nog tussentijds.
• Hoeveel prijzen zullen worden uitgereikt? Te weinig prijzen werkt niet stimulerend.
• Wanneer vinden tussentijdse evaluaties plaats van de resultaten? Andere algemene spelregels?

3. Doelgroepen.
De deelnemers moeten invloed kunnen uitoefenen op het te behalen resultaat.

U kunt kiezen voor interne en/of externe doelgroepen:

• Interne doelgroepen waarmee een arbeidsverhouding bestaat, zoals medewerkers van de afdeling klantenservice of verkopers.
• Daarnaast kun je ook externe doelgroepen laten deelnemen, zoals verkopers, dealers, franchise-ondernemers en afnemers.

Daarnaast maakt u een keuze voor individuele of collectieve deelname:

• Ofwel u beloont een individu die een specifiek resultaat heeft behaald.
• Ofwel u beloont een groep personen die gezamenlijk hebben bijgedragen aan een resultaat, bijvoorbeeld per afdeling of per vestiging. Dit stimuleert tevens teambuilding en groepsmotivatie.
• Naast het belonen van een groep mensen, kunt u ook een paar personen in het zonnetje zetten die een bijzondere individuele bijdrage hebben geleverd.
• In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld bij een reis als incentive, kunnen ook de partners er bij betrokken worden.

4. Budget

Een incentivecampagne hoort zichzelf terug te verdienen. Als richtlijn kan dienen dat 60% van de behaalde meeropbrengst wordt besteed aan de campagne.

Mogelijke globale budgetverdeling:

• campagnevoorbereiding: 10%
• kick-off bijeenkomst: 20%.
• tussentijdse prikkels: 5%.
• bekendmaking winnaars: 15%.
• incentive: 50%.

5. Opzet campagnestructuur

Zet de campagne professioneel op, zodat de doelgroep er het volste vertrouwen in heeft dat het een eerlijke campagne is met voor iedereen gelijke kansen. Het levend houden van het incentive gedurende de campagneperiode is bijna belangrijker dan het incentive zelf.

In het incentiveplan beantwoordt u de volgende vragen:

• Wat is de te voeren strategie?
• Wat wordt het thema en de slogan?
• Welke communicatiemiddelen worden hoe en wanneer ingezet?
• Hoe wordt de beloning optimaal gepresenteerd?
• Hoe worden de mededingers extra gemotiveerd?
• Op welke momenten en hoe wordt de voortgang getoond? Bijvoorbeeld: één maal per maand de cumulatieve eindstanden bekend maken.
• Hoe wordt het competitie-element versterkt?
• Welke creatieve en originele elementen worden ingebracht ter extra stimulatie?
• Welke gimmicks en reminders worden verstuurd?
• Welke media gaan aandacht besteden aan de incentivecampagne?

6. Looptijd
Bepaal de looptijd. Over het algemeen geldt dat de looptijd bij voorkeur niet langer is dan zes maanden om het overzichtelijk te houden. Houd ook rekening met de voorbereidingstijd. Wanneer er veel deelnemers meedoen en u een originele opzet wilt, kan deze voorbereidingstijd oplopen tot een jaar.

7. Keuze van het incentive
De aantrekkelijkheid van het incentive bepaalt de bereidheid en de motivatie van de doelgroep om extra inspanningen te leveren.

Aandachtspunten:

• In sommige organisaties of situaties is het beter als het incentive niet te kostbaar lijkt, om negatieve reacties te voorkomen. U kunt ook de waarde voor iedereen acceptabel maken door middel van een goede communicatie.
• De beloning hoort in overeenstemming te zijn met de te leveren inspanning.
• Zorg er voor dat de incentive past bij de identiteit en het gewenste imago van de organisatie.
• In een aantal gevallen zijn de kosten van het incentive fiscaal aftrekbaar. De fiscus stelt daarbij wel een aantal eisen.
• Let op: Grotere incentives kunnen door de fiscus gezien worden als loon waarover de ontvanger loonbelasting moet inhouden. Het is goed de deelnemers daar op te wijzen.

U kunt kiezen voor een beloning in geld, producten of diensten.

• Beloning in geld. Bij uitreiking van een geldbedrag kunt u desgewenst voorwaarden stellen aan de besteding ervan; bijvoorbeeld dat de ontvanger een deel besteedt aan locale donaties.
• Beloning in producten, zoals cadeaus. Je kunt de deelnemer(s) bijvoorbeeld een weekend gratis een Porsche laten gebruiken. Of je kiest een thema waar je ook de cadeaus op aan laat sluiten. Bij het thema ‘gereedschap' deel je bijvoorbeeld tuingereedschap uit.
• Beloning in diensten, bijvoorbeeld dinerbonnen of bioscoopbonnen. De beloning kan ook een relatieversterkend evenement zijn, zoals een incentivereis.

Kiest u voor een reis, dan moet die aan een aantal voorwaarden voldoen:

• origineel
• van hoog niveau;
• buiten het normale bestedings- en/of leefpatroon vallend;
• tot de verbeelding sprekend;
• bij voorkeur in een commercieel rustige periode plaatsvindend;
• bij voorkeur in teamverband, dat is goed voor de teambuilding en de sociale contacten. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om mensen samen te laten reizen die normaal niet zo veel contact met elkaar hebben.

Voorbeelden van incentivereizen:

• Zeiltocht met een piratenoverval en een barbecue op de binnenplaats van het Muiderslot.
• Reis naar IJsland met partners.
• Reis naar Schotland met diverse Schotse activiteiten.
• Themareis bij ‘met kop en schouders erboven uitsteken': helikoptervlucht, parachutesprong, show in een vliegtuighangar.

Zelfrijzende bakkers

Het evenementenbureau Robert J Reinders bedacht voor Sonneveld - een grondstofleverancier voor bakkerijen - een speciale Airborne-najaarsactie onder het motto ‘Flying Bakers'. Om de verkoop van halffabrikaten te stimuleren in de aanloop naar de belangrijke decembermaand, stelde Sonneveld een premie in het vooruitzicht. De beste afnemers kregen een mini-vliegcursus waarna ze zelf in een vliegtuig mochten vliegen. Sonneveld streefde naar minimaal 100 te belonen deelnemers. Uiteindelijk werden het er 300!
Het evenement vond plaats op drie verschillende dagen op zowel een vliegveld in Nederland als België. Er was veel aandacht voor de veiligheidsaspecten op die dagen. Iedere dag werd afgesloten met een barbecue en vanzelfsprekend kreeg iedereen een passend aandenken mee naar huis.

8. Uitbesteden
Een incentivecampagne kunt u geheel intern ontwikkelen. Maar u kunt ook gebruik maken van een extern incentivebureau. Bij een incentivereis verdient het inschakelen van een extern bureau de voorkeur.

9. Aandachtspunten
Tot slot nog een paar extra aandachtspunten:

• Inventariseer goed de risico's, de beperkingen, kansen en benodigdheden.
• Stem een incentivecampagne goed af met de verantwoordelijke personen binnen uw organisatie. Zorg voor draagvlak en commitment.

Het voordeel van een incentivecampagne is dat het zichtbaar resultaat oplevert en zichzelf terugverdient. Houd er echter rekening mee dat mensen werkplezier, zelfrespect, erkenning en goed geïnformeerd zijn meer waarderen dan een eenmalige geldelijke beloning. Een incentivecampagne kan zelfs averechts werken wanneer u de organisatie niet goed op orde hebt. Werk dus ook aan zaken als een goede onderlinge communicatie, bereikbaarheid en het bieden van algehele aandacht, ondersteuning, waardering en kennis. U kunt ook een aparte motivatiecampagne ontwikkelen.

Reageer Stuur door Print