Door: Kluwer
Het goed inkopen van schoonmaakdiensten is een vak. Inkopers en facilitymanagers die op dit gebied veel ervaring hebben, noemen drie zaken die van groot belang zijn bij de inkoop van deze diensten.
Ten eerste is een volledig inzicht in de integrale kosten van belang. Als het goed is, zijn de verschillende cost drivers (uren, schoonmaakproducten, aantal rapportages en overleggen, accountmanager, overhead) in beeld gekomen na het stellen van de vraag ‘zelf doen of uitbesteden?'.
Op de tweede plaats moet het facilitaire beleid van de organisatie bekend zijn. Dit beleid moet zijn afgeleid van het organisatiebeleid. Draait het om kwaliteitsverbetering of juist primair om het verlagen van de kosten? Uit het facilitaire beleid blijkt ook of dit integrale uitbesteding van verschillende facilitaire diensten toelaat en of dit handig is.
Een derde belangrijk punt is dat het gewenste niveau van dienstverlening, het liefst in functionele termen, bekend en eenduidig moet zijn voor de hele organisatie.
Deze drie punten dragen in hoge mate bij aan een correcte en nauwkeurige vraagstelling aan leveranciers. En dat leidt weer tot een juiste aanbieding zonder allerlei aannames. Anders gezegd: het eigenlijke inkoopproces kan pas beginnen nadat deze drie zaken op een rij zijn gezet.
Do's
Zorg voor goede managementinformatie
Verzamel goede managementinformatie uit uw eigen organisatie. Een facilitair informatiesysteem helpt u hierbij. Stuur de leverancier hiermee aan.
Stem de inkoop af op het facilitaire en organisatiebeleid Schoonmaakdiensten kunnen pas goed worden ingekocht als het facilitaire beleid duidelijk is. Goed facilitair beleid is afgeleid van het organisatiebeleid. Bij grote, decentrale organisaties is het wenselijk dat de facilitaire diensten centraal worden ingekocht. Zo kunnen schoonmaakdiensten en andere services op verschillende locaties gecombineerd worden door de leverancier(s).
Formeer een multidisciplinair inkoopteam
Breng de disciplines inkoop en facility management samen in een inkoopteam. Zo worden betere resultaten behaald op het gebied van leveranciersmanagement en contractmanagement.
Bouw blokexpiratiedata in
Zorg bij het afsluiten van een schoonmaakcontract voor de mogelijkheid van blokexpiratiedata, waarbij binnen één tijdsblok een aantal contracten afloopt, in combinatie met andere diensten. Als contracten van verschillende facilitaire diensten aan het eind van de contractperiode gelijktijdig aflopen, behoudt u de mogelijkheid om ze samen te voegen in een nieuw contract. Dat biedt ook meer onderhandelingsruimte.
Laat u voorlichten
In the markt voor schoonmaakdiensten is een aantal grote professionele multiservice-aanbieders actief. Laat u voor het inkoopproces begint, eens voorlichten door een van hen.
Benut het inleereffect Het leereffect, efficiënter werken doordat het schoonmaakbedrijf de klant beter leert kennen, bedraagt in de eerste twee jaar van een contract zo'n 15 procent van de contractprijs. Kosten na indexering horen dus omlaag te gaan en niet omhoog.
Dont's
Formuleren niet-meetbare resultaten
Het niet vastleggen in een service level agreement van heldere, werkbare afspraken en objectief meetbare resultaten is vragen om moeilijkheden. Denk bij goede prestaties van uw leverancier (bijvoorbeeld grotere kostenbesparingen dan gepland) aan een bonus. Zorg er voor dat deze bij de juiste mensen terechtkomt.
Onzorgvuldige communicatie
Relaties lopen vaak stroef, of helemaal stuk, omdat er over en weer niet goed, open en eerlijk wordt gecommuniceerd. Maak uw verwachtingen expliciet: wat wilt u en wat wilt u niet? Leg de wederzijdse verwachtingen vast!
Eilanddenken
Eilanddenken kost u geld. Bezie de inkoop van schoonmaakdiensten in samenhang met de inkoop van andere (facilitaire) diensten. Stel een inkoopteam samen dat synergievoordelen behaalt.
Dichttimmeren bestek
Ontneem leveranciers niet de mogelijkheid hun ervaring, creativiteit en innovaties toe te passen. Specificeer functioneel en resultaatgericht. Huur desgewenst een onafhankelijke derde in die ervaring heeft in het specificeren in outputtermen.
Inschakelen van een niet-onafhankelijke adviseur
Binnen de facilitaire wereld bestaan veel verborgen relaties tussen leveranciers en adviseurs. Is de adviseur die u denkt in te schakelen wel volledig onafhankelijk?
[ Bron: Wim Nieland, senior consultant inkoopadviesbureau DPA Supply Chain People, in Factomediabase ]