Kennisbron > Personeel > Arbo > Artikel

Trends in werkplekinrichting

Door: Kluwer

Weg met haaks opgestelde bureaus, ruimtevretende ouderwetse pc-monitoren, de kluwen aan snoeren en kabels, standaardverlichting vanuit tl-bakken en kantoren waar veel, heel veel bureaus onbezet zijn. De werkplekinrichting en -omgeving van nu en morgen ziet er heel anders uit.

Omvang werkplek, bezetting en bureauoppervlak

In de afgelopen jaren is de gemiddelde werkplek in omvang afgenomen van ongeveer 23 vierkante meter naar iets meer dan 19 vierkante meter. Een duidelijke neerwaartse trend dus, die naar verwachting verder zal doorzetten. Opdrachtgevers realiseren zich in toenemende mate dat er meer moet gebeuren dan alleen het fysiek dichter bij elkaar brengen van bureaus en het efficiënt benutten van de ondersteunende ruimten. Nog steeds is de werkplek een zeer slecht bezet (vaak minder dan 50 procent) en duur middel.

Menig bedrijf buigt zich over dit vraagstuk en realiseert zich dat betere benutting van de vierkante meters een (kostenbesparende) reductie van de vastgoedportefeuille kan betekenen. Op strategisch niveau zien wij in toenemende mate doelstellingen, waarbij het aantal werkplekken lager is dan het aantal fte's. Dit, terwijl vandaag de dag door uitzendkrachten, leveranciers, consultants, gedetacheerde en andere niet direct beloonde arbeidskrachten het aantal werkplekken juist ruim boven het aantal aanwezige fte's ligt. Deze doelstelling probeert men vooral te bereiken door niet alleen te denken in werkplekken, maar ook in werkmogelijkheden en door een meer activiteitgerelateerde benadering van de ruimte-indeling.

Ouderwets bureau

De fysieke omvang van het meubilair en de hoeveelheid daarbij horende kastruimte neemt ook af. Door massale invoering van flatscreenmonitoren voldoet het ouderwetse bureau van 1,80 x 80/90 cm weer uitstekend. De ingewikkelde en ruimtevragende haakse opstellingen met extra diepte voor de monitoren komen hiermee te vervallen, waardoor groepskantoren en kantoortuinen weer een stuk ruimer ogen.

Opruimdagen

Digitalisering van de documentenstroom zet nu definitief door, waardoor de papiervoorraad op de werkplek afneemt. Een bedrijf met een goede archiveringsdiscipline (en regelmatig terugkerende opruimdagen) is dan ook niet meer kwijt dan 1 m1 per medewerker.

Verbetering van het comfort

De meest ingrijpende ontwikkeling op het gebied van kantoorinrichting voor de komende jaren zal liggen op het gebied van (werkplek)verlichting. Technisch gaat het om de toepassing van LED-verlichting. Tot voor kort werd LED-verlichting voornamelijk gebruikt voor toepassingen als decoratie en geleiding. Maar door de ontwikkeling van verbeterde diodes en optieksystemen ontstaan er nieuwe lichtconcepten. Het zal een kwestie van tijd zijn totdat de eerste, echte kantoorarmaturen worden geïntroduceerd. Hiermee ontstaat een zeer compacte, energiezuinige, duurzame en, nog belangrijker, natuurlijke kantoorverlichting.

Naast technische ontwikkelingen zijn er ontwikkelingen in de juiste lichtsterkte op het werkblad. Uit onderzoeken blijkt een grote discrepantie tussen de natuurlijke behoefte aan licht en de technisch vastgestelde visuele behoefte aan licht dat de basis is voor de huidige normen. In sommige onderzoeken wordt gesproken over een verband tussen concentratie en hoeveelheid licht. Het is zeer wel denkbaar, dat de mens behoefte heeft aan veel hogere lichtdoses dan nu voorgeschreven (500 lux.

Lichtsterkte

Uit onderzoek blijkt dat als kantoorwerkers de mogelijkheid krijgen om verlichtingsterktes op het bureau en de wanden apart in te stellen, zij kiezen voor een waarde tussen de 350 lux (zomer) en 800 lux (winter) voor aanvullende kunstverlichting op het bureau. Tevens blijken er grote verschillen in ingestelde verlichtingsniveaus per individu.
Kortom, op het gebied van lichtsterkte valt nog veel te leren. Daarnaast is het een vlak waar belangrijke verbeteringen zijn te behalen in het streven naar een zo gezond mogelijk kantoor.

Kleur en afwerking

Bij de inrichting van kantoren zien wij een duidelijke trend naar licht en transparantie. Constructies en vormen worden mede door de inzet van geavanceerde 3D-ontwerp-en productietechnieken vrijer en lichter met een grote mate van transparantie. Door toepassing van plaatselijke mattering of grafische afbeeldingen (met op het glas aangebrachte folies) wordt een spel gespeeld met transparantie en translucentie.

Als tegenhanger voor dit technische vernuft worden neutrale, sobere en vaak naturelle kleuren en materialen toegepast met een zo groot mogelijke ‘natuurlijke' uitstraling, het liefst natuurlijke materialen.

Door het vrijelijk toepassen en aanbieden van een alternatief aan werkwijzen in de kantooromgeving wordt een inspirerende en enthousiasmerende werkomgeving gecreëerd om de medewerker zoveel mogelijk werkcomfort en werkplezier te bieden.

De technologie in de werkomgeving zet door en daarmee de behoefte aan een tegenhanger; thuis op kantoor. Het combineren van elementen uit de zakelijke en huiselijke omgeving, comfort ‘feel good', is belangrijk, ook in het cateringconcept met het aanbieden van ‘comfortfood'.

Zoals eerder aangegeven, zien we een terugkeer naar een basis rechthoekige werktafel. De ruimte die hiermee wordt bespaard, wordt deels teruggegeven in de vorm van het aanbieden van andere manieren van overleg en werken en het verhogen van het voorzieningenniveau in de kantooromgeving. De kwaliteit van plafonds neemt toe. In toenemende mate realiseert men zich dat open kantoorconcepten vragen om een plafond met betere akoestische eigenschappen.

ICT

Op het gebied van ICT en werkplekinrichting gaat de ontwikkeling nog het snelst. Enerzijds zien wij ontwikkelingen naar meer vaste bandbreedte op de werkplek en anderzijds een ontwikkeling naar draadloos werken. Ondanks beveiligingsproblemen hebben de meeste bedrijven beperkte of gehele draadloze toegang tot hun netwerk. Lokaal door middel van Wifi en inter-lokaal met UMTS. De snelheid van de draadloze verbindingen en de beveiliging zullen de komende jaren sterk verbeteren waardoor grootschalige toepassing kan plaatsvinden.

De randapparatuur, zoals laptops en PDA's, zullen de mogelijkheid krijgen moeiteloos te wisselen tussen beschikbare signalen en daarbij automatisch optimaliseren tussen prijs en kwaliteit van de verbinding.

Dit bevordert de mobiliteit in kantoren en maakt dynamische werkplekconcepten nog beter werkbaar. Daarnaast is het (fysieke) kantoor niet altijd meer nodig om te kunnen beschikken over de volledige functionaliteit van de benodigde applicaties.

IP-telefonie

Op het gebied van voice zien wij steeds meer opdrachtgevers overstappen op IP-telefonie. Hierbij wordt nog beperkt gebruikgemaakt van de nieuwe mogelijkheden als het automatisch oproepen van informatie bij binnenkomende gespreken of het meesturen van informatie bij een uitgaand gesprek. Wat dat betreft, staan we nog aan de vooravond van een nieuwe wereld die het mogelijk maakt sneller informatie te raadplegen en hierdoor een betere en completere service aan klanten te verlenen.

Stelt u zich eens voor dat u naar uw bank belt en de betreffende medewerker direct uw dossier op het scherm ziet verschijnen. Dat zal een hoop irritatie wegnemen!

* Michèl de Haan is directeur bij Procore huisvestings- en facilitymanagement.

Conclusie: de werkplek van de komende jaren is een efficiënt geplaatst, rechthoekig bureau. Alleen de hoogstnoodzakelijk documenten zijn in hardcopy bij het bureau aanwezig. De werkplek wordt gedeeld en in het gebouw worden vele andere ‘werkmogelijkheden' aangeboden. De bezetting van de werkplek benadert de 80 procent.

Conclusie: de werkplek van de komende jaren wordt verlicht door een natuurlijke, zeer efficiënte basis (LED) verlichting. De kantoorgebruiker kan de lichtsterkte zelf beïnvloeden door middel van aanvullende lichtbronnen.

Conclusie: de werkplek en -omgeving van de komende jaren is er een van technische vernieuwing, transparantie door toepassing van glas gecombineerd met naturelle kleuren en natuurlijke materialen. Dus technisch met huiselijk comfort.

Conclusie: de werkplek van de komende jaren is minimaal of niet meer bekabeld. De randapparatuur (voor data en voice) wordt geïntegreerd. IP-telefonie maakt het mogelijk om met een gesprek informatie mee te sturen (en informatie direct op te roepen op het moment van bellen).

Bureau

Omvang : efficiënt geplaatst, rechthoekig bureau (1,80 x 80/90 cm)

Documenten: bij bureau alleen de hoogstnoodzakelijke hardcopy, rest digitaal

Delen met anderen: ja

Bezetting: bijna 80 procent

Comfort

Verlichting: een natuurlijke, efficiënte basis (LED) verlichting

Verlichting beïnvloeden: ja, door kantoorgebruiker zelf (aanvullende lichtbronnen)

Omgeving: transparantie door toepassing glas, naturelle kleuren en natuurlijke materialen

Comfort: huiselijke sfeer

ICT

Bekabeling: steeds minder