Door: Kluwer
Steeds meer bedrijven hebben plannen om hun facturen elektronisch te versturen, bijvoorbeeld als tekstbestand of als pdf-document bij een e-mail. Op zich is dit geen probleem, mits de afnemer de factuur expliciet en als zodanig accepteert en aan de nationale wetgeving van het betreffende EU-land wordt voldaan. Let op: de eisen zijn per medio februari 2009 versoepeld. Zie: Minder eisen aan elektronische btw-factuur.
Er moet echter ook rekening worden gehouden met de eisen van de Belastingdienst, want de fiscus accepteert de elektronisch verzonden facturen alleen als de authenticiteit van de herkomst en de integriteit ervan kan worden gewaarborgd. Dit kan door:
- een geavanceerde elektronische handtekening;
- een elektronische uitwisseling van gegevens, samen met een papieren afstemmingsoverzicht;
- een andere methode, die in overleg met de Belastingdienst kan worden afgesproken.
De elektronische handtekening moet aan de volgende eisen voldoen:
- Zij is op unieke wijze verbonden aan de ondertekenaar.
- Zij leidt tot identificatie van de ondertekenaar.
- Zij komt tot stand onder uitsluitende controle van de ondertekenaar.
- Zij is onlosmakelijk verbonden met de achterliggende data, waardoor elke wijziging in die data kan worden opgespoord.
Daarnaast gelden uiteraard de normale eisen voor een factuur.
[ Bron: Softwarepakketten.nl ]