Door: Kluwer
Bedrijven kunnen veel geld besparen door kritisch naar hun eigen facturen te kijken. Door onoverzichtelijke facturen lopen de uitstaande factuurbedragen onnodig hoog op. Dit kost niet alleen tijd en geld, maar leidt ook tot onnodige ergernissen bij de klant. Hieronder volgen zeven praktische tips.
Voor het verbeteren van het debiteurenbeheer van het bedrijf, is in de eerste plaats vereist dat er een duidelijk beleid wordt gevoerd voor het debiteurenbeheer. Wees helder over de betalingsvoorwaarden en confronteer klanten daar al tijdens het verkoopgesprek mee. Klanten nemen facturen serieus als zij weten dat het debiteurenbeheer van het bedrijf op orde is. Bovendien voorkomt men dat er achteraf discussie ontstaat.
Nederlandse bedrijven moeten gemiddeld om en nabij de 55 dagen wachten op betaling van facturen. Wanneer die termijn alleen al door een duidelijke, overzichtelijke factuur kan worden teruggebracht tot vijftig dagen, dan is er al tien procent op de betalingstermijn bespaard. De duidelijkheid van een factuur is het goedkoopste en snelst te implementeren instrument om de gemiddelde betalingstermijn van debiteuren te verkorten. Het gaat dan in het bijzonder om de informele zaken, zoals de vormgeving en de omschrijving van het geleverde. Duidelijke facturen maken deel uit van relatiemanagement.
Tip 1. Zorg dat het totaal te betalen bedrag duidelijk is
In de eerste plaats moet het totaalbedrag van de factuur in één oogopslag zichtbaar zijn. Een veelvoorkomende fout is dat een bedrag zonder BTW wordt overgemaakt. Vermeld dus duidelijk het totaalbedrag inclusief BTW, bijvoorbeeld vet gedrukt.
Tip 2. Vermeld de vervaldatum voluit
Vermeld de exacte datum waarop het door de debiteur verschuldigde bedrag uiterlijk moet zijn overgemaakt. Vaak staat er onder aan een factuur een regel als 'betaling binnen 14 dagen'. Vermeld in plaats daarvan de vervaldatum voluit, dus 'betalen vóór 24 maart 2006'. Zo kan er ook geen discussie ontstaan of de betalingstermijn van veertien dagen ingaat na verzending van de factuur of na ontvangst van de factuur.
Tip 3. Zorg voor een duidelijke en herkenbare vormgeving
Zorg voor een duidelijke vormgeving van de factuur met een herkenbaar logo van uw bedrijf. Veel ondernemers maken gebruik van de standaard lay-out die hun boekhoudpakket biedt. Print facturen op het briefpapier van het bedrijf, bij voorkeur met voorgedrukt de adresgegevens en bankrekening- en BTW-nummer.
Tip 4. Leg de relatie met voorafgaande offertes/overeenkomsten
Een factuur moet duidelijk aansluiten bij eerder uitgebrachte offertes en overeenkomsten. Verwijs naar die offertes en overeenkomsten. Houd het niet bij standaardzinnen als 'conform afspraak' zonder verdere verklaring. Vermeld ook de offertedatum en eventueel het referentienummer van de offerte.
Tip 5. Gebruik geen coderingen zonder die te omschrijven
Vaak werken bedrijven met productcodes. Voor de eigen administratie voldoet dat uitstekend, maar bij de klant kan het gebruik van codes alleen maar vragen oproepen. Wanneer niet direct duidelijk is welk bedrag voor welke dienst of product moet worden betaald, groeit de tegenzin van de debiteur om te betalen. Geef daarom een uitgebreide omschrijving van het geleverde op de factuur. Wanneer slechts artikelnummers en/of vaktermen kunnen worden vermeld, voeg dan een bijlage toe met een heldere omschrijving. Een vuistregel is: 'gebruik geen codering zonder die te omschrijven'.
Tip 6. Specificeer kostenposten
Ook voor de kostenposten geldt dat het voor zowel de factuureigenaar als de boekhouder duidelijk moet zijn waarvoor wordt betaald. Omschrijf duidelijk de hoeveelheid of omvang van de geleverde goederen of diensten. Een specificatie met datumaanduiding, aantal uren en een exacte omschrijving van de werkzaamheden voorkomt veel ergernis en vertraging. Voeg deze specificatie eventueel als een extra bijlage toe.
Tip 7. Factureer tijdig en frequent
En last but not least: wacht niet met het versturen van de factuur. Zodra het product of de dienst is geleverd, ontstaat er recht op geld en zou er eigenlijk direct betaald moeten worden. Een vuistregel is dat een rekening binnen een week de deur uit moet zijn. Wacht een bedrijf met het versturen van de factuur drie of vier weken, dan denkt de klant: 'Oh, dan kan ik ook nog wel een paar weken wachten met betalen'.
Factuureisen Belastingdienst
Ook de Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Als de facturen niet aan deze wettelijke eisen voldoen, is het mogelijk dat de afnemer geen recht heeft op aftrek van BTW. Vermeld in ieder geval:
- het eigen BTW-identificatienummer
- het factuurnummer
- de factuurdatum
- naam en adres
- naam en het adres van de afnemer
- de datum van de levering of de dienst
- de hoeveelheid en soort geleverde goederen
- de omvang en de soort geleverde diensten
- het BTW-bedrag
[ Bron: Kluwerfinancieelmanagement.nl ]