Door: Kluwer
Een probleem dat zich kan voordoen bij e-billing, het digitaal presenteren en distribueren van facturen, is dat iedere leverancier of klant u vraagt de factuur in een specifiek formaat aan te leveren. Dat dit een ondoenlijke zaak is, zal duidelijk zijn. Dan kan een zogeheten billing service provider (BSP) een rol gaan spelen. U levert uw factuurbestand aan en zij zorgen voor de complete afhandeling.
Als u gebruik maakt van de diensten van een billing service provider worden in grote lijnen de volgende stappen doorlopen:
- Facturen worden door de bestaande systemen geproduceerd.
- In plaats van het outputbestand naar de printer te sturen, wordt het naar de billing service provider verzonden. Die zorgt er vervolgens voor dat de facturen in de juiste vorm bij de juiste ontvanger komen. De ontvanger kan de factuurgegevens bijvoorbeeld ophalen via een webpresentatie, een mail met pdf of een XML-berich.
- De ontvanger krijgt vervolgens een notificatie via de mail dat er nieuwe facturen klaar staan. Daarnaast kan de ontvanger de facturen op ieder gewenst moment zelf raadplegen via een button ‘factuurmanagement' op uw portal.
- De ontvanger controleert de factuurgegevens via een beveiligde webportal.
- De ontvanger inspecteert de factuur en accepteert deze of reageert via de klachtenmodule.
- De ontvanger kan er vervolgens voor kiezen de factuur zelf uit te printen of deze bijvoorbeeld in te lezen in een eigen systeem.
- De factuurgegevens blijven online beschikbaar.Wanneer u een termijn van zeven jaar afspreekt met de billing serviceprovider, hoeft u de factuur niet meer op papier te bewaren.Voorwaarde is dan wel dat u in zee gaat met een BSP die een digitaal archief biedt, dat voldoet aan de fiscale juridische regelgeving.
Twee modellen
Er zijn twee businessmodellen te onderkennen:
- het direct biller model, waarbij een billing service provider de facturen via de portal van de verzender aan de klanten distribueert. Dit model wordt meestal toegepast door grote organisaties met een hoog volume aan facturen;
- het consolidator model, waarbij verzenders hun facturen op een gemeenschappelijke portal afleveren, van waaruit distributie plaatsvindt. Dit model is meer geschikt voor het mkb. De ontvangers krijgen de facturen via de gemeenschappelijke portal. Een bijkomend voordeel voor de ontvangers is dat men op één plaats de factuurgegevens van verschillende verzenders kan ophalen.
[ Bron: Tijdschrift Administratie ]