Door: Kluwer
U wilt meer weten over elektronisch factureren, oftewel e-billing?
In
Platform Elfa werkt een groot aantal bedrijven samen die een belang hebben bij het elektronisch verwerken van facturen.
Een van hen is TNT Post die op haar site cases presenteert met ervaringen van gebruikers.
Ook op Factuurwijzer staat veel informatie over dit onderwerp, zoals actuele berichten en stappenplannen.
Op die site staan ook veel gestelde vragen (met de antwoorden) over dit onderwerp.
Hieronder zes van deze vragen.
1. Bestaat er een systeem van elektronische facturatie op Europees of op wereldniveau?
Nee, ieder Europees land heeft zijn eigen wetgeving. Deze is weliswaar gebaseerd op een Europese richtlijn, maar dat neem niet weg dat ieder land zijn eigen draai heeft gegeven aan de implementatie van deze richtlijn.
De Europese richtlijn betreffende elektronische facturatie werd in december 2001 goedgekeurd. Deze richtlijn regelt bepaalde juridische aspecten van elektronische facturatie en werd op 1 januari 2004 omgezet naar Nederlands recht. De huidige versie van de tekst schrijft onder meer voor dat de elektronische factuur door middel van een geavanceerde elektronische handtekening wordt beveiligd.
2. Wie kan elektronisch factureren gebruiken?
Iedere organisatie kan elektronisch factureren, ongeacht het aantal facturen. Daarbij maakt het aantal facturen niet uit. Ook bij lage aantallen bespaart elektronisch factureren u geld.
3. Wat zijn de voordelen van elektronisch factureren vergeleken met de papieren factuur?
De traditionele voordelen zijn tijdwinst, besparing op verwerkings- en verzendkosten, zoals papier, enveloppes, postzegels, drukwerk, printer- en kopieercartridges.
Maar bij elektronisch factureren gaat het nog veel verder. Allereerst ontvangt u als klant managementinformatie over het gedrag van uw klant. Zo kunt u zien of uw klanten het bericht ook in een ander formaat wensen.
Bij elektronisch factureren wordt verder rekening gehouden met de klant zijn klant. Want niet alleen de verzender heeft baat bij elektronisch factureren. Kijk hier voor de voordelen van elektronisch factureren.
4. Hoeveel kost elektronisch factureren?
De investering in elektronisch factureren bestaat uit de initiele investering en vervolgens een maand- of jaarbedrag. Dit hangt sterk af van de leverancier die u kiest voor elektronisch factureren. Vaak blijkt dat een investering in elektronisch factureren zich in ongeveer veertien maanden terug kan verdienen.
5. Welke boekhoud- of bedrijfsbeheerprogramma's (ERP) zijn compatibel met elektronisch factureren?
Elektronisch factureren is idealiter boekhoudpakketonafhankelijk. Zo is ook de huidige postbezorging van TNT Post bedrijfsonafhankelijk opgezet. Hierdoor kan elektronisch factureren vrijwel alle organisaties bedienen. Daarbij moet worden opgemerkt dat sommige aanbieders van elektronisch factureren in staat zijn om zonder extra inspanningen meer verschillende boekhoudpakketten te kunnen bedienen. Dit is een belangrijke overweging bij het selecteren van de aanbieder.
Kijk voor een overzicht op van de boekhoudpakketten en hun mogelijkheden op www.softwarepakketten.nl
6. Worden de elektronische berichten die ik uitwissel via elektronisch factureren door de Belastingdienst erkend, zoals een papieren factuur?
Als de elektronische facturen die uw organisatie verzendt, voldoen aan de eisen van controleerbaarheid, authenticiteit, integriteit, acceptatie en de uitreikingsplicht en uw organisatie bovendien de elektronisch factuurberichten op de juiste manier heeft opgeslagen, dan voldoet u aan de eisen van belastingdienst.
Lees ook: Eisen aan een elektronische factuur