Door: Kluwer
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren. De Belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen. Er geldt ook een bewaarplicht voor computerprogramma's en bestanden.
Hoe lang een ondernemer zijn administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in de administratie. Bepaalde onderdelen van zijn administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Denk aan:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de loonadministratie.
De basisgegevens moeten zeven jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op.
Uitzonderingen op bewaartermijn
In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken moet men de gegevens van onroerende zaken tien jaar bewaren. Voor de overige gegevens kan men met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan zeven jaar.
Men kan met de Belastingdienst ook afspraken maken over:
- de vorm waarin de ondernemer de gegevens bewaart (op papier of elektronisch);
- het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa).
Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend tegenover de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen ken men dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Voor UWV moeten de loonstaten en de loonad-ministratie na afloop van het jaar nog vijf jaar bewaard blijven.
Bewaarplicht voor computerprogramma's en bestanden
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Men moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet een ondernemer niet aan zijn bewaarplicht. Wel kan hij, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. De voorwaarden zijn:
- alle gegevens zijn overgezet
- de gegevens zijn inhoudelijk juist overgezet
- de nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar
- de geconverteerde gegevens zijn binnen redelijke tijd te (re)produceren en leesbaar te maken.
- een controle van de geconverteerde gegevens kan binnen redelijke tijd worden uitgevoerd.
Het is verstandig om, voordat men tot conversie overgaat, zijn plannen voor te leggen aan de Belastingdienst.
Als (een deel van) de administratie wordt verzorgd door een computer- of loonservicebureau, dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus ook onder de fiscale bewaarplicht.