Door: Kluwer
Fraude gaat meestal om geld. En het is de administrateur die gaat over het registreren en controleren van de geldstromen. Hij is dus de aangewezen functionaris om fraude op tijd te ontdekken. Hoe kan de administrateur fraude ontdekken? Hoe kan hij het voorkomen? Welke acties moet hij ondernemen? Hierbij een lijstje van maatregelen ter voorkoming van fraude.
- Breng de kwetsbare functies in de organisatie in kaart en tref op deze plekken maatregelen zoals functiescheiding, functieroulatie, tegengaan van solofuncties en screening van personeel.
- Leg de bevoegdheden van medewerkers goed vast in de taak- en functiebeschrijving en werk ze uit in de bevoegdheidsinstructie. Via de handtekeningenlijst kan de administrateur de handtekening controleren en vaststellen of de persoon die tekent voor een opdracht hiertoe ook bevoegd is.
- Sluit ruimten af waar waardevolle zaken liggen (kas, magazijn, contractadministratie).
- Registreer waardevolle zaken apart (computers, voorraden).
- Laat waardevolle zaken door twee personen ontvangen (vierogentoezicht) en laat daarbij een proces-verbaal opmaken voor de ontvangst, dat door beiden moet worden getekend voor akkoord.
- Voer een kasprotocol in.
- Voer een inventarisatieprotocol in.
- Hanteer een duidelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.
- Beperk het aantal personen dat contractuele verplichtingen mag aangaan.
- Leg aangegane verplichtingen vast in een contractenregister.