Relatie-evenement: zo verhoogt u het effect

Door: Kluwer

U wilt een evenement organiseren voor uw relaties. U doet dat om de band met hen te versterken. Zo'n evenement kan variëren van een gezellige borrel tot een groots georganiseerde happening met interessante sprekers en een feest na. Wat u ook doet, u kunt het effect van het relatie-evenement verhogen.

Dat kan met goede communicatie, zowel vooraf als achteraf. Communicatie bepaalt voor 100 procent de verwachtingen van uw relaties. Breng deze communicatie dus in lijn met het te bieden programma. Met communicatie kun je achteraf indrukken versterken en bevestigen.
Hierbij tips voor goede communicatie rond uw evenement.

• Met een goede uitnodiging kunt uw zich onderscheiden van de concurrentie. Weet wat de concurrent doet op het gebied van relatie-evenementen en doe het zelf anders.
• Kies een diversiteit aan middelen, maar altijd persoonlijk gericht en persoonlijk ondertekend; ongeadresseerde direct mail is uit den boze.
• Ondersteun de uitnodiging met een mondelinge toelichting door vertegenwoordigers van uw bedrijf. Dat doet wonderen voor de opkomst.
• Overdrijf niet met tekstuele superlatieven in uw ijver om het programma zo aantrekkelijk mogelijk te maken.
• Breng de communicatie in logische lijn met het imago van uw onderneming (en dus met eerdere ervaringen en verwachtingen van uw relaties).
• Kies de uitstraling die past bij de gelegenheid waarvoor u uw relaties uitnodigt. Ddus geen uitnodiging voor een sportloop op geschept papier.
• Stel de tekst op vanuit het perspectief van de ontvanger; dus niet: ‘Wij hebben de eer u uit te nodigen...', maar: ‘U bent van harte welkom...' Ban het woord ‘wij' zo veel mogelijk uit je tekst en vervang dit door ‘u' of ‘jij'.
• Ook tijdens het evenement gaat de communicatie gewoon door; zorg dus voor een persoonlijke ontvangst en bepaal hoeveel vertegenwoordigers van uw bedrijf aanwezig zijn om de relaties te spreken.
• Door gericht vragen te stellen in een informele sfeer komt u vaak verrassend veel te weten. Bij voorbeeld over uw imago, details van de concurrent, plannen van relaties).
• Laat ceremoniële zaken niet over aan ingehuurde mensen, maar aan een gewaardeerde vertegenwoordiger van uw bedrijf. Dus bijvoorbeeld geen welkom door een bekende Nederlander, maar door de directeur die daarna het woord geeft aan de ‘celeb'.
• Voer een eventuele huisstijl van het evenement ook door in bewegwijzering, en de eventuele hand-out van informatie.
• Door meerdere aandachtsmomenten te creëren, verlaagt u het gevreesde no-showpercentage. Een keer een uitnodiging sturen, of erger nog, een e-mail, zal vaak onvoldoende zijn. Veel van uw relaties krijgen tal van uitnodigingen, die ze in eerste instantie terzijde schuiven.
• Houd een nauwkeurige lijst bij van de aanwezigen en van hen die niet zijn komen opdagen.
• Geef relaties alleen dan een herinneringsgeschenk als u echt iets relevants te geven hebt. Geen prul om de geste. Dan liever niets.
• Vraag relaties naar hun waardering voor het evenement, bijvoorbeeld door een enquête tijdens het evenement (nasturen heeft geen zin) of een belronde direct na afloop (nog een communicatiemoment).
• Bedank relaties binnen een week na afloop van het evenement voor hun aanwezigheid, persoonlijk of per brief.
• Als u een tekst-, foto- of dvd-verslag wilt nasturen, doe dit dan binnen twee weken. Daarna ervaart men uw gebaar als mosterd na de maaltijd.
• Probeer, tot slot, zo veel mogelijk een link te leggen naar volgende evenementen of geplande contactmomenten. Dit verhoogt het effect van een relatie-evenement.

Lees ook Alles over public relations.

[ Bron: Nicoline van Straten, partner The Live House, in Adforesult ]

Reageer Stuur door Print