Door: Kluwer
Veel bouwbedrijven beschikken over een gecertificeerd kwaliteitssysteem, waarmee ze voldoen aan de eisen van de norm NEN ISO 9001 of NEN ISO 9002. Opdrachtgevers hanteren dit keurmerk vooral bij het selecteren van bouwbedrijven voor een opdracht. In de praktijk blijkt dat een bouwbedrijf uitsluitend werkt overeenkomstig datgene wat in het eigen kwaliteitssysteem is voorgeschreven.
Het systeem bevat vaak niet meer dan het bedrijf nodig acht om zijn verantwoordelijkheden te dragen en zoveel mogelijk risico's voor het bouwbedrijf zélf te elimineren.
Veel bouwbedrijven hanteren het motto: bouwen is een kwestie van vertrouwen. Als er onverhoopt toch iets fout gaat zijn er meestal alleen de garantiebepalingen in de aannemingsovereenkomst die in werking kunnen treden. Of een arbitrageprocedure.
Fouten voorkomen
Het vervelende voor de opdrachtgever daarbij is, dat er wel eerst iets fout moet gaan. Fouten die wellicht gemakkelijk voorkomen hadden kunnen worden als ze vooraf ter sprake gebracht waren, serieus waren bekeken en er passende maatregelen waren genomen.
De risico's voor een opdrachtgever worden niet automatisch door een gecertificeerd bouwbedrijf geëlimineerd. Het bouwbedrijf kent niet alle risico's die een opdrachtgever met zijn bouwproject loopt. Als een opdrachtgever zijn risico's wil verminderen, zal hij deze moeten kennen en evalueren. Maatregelen die daaruit naar voren komen, kunnen dan aan het bouwbedrijf vooraf in een projectgebonden kwaliteitsborgingsplan worden voorgeschreven.
Voortschrijdend inzicht
Wie een bouwproces meemaakt merkt hoe het proces ook geregeerd wordt door het voortschrijdend inzicht van betrokkenen. Dit geeft voortdurend aanleiding tot wijzigen en aanpassingen van zowel het ontwerp, zelfs als het werk reeds in uitvoering is. Als het management niet oppast, lopen de problemen niet alleen over de schoenen, maar komt men er tot de nek toe in te zitten. Zelfs het kwaliteitssysteem moet het dan ontgelden. Een goed opgezet en door het management zelf werkend gehouden systeem om potentiële en feitelijke afwijkingen en het voortschrijdend inzicht te kunnen beheersen, wordt dan niet meer als noodzakelijk kwaad, maar als het enig sturingsmiddel gezien.
Alleen het logo op het briefpapier
De ISO 9000 normen en de certificerende instelling laten het bouwbedrijf veel vrijheid in het vinden van voor hen passende uitwerkingen van de eisen die aan een kwaliteitssysteem worden gesteld. Een ISO9001-certificaat biedt geen enkele garantie dat een bouwwerk aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet. Het bouwbedrijf is vaak niet contractueel verplicht het bewijs voor oplevering te leveren. Pas als een gebrek zich feitelijk voordoet en schade wordt geleden, blijkt de opdrachtgever enig recht te kunnen laten gelden.
Veel bouwbedrijven zijn in het bezit van een ISO 9001 certificaat over een kwaliteitssysteem dat bestaat uit een samenhangend stelsel beschrijvingen van hoe bedrijfsprocessen lopen en hoe bepaalde- werkzaamheden in het algemeen moeten worden uitgevoerd. Voor opdrachtgevers is dat vaak alleen aan het logo op het briefpapier van het bouwbedrijf te zien. In de praktijk blijkt vaak dat voor specifieke bouwprojecten zowel opdrachtgever als bouwbedrijf hun kwaliteitsborging onvoldoende in een projectkwaliteitsplan hebben gespecificeerd. Met een zorgvuldig uitgevoerde risico-inventarisatie en evaluatie, waarbij ieder mogelijk geacht probleem serieus wordt doorgenomen, kunnen veel ongewenste problemen tijdens de bouw en daarna worden voorkomen.
Interne kwaliteitsborging
Om kosten te besparen wordt aan bouwbedrijven steeds meer gevraagd ook het ontwerp te verzorgen en dat ter goedkeuring bij de opdrachtgever in te dienen. Na goedkeuring moet het werk dienovereenkomstig op de bouwplaats worden uitgevoerd. Het bouwbedrijf moet dan wel aan de hand van het goedgekeurde ontwerp een gedetailleerd werkplan voor de uitvoering opstellen, waarin is vastgelegd hoe de uitvoering is georganiseerd en het werk wordt uitgevoerd.
In deze situatie houdt de opdrachtgever met inspecteurs en opzichters zelf toezicht op de uitvoering, conform werkplan en ontwerp. Bij de opdrachtgever wordt in deze situatie over Interne Kwaliteitsborging gesproken.
Externe kwaliteitsborging
Van bouwbedrijven wordt verwacht dat zij zelf het dagelijks toezicht op de uitvoering houden en de verantwoording voor de kwaliteitsborging op zich nemen. De opdrachtgever spreekt dan van Externe Kwaliteitsborging. Daarvoor is het nodig dat een kwaliteitsplan voor het gehele project worden opgesteld. Als een groter bouwproject wordt opgedeeld in een aantal logische eenheden, kan per eenheid een werkplan worden opgesteld. In combinatie met elk werkplan wordt een verificatieplan voor het ontwerp en een keuringsplan voor de uitvoering opgesteld. De opdrachtgever levert als onderdeel van het contract dan nog ‘slechts' een Programma van Eisen. In dit programma zijn de eisen zoveel mogelijk in termen van functionele prestatie eisen gesteld.
Het bouwbedrijf dient ervoor te zorgen dat de functionele eisen in ontwerp- en uitvoeringstechnische eisen worden vertaald en dat een werk- en verificatieplan voor het ontwerp wordt gemaakt. In deze plannen staat onder meer welke speciale ontwerp- en uitvoeringsmethoden het bouwbedrijf zal gaan toepassen en hoe wordt geverifieerd of de functionele prestaties kunnen worden geleverd.
De rol van de opzichter
Traditioneel behoorde werkvoorbereiding tot de ontwerpfase en bestond uit het opstellen van een bestek met uitvoeringsgereed zijnde gedetailleerde werktekeningen. Hiermee werd de specificatie van het bouwwerk voor de uitvoering beëindigd. Verdere detaillering en specificatie werd overgelaten aan uitvoerenden en opzichters op de bouwplaats. Opzichters waren het verlengstuk van ontwerpers op de bouwplaats en vertegenwoordigden de opdrachtgever.
De traditionele rol van de opzichter is de laatste jaren aanzienlijk gewijzigd. Dagelijks extern toezicht op de bouwplaats is nagenoeg verdwenen. De uitvoerenden op de bouwplaats dienen nu deze taken zelf uit te voeren. Dit wordt door uitvoerenden niet alleen als een verzwaring van de functie ervaren, maar ook als het op een hoop werpen van tegenstrijdige belangen. Het management van het uitvoerend bouwbedrijf heeft, als zij dit beleid wil voeren, heel wat uit te leggen, moet haar medewerkers voortdurend trainen en zal deze taken in het begin formeel moeten organiseren en vaak moeten verifiëren.
Grote tijdsdruk
De uitvoering doet in beginsel wat in de diverse plannen is beschreven De uitvoering staat meestal onder grote tijdsdruk. De hele productielogistiek moet op gang worden gebracht en gehouden in een tempo dat in een strakke tijdplanning is vastgelegd. Tijd voor improvisaties is zeker niet voor tijdkritische werkzaamheden in de planning opgenomen. Tijdens de uitvoering kan de projectorganisatie al snel voor allerlei problemen komen te staan die niet in het risicodossier of in de plannen waren voorzien. De neiging bestaat dan, vanwege tijdsdruk, dat werkplannen als onuitvoerbaar worden beoordeeld. Degenen die belast zijn met de verificatie van de uitvoering van die plannen worden genegeerd om vervolgens op improvisaties over te gaan. Uit onderzoek naar de tijdsbesteding van het bouwplaatsmanagement blijkt dat ca. 40% van de beschikbare arbeidstijd aan improviseren wordt besteed. Nu komt het erop aan of het kwaliteitsmanagementsysteem - met inbegrip van het formele en informele overleg - ook in de uitvoering zal werken op de manier waarvoor zij is bedoeld, of dat het zal falen.
Een goede communicatiestructuur (zowel informeel als formeel) tussen vertegenwoordigers van de opdrachtgever en bouwbedrijven is daarbij noodzakelijk.
De oplevering
Een aannemingsovereenkomst dient minimaal te voorzien in een opleveringsprocedure. Verplichtingen met betrekking tot kwaliteitsborging, waaronder het beschikbaar hebben of aanleveren van bepaalde kwaliteitsregistraties behoren contractueel te zijn overeengekomen.
Zij behoren te kunnen worden geleverd of geverifieerd op momenten die daarvoor tijdens het bouwproces worden aangewezen. De opdrachtgever zou regelmatig zowel de voortgang als de gewenste kwaliteitsregistraties moeten verifiëren, zodat bij de oplevering daarover geen discussies gevoerd hoeven te worden. De opdrachtgever doet er goed aan die momenten als zogenaamde registratiemomenten in de planning en in de keuringsplannen op te laten nemen.
Een opleveringsprocedure zou tenminste de volgende elementen moeten bevatten:
- een opleveringsplanning wanneer het werk in delen wordt opgeleverd;
- gereedmelding door het bouwbedrijf van het uitgevoerde werk;
- aanvaardingscriteria;
- een termijn waarbinnen de opdrachtgever het bouwbedrijf laat weten of zij het werk aanvaardt of weigert te aanvaarden.
Bron: Samenvatting uit Management van interne en civiele diensten in Factomedia door J. Dijs