Door: Kluwer
Voordat een bedrijf een gedrukte uitgave gaat uitbrengen is het nodig dat de ondernemer nadenkt over de vraag wat hij met de uitgave wil bereiken, wie hij wil bereiken en hoe vaak dat moet gebeuren. Dat maakt het eenvoudiger om vast te stellen hoe het medium eruit zal zien. Ook de kosten zijn dan beter beheersbaar.
Enkele vragen
Voordat u aan het denken over de uitvoering van het drukwerk toe bent, is antwoord nodig op de volgende vier vragen.
1. Hoe bereikt het blad de doelgroep? Wordt het verspreid, persoonlijk overhandigd, gaat het via de interne post? Zijn er adressen (op etiket of anders), wat zijn de portokosten?
2. Wat is de functie? Is het vluchtig, heeft het een naslag- of bewaarfunctie? Wat zijn de consequenties voor het gramsgewicht en de te kiezen papierkwaliteit?
3. Wat zijn de consequenties van de duurzaamheid? Wat is de norm voor de drukkwaliteit, afwerking en oplage?
4. Zijn er consequenties voor de reproductie en wat betekent dat voor de planning?
Zorgvuldige voorbereiding
Er komt veel kijken voordat aan het inkopen van drukwerk kan worden gedacht. Dat inkopen (of uitbesteden van drukwerk zoals dat ook wel genoemd wordt) is beslist geen eenvoudige zaak. Er wordt geen kant-en-klaar product gekocht, maar in feite materiaal, machinecapaciteit, mankracht en vakkennis. Pas als alles voorbij is kan worden geconstateerd of wat geleverd werd goed en bruikbaar was.
Twee zekerheden:
- Zorgvuldige voorbereiding en overleg met experts zullen de kans op falen zeker kleiner maken.
- Goed drukwerk begint met de juiste leverancierskeuze.
Het belangrijkste criterium bij deze keuze: overweeg en bepaal vooraf het belang en het doel van het drukwerk. Er zijn drie kwaliteitsdimensies die de kwaliteit bepalen:
- De functionele kwaliteit, d.w.z. de kwaliteit van het blad wordt bepaald door de communicatieve aspecten afgestemd op de doelgroep;
- De grafisch-technische kwaliteit; daarin zijn grote verschillen binnen de grafische industrie die bepaald worden door mensen, apparatuur en natuurlijk het soort opdracht;
- De organisationele kwaliteit; houdt de drukker zich stipt aan de levertijd? Wordt tijdens het gehele traject gedaan wat beloofd wordt?
Het aanvragen van een offerte
De som van deze factoren (of de mix!) geeft richting aan de volgende stappen. Zoals het aanvragen van een offerte bijvoorbeeld. Bedenk overigens dat prijs alleen een minder juiste maatstaf is om een drukker te kiezen. Een van de overwegingen om voorzichtig te zijn met een opvallend lage offerte van de ene drukker ten opzichte van anderen, is het wellicht ontbreken van continuïteit. En bedenk: echt goedkope drukkers bestaan niet. Er zijn wel slechte drukkers en die zijn altijd te duur.
Offertebehandeling
U heeft gezien dat het facet prijs niet het enige criterium mag zijn bij de keuze van een drukkerij. Dat neemt niet weg dat het verstandig is om vooraf offertes aan te vragen. Het beste advies is een aantal offertes aan te vragen bij drukkerijen van een vergelijkbaar kwaliteitsniveau. Waarbij u erop moet letten of het gaat om vergelijkbare offertes. De kosten van het drukwerk worden bepaald door een groot aantal factoren. Ieder van die factoren moet bij de vergelijking van een offerte gelijk zijn. Alleen dan kunt u een betrouwbare en juiste beslissing nemen.
Wanneer is een offerte betrouwbaar?
De volgende aspecten moeten minimaal in een betrouwbare offerte aan de orde komen:
- Oplage, kosten voor méér en minder levering.
- Formaat, zowel plano als verwerkt.
- Aantal drukkleuren, één of tweezijdige bedrukking, al of niet aflopende druk.
- Omvang, aantal pagina's, eenzelfde cover of een cover uit een andere papierkwaliteit.
- Papierkwaliteit, inclusief gramsgewicht, houthoudend of houtvrij.
- Prijs papier, gebaseerd op aanmaak of magazijnvoorraad.
- Specificatie van de hoeveelheid tekst (zetwerk).
- Specificatie van het aantal en formaat van de illustraties (foto's), al dan niet in kleur.
- Afwerking, vouwen, hechten, enz.
- Speciale nabewerking als plastificeren, vernissen(cover!), opplakken, enz.
- Wijze van verpakken op pallets of in dozen of banderolleren en ter post aanbieden.
- Leveringscondities, franco af drukkerij, e.d.
- Betalingscondities.
- Levertijd.
[Bron: MarketingMax, Communicatiedesk]