Door: Kluwer
In september begint bij menig bedrijf een steeds terugkerend ritueel: het nadenken over een passende kerst- of nieuwjaarskaart. Dan wel kalender. Of misschien toch een agenda?
Wel of geen kaart
Het hele fenomeen wenskaart staat de laatste jaren wat ter discussie. Steeds meer particulieren en organisaties beraden zich op de vraag of het niet anders kan of zou moeten. Niet alleen constateren milieubewuste groeperingen binnen de maatschappij een enorme verspilling aan papier, drukinkt en geld dat wel beter besteed zou kunnen worden. Maar ook veel bedrijven vragen zich af of de benodigde inspanningen wel het beoogde rendement opleveren. Anderzijds is het een feit dat verreweg de meeste van de relaties er wel degelijk prijs op stellen om rond de jaarwisseling een wenskaartje te ontvangen.
Alternatieven
Maar het kan ook anders. Sympathiek - en wellicht daarom ook steeds meer toegepast - is een deel van het bedrag dat is uitgespaard op fraai drukwerk te bestemmen voor een goed doel. De relaties moeten dat dan wel te weten komen. Hoe?
- Bijvoorbeeld via een advertentie 'in plaats van kaarten' waarin een en ander wordt uitgelegd. In het algemeen is adverteren een goed alternatief voor een persoonlijke wenskaart. Kies dan wel de media die door de relatiekring worden gelezen.
- De homepage van het bedrijf is ook een goede plek om dit te melden.
- In het verlengde daarvan is e-mail een geschikt medium. Mits het e-mailbestand op orde is, met de juiste namen en adressen. In de e-mail kan de gulle gever zijn handelwijze toelichten en er ook nog een gepersonificeerde wens aan toevoegen
De relaties die traditioneel iets verwachten wordt zo duidelijk gemaakt waarom het ditmaal anders gaat. Met het gebruik van de juiste argumenten zal zo'n bericht wellicht zelfs meer opvallen dan een 'gewone' kaart. Zo draagt de wenskaart - of de alternatieve variant daarvan - bij aan het op een zinvolle manier contact onderhouden met belangrijke relaties.
Inkopen of zelf ontwikkelen?
Op dit moment is het verzenden van relatiedrukwerk rond de feestdagen nog steeds de meest gebruikelijke weg. Dan zijn er twee mogelijkheden:
- een kant en klaar product kopen en dat laten voorzien van logo en bedrijfsnaam;
- iets helemaal apart laten ontwikkelen en drukken.
De eerste mogelijkheid is doorgaans een stuk goedkoper dan de tweede. Er moet dus een goede reden zijn om te kiezen voor een eigen productie.
Bestaand drukwerk inkopen
Als je om reden van doelstelling of budget kunt of moet volstaan met een algemene kaart, agenda of kalender is het inkopen van gespecialiseerd eindejaarsdrukwerk een goede zaak. Voordelen hiervan:
- Tegen een billijke prijs is vaak fraai materiaal te bemachtigen.
- Vormgeving, drukbegeleiding en auteursrechten zijn niet van belang.
- Het gebruik van een charitatieve wenskaart (UNICEF, Kinderzegels etc), komt over het algemeen sympathiek over.
Een mogelijk nadeel is dat de afbeelding wellicht niet zo origineel is. Maar er is zoveel op de markt dat de kans dat een concurrerend bedrijf met exact dezelfde uitgave komt vrij klein is. Zeker bij iets duurdere designproducties.
Laten indrukken
Met alleen de inkoop van het drukwerk is het karwei nog niet geklaard. Als het aantal relaties beperkt is zijn de kaarten handmatig in te vullen. Is het aantal daarvoor te groot, dan zal tenminste de afzender (met bedrijfslogo) ingedrukt moeten worden. Met een moderne laserprinter kan dat ook op de zaak gebeuren, maar meestal ziet het er fraaier uit als een gespecialiseerde drukkerij dit doet. Kwestie van budget.
Desnoods kan de afzender een visitekaartje laten insteken, maar als die er eenmaal uit zijn gehaald weet de ontvanger niet meer van wie het oorspronkelijke drukwerk afkomstig is.
Zelf ontwikkelen
Bestaand drukwerk inkopen is relatief goedkoop. Het eindejaarsdrukwerk te laten produceren is flink duurder. Afhankelijk van oplage, druktechniek (met name kleurgebruik) en vormgeving (inclusief originele illustratie) kan een zelf geproduceerde kerstkaart in prijs variëren van twee tot tien euro per stuk. Een kalender kost dan van zo'n tien tot wel veertig euro. Bij een grote oplage wordt de stukprijs verhoudingsgewijze lager.
Voor het zelf laten maken van een agenda zijn moeilijk kostenindicaties te geven. Alles hangt af van opzet en omvang. Een een gespecialiseerde vormgever zal geraadpleegd moeten worden over het grafisch productieproces en alle daarmee gemoeide kosten.
Zelf ontwikkelen is duur. Er moet dus een goede reden zijn om te kiezen voor een eigen productie. Bijvoorbeeld:
- De vereiste originaliteit is een belangrijk criterium.
- De meerwaarde dat via een eigen productie een duidelijke(r) 'link' met de eigen organisatie kan worden gelegd.
- De mogelijkheid een eigen boodschap te integreren.
- De mogelijkheid het imago van het eigen bedrijf te versterken.
- Een goedgemaakt en origineel product werkt ook als reclame voor de afzender. Niet voor niets besteden juist grafische bedrijven bijzonder veel aandacht aan hun eigen relatiedrukwerk rond kerst en de jaarwisseling.