Bewaarplicht van de loonadministratie

Door: Kluwer

De loongegevens komen terecht in de loonadministratie die onderdeel uitmaakt van de totale administratie. Hiervoor geldt een bewaarplicht van zeven jaar.

Administratie bewaren

Werkgevers zijn verplicht om een administratie te voeren . De administratie omvat alle bescheiden, documenten, boeken, dossiers en andere informatiedragers (diskettes, cd-roms, microfilms e.d.) die betrekking hebben op de onderneming. Ook de notulen van de directievergaderingen behoren tot de administratie. Het begrip administratie gaat dus aanmerkelijk verder dan 'de boekhouding'. De boekhouding is slechts een onderdeel van de administratie. Ook de loonadministratie is een onderdeel van de algemene administratie. De loonadministratie moet op elk moment inzicht kunnen geven in gegevens die voor de loonheffingen van belang kunnen zijn.

Bewaarplaats

De loonadministratie moet worden bewaard op de plaats waar de werkgever zijn kantoor heeft. Indien een werkgever geen kantoor houdt in Nederland en de werkgever is een natuurlijk persoon, dan dient de loonadministratie te worden bewaard in de woonplaats van de werkgever.
Buitenlands belastingplichtigen dienen de loonadministratie te bewaren in de plaats waar de vaste inrichting is gevestigd. Indien er geen sprake is van een vaste inrichting, dan dient de loonadministratie te worden bewaard in de woon- of vestigingsplaats van de vaste vertegenwoordiger. Dit kan dan ook de adviseur of de accountant zijn.
Op verzoek van de werkgever kan door de Belastingdienst toestemming worden verleend om de loonadministratie op een andere plaats te bewaren, bijvoorbeeld op het kantoor van de accountant of een andere gemachtigde. Toestemming wordt verleend indien de gehele administratie op hetzelfde adres wordt bewaard. Bij concerns die op meerdere plaatsen vestigingen hebben en waarvan de loonadministratie op één plaats wordt gevoerd, kan de Minister van Financiën de centrale plaats aanwijzen als de plaats waar de loonadministratie mag worden bewaard.

Decentrale kasadministratie

Een loonadministratie dient in het algemeen centraal te worden gevoerd. Voor bepaalde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen is het omslachtig dit te allen tijde zo ook uit te voeren. Mits de betreffende gegevens op verzoek van de inspecteur beschikbaar komen op de plaats waar de loonadministratie wordt gevoerd en dit wordt gemeld aan de inspecteur, mag een deel van de administratie decentraal worden gevoerd. Het gaat hierbij om de volgende vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen die door de werkgever niet tot het loon van de werknemer worden gerekend:

1. vrije vergoedingen met een vast of gelijkmatig karakter;
2. vrije vergoedingen van kosten en verstrekkingen die verband houden met het vervoer per auto, anders dan per taxi;
3. uitkeringen en verstrekkingen terzake van:

• drukkende bijzondere kosten terzake van ziekte, invaliditeit en bevalling;
• overlijden van de werknemer, zijn partner, kinderen of pleegkinderen, voor zover het eenmalige uitkeringen en verstrekkingen betreft en de uitkeringen en verstrekkingen niet meer bedragen dan driemaal het loon over een maand;
• jubileumuitkeringen;
• gelegenheidsuitkeringen;
• telewerkruimte;
• studie voor een beroep;
• extra openbaarvervoervergoeding;
• fiets;
• kinderopvang (tot en met 2006).

1. vrije vergoedingen en verstrekkingen terzake van een recht op vrij reizen;
2. vrije vergoedingen en verstrekkingen terzake van regelmatig woon-werkverkeer.

Bewaartermijn

In verband met de controlemogelijkheden voor de Belastingdienst, dient de loonadministratie gedurende zeven jaar te worden bewaard. Is de werkgever ook onderworpen aan de BTW, dan moeten de gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken negen jaren worden bewaard. Dit houdt verband met de periode van tien jaren waarin de aftrek van de BTW-voorbelasting kan worden herzien voor ondernemers die gemengde prestaties (deels met BTW belaste prestaties, deels van BTW vrijgestelde prestaties) verrichten.
De Belastingdienst beschikt over een brochure omtrent de fiscale bewaarplicht van de administratie. Deze is via de site raadplegen.
Loonbelastingverklaringen of de gegevens voor de loonheffingen, kopieën van het identiteitsbewijs en Bijlagen studenten- en scholierenregeling moeten nog vijf volledige kalenderjaren ná het einde van de dienstbetrekking worden bewaard. Deze termijn geldt ook voor vervallen loonbelastingverklaringen en vervallen gegevens voor de loonheffingen die zijn vervangen door nieuwe.

Reageer Stuur door Print