Door: Kluwer
Nadat de werkgever de loonheffingen heeft ingehouden op het loon van de werknemer(s) én zijn eigen aandeel in de loonheffingen heeft berekend, moet hij het totaal aangeven aan de Belastingdienst. Het totaal van de loonheffingen meldt de werkgever op een formulier: de aangifte loonheffingen.
De door de werkgever ingehouden loonheffingen moeten aan de Belastingdienst kenbaar worden gemaakt. Hiervoor moet een aangiftebiljet worden ingevuld: de aangifte. Vóór 2006 hoefde de werkgever alleen de te dragen loonbelasting/premie volksverzekeringen aan de Belastingdienst kenbaar te maken. Per 1 januari 2006 zijn dat ook de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zvw.
Al deze loonheffingen worden dan op één aangifte vermeld, een zogenoemde gecombineerde aangifte: ook wel 'de aangifte loonheffingen' genoemd of de 'loonaangifte'. Deze moet naar de Belastingdienst worden gestuurd. Er hoeft sinds 2006 geen aangifte meer naar het UWV te worden gestuurd.
Vanwege de grote sommen geld die met deze aangifte gemoeid zijn (loonbelasting/premie volksverzekeringen + premieheffing voor de werknemersverzekeringen + de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zvw), is men van de kwartaalaangiften afgestapt. Vanaf 2006 is het standaard een maandaangifte. Eventueel kan het aangiftetijdvak ook vier weken zijn als de lonen per vier weken worden uitbetaald.
Maandaangifte of vierwekenaangifte
De periode waarover aangifte van de ingehouden loonheffingen moet worden gedaan, noemen we het aangiftetijdvak. Vóór 2006 was het kwartaal ook een mogelijk aangiftetijdvak, maar vanaf 2006 zijn dat alleen nog de kalendermaand en de vierwekenperiode. De Belastingdienst deelt de inhoudingsplichtige mee welk tijdvak voor hem in een kalenderjaar van toepassing is. Voor de meeste werkgevers is het aangiftetijdvak de kalendermaand. Na afloop van iedere maand moet dan opgaaf worden gedaan van de over die maand verschuldigde loonheffingen.
Met name voor werkgevers die de lonen per vier weken betalen is het aangiftetijdvak vier weken. Bij een tijdvak van vier aaneengesloten weken bevat het kalenderjaar maximaal 13 tijdvakken. De aangifteperiode hoeft in dat geval niet dezelfde periode te zijn als de loonperiode.
Loon per kwartaal, per wisselend tijdvak, fictief loon
Mocht de werkgever per kwartaal de lonen uitbetalen, dan zal hij voor een maandaangifte moeten kiezen. Zijn loontijdvak is het kwartaal, zijn aangiftetijdvak is de kalendermaand. Ieder kwartaal heeft hij dan twee nihilaangiften en aan het einde van het kwartaal een aangifte die leidt tot de afdracht van de loonheffingen. De werkgever die de lonen per week uitbetaald, houdt iedere week hierop de loonheffingen in, en doet hiervan per aangiftetijdvak van vierweken of van een maand de aangifte. De directeur-grootaandeelhouder die geen loon heeft, maar wel voor het gebruikelijke loon wordt 'aangeslagen', doet eerst 11 nihilaangiften en in december de aangifte met daarin de afdracht van de loonheffingen over zijn gebruikelijke loon.
Mogelijk betaalt de werkgever sommige werknemers per maand en andere per vier weken. In dat geval kan hij per maand aangifte doen van de loonheffingen van de maandloners en van de loonheffingen van de vierwekenloners via een vierwekenaangifte. De werkgever krijgt voor beide aangiften een ander loonheffingennummer (voorheen: loonbelastingnummer, het aansluitnummer dat bij communicatie met het UWV werd gebruikt, is vervallen).(art. 28 Uitvoeringsregeling algemene wet)
Afwijkend aangiftetijdvak
In slechts een beperkt aantal gevallen geldt een afwijkend aangiftetijdvak. Dat is voor:
- huispersoneel, namelijk een aangiftetijdvak van 1 jaar;
- in het bedrijf eigen meewerkende kinderen, namelijk ook van 1 jaar;
- zelfstandige binnenschippers met een woonplaats in Nederland, namelijk een aangiftetijdvak van een half jaar.
Wanneer aangifte indienen
De aangifte moet binnen één maand (= aangifte termijn) na afloop van het aangiftetijdvak bij de Belastingdienst binnen zijn. De aangifte over het vierwekentijdvak van 15 augustus tot en met 11 september, moet uiterlijk 11 oktober bij de Belastingdienst binnen zijn. Is men te laat, dan riskeert men een boete.
Als de laatste dag van de maand op een zaterdag of zondag valt, mag de aangifte de maandag daarna nog binnenkomen bij de Belastingdienst.
Concerns
De afzonderlijke onderdelen van een concern kunnen een soort fiscale eenheid voor de loonheffingen vormen; dat wordt een samenhangende groep genoemd. Alle loonheffingen van het concern mogen dan in één bedrag worden betaald. Er kan echter niet volstaan worden met slechts één aangifte. Ieder concernonderdeel blijft zelf aangifte doen. Dit heeft te maken met de verschillende premiepercentages voor de werknemersverzekeringen per werkgever. Voorwaarde voor de betaling in één bedrag is wel dat de aangiften gelijktijdig worden ingediend.
Inhoud van de aangifte?
Op het aangiftebiljet moet de werkgever de over het tijdvak uitbetaalde lonen invullen. Het belangrijkste is uiteraard het invullen van de loonheffingen die moeten worden afgedragen. Vóór 2006 bleef het ook ongeveer hierbij. Maar vanaf 2006 is het aangiftewerk omvangrijker. Naast de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen, moeten ook de premies voor de werknemersverzekeringen en de af te dragen inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zvw worden aangegeven. Deze loonheffingen worden getotaliseerd voor het hele personeelsbestand op het aangiftebiljet. Dit zijn de zogenoemde collectieve gegevens.
Maar daarnaast moeten ook een heleboel gegevens per individuele werknemer worden verstrekt; de zogenoemde nominatieve gegevens. De Belastingdienst zendt deze gegevens door naar het UWV die ze vervolgens in de zogenoemde polisadministratie plaatst. De polisadministratie is de opvolger van de vroegere verzekerdenadministratie die het UWV voorheen altijd beheerde. Voor een uitgebreide toelichting op de aangifte loonheffingen verwijzen wij naar de brochure van de Belastingdienst die via de site is te raadplegen. Tevens vindt men hier het overzicht van de betekenissen van de te hanteren codes in de aangifte, zoals de 'code aard arbeidsverhouding'.
Bij nominatieve gegevens per werknemer moet men denken aan de NAW-gegevens, wel of geen auto van de zaak, de omvang van de kostenvergoedingen, de kantinemaaltijden, de Awf-franchise, de omvang ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen en de andere inhoudingen, de loonheffingskorting, de omvang van de WIA/WAO-basispremie, de afdrachtvermindering e.d. Het betreft een aanzienlijke hoeveelheid gegevens per werknemer.
Aan de hand van de nominatieve gegevens in de polisadministratie, kan het UWV na ieder aangiftetijdvak zien welke werknemers in die periode verzekerd zijn geweest. Na afloop van iedere aangiftetijdvak staat hierin immers de meest actuele stand van zaken per individuele werknemer. Het gevolg hiervan is dat geen gegevensuitvraag meer met de werkgever hoeft plaats te vinden als een werknemer een beroep doet op een uitkering van het UWV. De aanzienlijke inspanningen van de werkgever om bij iedere aangifte de nominatieve gegevens per werknemer te verstrekken, worden dus gecompenseerd door een tijdbesparing bij een eventuele uitkeringsaanvraag door de werknemer.
Elektronische aangifte
Vóór 2006 was er nog sprake van een aangiftebiljet, maar vanaf 1 januari 2006 komt er geen biljet meer aan te pas. Iedere werkgever moet vanaf deze datum verplicht de loonaangifte elektronisch indienen. Dat kan op 3 manieren:
- via de internetsite van de Belastingdienst;
- met aangifte- of administratiesoftware;
- via uw accounts- of administratiekantoor.
Op de site van de Belastingdienst is een brochure over de elektronische aangifte te raadplegen. Tevens is hier een brochure over het hele aangiftetraject.
Fouten in de aangifte
De werkgever moet onjuistheden in de ingediende aangifte corrigeren met een zogenoemd correctiebericht. Een correctiebericht moet zowel worden ingediend als de werkgever zelf de onjuistheid ontdekt als in het geval de Belastingdienst de werkgever hierop attent heeft gemaakt. Dit correctiebericht moet met de eerstvolgende aangifte of uiterlijk de daaropvolgende aangifte worden 'ingeleverd'. Een correctieplicht geldt tot 5 jaar na het verstrijken van het betreffende tijdvak waarin de fout zit.
De werkgever kan het correctiebericht alleen gebruiken voor fouten in aangiften vanaf 1 januari 2006. Voor de periode daarvoor moet wat betreft de premieheffing voor de werknemersverzekeringen contact met UWV worden gezocht. Wat betreft de loonbelasting/premie volksverzekeringen zal nog een suppletie-aangifte over het betreffende aangiftetijdvak ten behoeve van de Belastingdienst moeten worden gedaan.
Een correctiebericht wordt in principe gedaan tezamen met een aangifte (de eerstvolgende aangifte of uiterlijk de daaropvolgende aangifte). Iedere loonaangifte bevat hiervoor een correctiecomponent. Alleen als de werkgever per (half)jaar aangifte doet, dan mogen na het verstrijken van de aangiftetermijn afzonderlijke correctieberichten (zonder zogenoemde aangiftecomponent) worden ingediend. En als de correctie betrekking heeft op een tijdvak van een voorafgaand kalenderjaar, dan mag het correctiebericht ook afzonderlijk worden ingediend. De Belastingdienst kan hier zelfs om verzoeken.
Op een correctiebericht volgt een boete, tenzij de werkgever het correctiebericht uit zichzelf (vrijwillig) heeft ingediend.
Mocht de werkgever in de loonaangifte uitkomen op een negatief bedrag (een te ontvangen bedrag) als gevolg van de correctie, dan ziet de Belastingdienst dit automatisch als een verzoek om teruggaaf. Het terug te ontvangen bedrag wordt dan ook meteen teruggestort.
Pakt de correctie in het voordeel van de werkgever uit, dan wordt over de terugbetaling c.q. de verrekening heffingsrente vergoed. Leidt de correctie tot een bijbetaling, dan moet de werkgever heffingsrente vergoeden.
Er zijn correcties waarbij alleen gecorrigeerde totaalbedragen aan de Belastingdienst hoeven worden opgegeven. Correcties op werknemersniveau zijn dan niet nodig.