Door: Kluwer
De werkgever moet aan het begin van elk jaar voor iedere werknemer afzonderlijk een loonstaat aanleggen. Op de loonstaat moet hij 'aantekenen' welke betalingen hij aan de werknemer verstrekt.
Ieder jaar een loonstaat
De gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen van een werknemer, moeten worden vastgelegd. Hiertoe dient de loonstaat. Per werknemer moet ieder jaar een loonstaat worden bijgehouden. Deze moet worden aangelegd vóór de eerste loonbetaling aan de werknemer. Een model van de loonstaat is hier te vinden.
Op de loonstaat staan de persoonlijke gegevens van de werknemer, zoals naam, adres, maar ook de omvang van verschillende loonbegrippen (premieloon, fiscaal loon e.d.), enige aftrekposten en de loonheffingskorting. De loonstaat kan vervolgens voor ieder aangiftetijdvak dienen als uitgangspunt voor het invullen van de aangifte en na afloop van het jaar kunnen enkele totaalbedragen van de loonstaat worden gebruikt voor de jaaropgave die de werkgever aan iedere werknemer moet verstrekken.
Automatisering
In deze tijd van automatisering is het bijhouden van een loonadministratie 'met de hand' alleen nog te doen door werkgevers met een klein personeelsbestand. Software- en servicebureaus brengen loonberekeningspakketten op de markt waarmee op eenvoudige wijze loonstaten, loonaangiften en andere van belang zijnde overzichten gemaakt kunnen worden. Hierbij kan worden gedacht aan de opstelling van verzamelloonstaten, journaalposten en aansluitingsberekeningen ten behoeve van de administratie. Aan een dergelijke automatisering valt nu (sinds 2006) eigenlijk ook niet meer te ontkomen, omdat de loonaangifte inmiddels elektronisch worden ingediend.
Andere vast te leggen gegevens; loonadministratie
Naast de loonstaat, die alle informatie over het bruto-nettoloontraject van de werknemer bevat, dient de werkgever ook nog andere gegevens van iedere werknemer afzonderlijk te administreren, zoals:
- de vaste onkostenvergoedingen;
- vergoedingen van bijzondere ziektekosten;
- vergoedingen van studiekosten;
- belastingvrije uitkeringen met betrekking tot overlijden of jubileum;
- de vergoedingen van inrichting werkkamer thuis;
- reiskostenvergoedingen;
- de vergoedingen van autokosten;
- eventuele beschikking van de Belastingdienst omtrent het zuivere en onzuivere deel van de pensioenregeling;
- omvang van de eventueel opgebouwde levensloopverlopfkorting.
Werken er in uw bedrijf personen die in dienst zijn van een buitenlandse onderneming en die in het buitenland wonen, dan is het raadzaam een kopie te maken van de originele detacheringsverklaring van deze personen. Deze detacheringsverklaring wordt afgegeven door het buitenlandse sociaalzekerheidsorgaan. Bij een detachering binnen de EU/EER zijn dit in het algemeen de zogenoemde E-101- of E-102-verklaringen. Bewaar een kopie van deze verklaring in de loonadministratie.
De Belastingdienst beschikt over een brochure omtrent de fiscale bewaarplicht van de administratie. Hierin staat ook wat de werkgever allemaal moet bewaren/vastleggen. Deze brochure is ook via de site raadplegen .
OV-kaart
Voor de verstrekte of vergoede OV-kaart moeten geadministreerd worden: naam en adres van de werknemer aan wie de OV-kaart verstrekt of vergoed is. Daarnaast dient in de administratie een kopie van de OV-kaart aanwezig te zijn. Na afloop van de geldigheidsduur moet de OV-kaart door de werkgever ingenomen en bewaard worden.