Wat gebeurt er bij controle Belastingdienst?

Door: Kluwer

Een werkgever heeft veel verplichtingen tegenover de Belastingdienst. Vóór 2006 had hij deze ook jegens het UWV, maar nu de premieheffing per 2006 in handen van de Belastingdienst is gekomen, heeft de werkgever alleen nog verplichtingen tegenover de Belastingdienst. Om te beoordelen of de werkgever het juiste bedrag aan loonheffingen op het loon van de werknemer inhoudt en afdraagt, voert de Belastingdienst periodiek een controle uit. Dit kan een bedrijfsbezoek zijn of een boekenonderzoek.

De werkgever moet de loonheffingen (loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zvw) berekenen, inhouden, administreren, aangeven en afdragen. In het hele proces kunnen fouten gemaakt worden. Daarom controleert de Belastingdienst om te voorkomen dat hij 'tekort' komt.

Een controle is niet altijd even prettig. Toch doet de werkgever er verstandig aan zo goed mogelijk mee te werken. Immers, de Belastingdienst heeft mogelijkheden tot haar beschikking om de werkgever te dwingen medewerking te verlenen. Bovendien kan een controle ook een positieve uitwerking hebben. De controlerende ambtenaar komt bij veel bedrijven, daardoor ziet hij dus veel administraties. Wellicht heeft hij wat nuttige tips of kan hij bruikbare informatie verstrekken over een efficiëntere inrichting van de administratie of belastingbesparende regels.

Twee soorten controles

De Belastingdienst kent in grote lijnen twee soorten onderzoeken: bedrijfsbezoeken en boekenonderzoeken.

Bedrijfsonderzoek

Bij een bedrijfsbezoek komt een medewerker van de Belastingdienst langs bij een onderneming om informatie te verzamelen en inzicht te krijgen in de bedrijfsvoering en de administratie. Het gaat daarbij niet om een onderzoek naar een specifieke aangifte. Het bezoek wordt bijna altijd vooraf aangekondigd. Van het bedrijfsbezoek wordt een rapport opgemaakt. Een rapport bevat een openbaar deel en een deel dat alleen voor de Belastingdienst is bestemd. De onderneming krijgt meestal automatisch een kopie van het openbare deel van het rapport. Een bijzondere vorm van een bedrijfsbezoek is de waarneming ter plaatse.

Boekenonderzoek

Het boekenonderzoek is een controle van de aangiften en administratie. Het kan gaan om een onderzoek over een periode of om controle van bepaalde onderdelen van de aangiften en administratie. Een boekenonderzoek wordt altijd van tevoren aangekondigd.

Fasen van boekenonderzoek

Een controle van de Belastingdienst kan in zijn algemeenheid in vier onderdelen worden verdeeld, namelijk:

• de voorbereidingsfase


• het feitelijk onderzoek


• de eindbespreking met eventueel een correctievoorstel


• de afwerking van de controle

In ieder van deze fasen kan de werkgever zijn steentje bijdragen om tot een bevredigend eindresultaat te komen. Door zich voor te bereiden op het onderzoek kan de werkgever ervoor zorgen dat de duur van een onderzoek tot een minimum beperkt wordt en dat zo min mogelijk inbreuk wordt gemaakt op de normale gang van zaken in het bedrijf.

Let op, derdenonderzoek

De Belastingdienst kan bij u informatie verzamelen die van belang is voor de belastingheffing van derden (bijvoorbeeld andere ondernemingen).  De werkgever is verplicht hieraan mee te werken. 

Geautomatiseerde administratie

Als er een geautomatiseerde administratie is, zal de controleur de controle zoveel mogelijk met eigen computers en programmatuur doen. De administratiebestanden zullen dan digitaal moeten worden aangeleverd. Een papieren administratie bekijken is dan veelal niet meer nodig.

Auditfile

Ook als de administratie volledig geautomatiseerd is, kan een controle van de Belastingdienst veel tijd kosten. Om tijd te besparen kan gebruik worden gemaakt van een auditfile. Dit is een computerbestand waarin de meest gebruikte gegevens van de administratie worden opgeslagen. De meeste boekhoudpakketten hebben de mogelijkheid om de basisgegevens van de administratie op te slaan als auditfile. Bij een controle kan de medewerker van de Belastingdienst de auditfile direct inlezen in zijn eigen computer en er de gebruikelijke controles op uitvoeren.

Regels voor de controleur

Bij de controle heeft de controleur ook een aantal regels in acht te nemen. Deze regels zijn de volgende:

• de controle moet schriftelijk worden aangekondigd. In de aankondiging zal opgenomen zijn welke periode en welke gegevens gecontroleerd zullen worden. De controlerend ambtenaar zal zich hier in principe aan houden. Als de controleur hiervan wil afwijken, zal hij dit moeten aangeven;


• de controleur houdt bij de aanvang van de controle een inleidend gesprek. Tijdens dit inleidend gesprek zal de controlerend ambtenaar allerlei vragen stellen over de onderneming, de administratie e.d.;


• na de controle voert de controleur een eindgesprek. Tijdens het eindgesprek zal de controlerend ambtenaar zijn bevindingen met de werkgever bespreken. In het eindgesprek zal de controleur ook aangeven of en welke correcties hij wil doorvoeren;


• de controleur stelt een rapport op waarin hij zijn bevindingen neerlegt. Dit controlerapport bestaat uit een openbaar deel en een niet-openbaar deel. Het openbare deel van het controlerapport wordt toegezonden aan de werkgever. In het openbaar deel van het rapport zijn de geconstateerde fouten opgenomen en of dit zal leiden tot het opleggen van naheffingsaanslagen.

FIOD

Een boekenonderzoek is geen strafrechtelijk onderzoek. Als een controlerend ambtenaar het vermoeden heeft dat er gefraudeerd is, kan hij de Fiscale Inlichtingen- en Opsporingsdienst (FIOD) inschakelen. Vanaf dat moment krijgt het onderzoek een ander karakter. Hierbij is het van belang of de werkgever als 'verdachte' wordt aangemerkt. Is dit het geval, dan doet hij er verstandig aan deskundige bijstand te zoeken.

Reageer Stuur door Print