Door: Kluwer
De Belastingcontroleur kondigt een controle altijd schriftelijk of telefonisch aan. Komt een onderzoek op dat bepaalde moment absoluut ongelegen, bijvoorbeeld omdat de externe accountant juist bezig is met zijn onderzoek, of omdat ook het UWV op bezoek is, vraag dan om uitstel. Dat is meestal geen probleem.
Door de aankondiging vooraf kan de werkgever zich op de komst van de controlerend ambtenaar voorbereiden. Waarschuw de externe accountant zodat hij in ieder geval op de eerste dag van de controle aanwezig kan zijn om uitleg te geven over de boekhouding en de jaarrekening. Bespreek eventuele problemen die er in de administratie zouden kunnen zitten vooraf met de accountant.
Beperk contact
Informeer de personeelsleden die de controlerend ambtenaar bij het onderzoek te woord zullen moeten staan. Beperk het aantal mensen dat contact zal hebben met de controleur tot een minimum. Vertel ook aan de controlerend ambtenaar aan welke personeelsleden er vragen gesteld kunnen worden. Het is prettig voor de controleur om slechts met één of enkele personen contact te hebben. Tevens worden dan zo min mogelijk werknemers gestoord bij de dagelijkse werkzaamheden. Zorg er tevens voor dat zij ook tijd hebben om desgevraagd gegevens op te zoeken.
Houd er rekening mee dat de controlerend ambtenaar het bedrijf zal willen zien. De controleur wil graag het bedrijf dat hij gaat controleren even ´voelen'.
Werkruimte
De controleur zal het op prijs stellen als een behoorlijke werkruimte beschikbaar is waarin de controle ongestoord kan plaatsvinden. Het beste is een kamer voor de controleur alleen met een redelijk bureau en een redelijke stoel. Deze werkruimte moet zoveel als mogelijk vrij worden gemaakt van informatie die niet van belang is voor het in te stellen boekenonderzoek. Als er bij het bedrijf geen geschikte werkruimte beschikbaar is, kan de controlerend ambtenaar worden gevraagd het onderzoek bij de accountant op kantoor uit te voeren. Meestal wordt hier wel mee ingestemd. Dit neemt niet weg dat de controleur dan toch even bij het bedrijf langskomt om een kijkje te nemen.
Het schept duidelijkheid als vooraf met de controlerend ambtenaar afspraken worden gemaakt over de tijden dat hij aanwezig zal zijn. Verder is het handig om vooraf aan de controleur aan te geven of gebruik gemaakt mag worden van kopieerapparaat, fax, telefoon, koffiezetapparaat en dergelijke.
Acties
Het is verstandig voordat de controle begint, alvast de volgende acties te ondernemen:
maak een aansluiting tussen de lonen in de loonadministratie en het totaalbedrag 'lonen' op de verlies- en winstrekening;
maak een overzicht van alle maandaangiften en de betalingen van de aangegeven loonheffingen (datum, nummer bank- of giroafrekening en de boeking in het grootboek);
controleer of alle loonbelastingverklaringen volledig zijn ingevuld (vanaf 2007 mogen werknemersgegevens ook op andere wijze worden verstrekt) en of deze kloppen met de loonstaat van de betreffende werknemer. Sorteer ze op alfabet. Zorg dat er kopieën van de paspoorten zijn en noteer de BSN/sofinummers van de werknemers;
controleer of alle loonstaten aanwezig zijn. Als de loonstaat een verzameling is van duplicaat-loonslips, leg deze dan per man, met stam- of mankaart, op volgorde;
leg de volgende voor de controle relevante bescheiden en documenten klaar:
- correspondentie met de Belastingdienst (en van vóór 2006 met het UWV);
- pensioenpolissen, pensioenbrieven en/of pensioenreglementen;
- winstdelings- en (premie)spaarregelingen;
- CAO's en andere arbeidsovereenkomsten;
- personeelsregelingen;
- kostenspecificaties en kostenprognoses van vaste kostenvergoedingen;
- jaarrekeningen;
- correspondentie en aantekeningen van de vorige controle en, indien aanwezig, het openbaar gedeelte van het controlerapport;
- correspondentie van de belastingadviseur voorzover nodig geacht;
- maak een lijst van alle auto's die ter beschikking zijn gesteld aan werknemers en zorg dat de verklaringen geen privé-gebruik klaarliggen;
- maak een lijst van de werknemers die een woning van het bedrijf bewonen; zorg voor een periodieke taxatie van een erkend makelaar;
- maak een organisatieschema van het bedrijf en vermeld hierbij de namen van de personeelsleden die voor de betreffende afdeling verantwoordelijk zijn.
De werkgever is nooit verplicht de correspondentie met de adviseur in te laten zien.