Door: Kluwer
De controleur van de Belastingdienst komt op bezoek voor een boekenonderzoek. Wat te doen? Zorg ervoor dat de accountant in elk geval aanwezig is bij het inleidende gesprek. Hij weet meestal beter dan een werkgever hoe de administratie is gevoerd.
Uw actielijst voor de eerste dag van de controle:
- op de vastgestelde dag zal de controleur zich melden bij de receptie. Zorg dat die op de hoogte is van zijn komst;
- vraag naar het legitimatiebewijs. Misschien is hij helemaal geen belastingambtenaar, maar een concurrent!;
- geef hem een redelijke plaats in het bedrijf. Het beste is een kamer voor hem alleen met een bureau en een stoel;
- het wordt altijd op prijs gesteld als de eigenaar/directeur op de eerste dag van de controle aanwezig is en even tijd vrij maakt om een praatje te maken;
- laat, zeker als het om een productiebedrijf gaat, de controleur het bedrijf zien;
- stel hem voor aan de functionaris(sen) waaraan hij zijn vragen kan stellen. Beperk het aantal mensen dat in contact treedt met de controlerend ambtenaar; anders raakt iedereen het overzicht kwijt;
- bied de controleur aan het fotokopieerapparaat en de telefoon te gebruiken als hij die nodig heeft;
- kasten waarin ordners, dossierdozen of andere stukken zijn opgeborgen en die geen informatie bevatten die voor de controle nodig zijn, kunnen worden afgesloten.
- maak met de controlerend ambtenaar afspraken over de tijden waarop hij aanwezig zal zijn.
Loonadministratie onderzoeken
Daarna zal de controleur beginnen met zijn onderzoek. Bij een controle van de loonheffingen mag u ervan uitgaan dat de controleur antwoord wil hebben op de volgende vragen:
1. Is er aansluiting tussen de aangiften en de verzamelloonstaat?
2. Zijn de loonheffingen tijdig afgedragen?
3. Zijn de juiste tabellen toegepast en is bij iedere werknemer de juiste loonheffingskorting toegepast?
4. Voldoet de pensioenregeling aan de wettelijke eisen?
5. Staan noodhulpen, vakantiewerkers, leerlingen, stagiaires en volontairs op de loonlijst?
6. Staan thuiswerkers en artiesten op de loonlijst?
7. Zijn er voorschotten op toekomstige loonbetalingen geweest die op het moment waarop het voorschot betaald werd, belast moesten worden?
8. Is bij een integrale telefoonkostenvergoeding het forfait ter zake van het privé-voordeel tot het loon van de betreffende werknemer gerekend (gold tot 2007)?
9. Krijgen de werknemers naast hun loon ook nog 'loon in natura', bijvoorbeeld maaltijden in de kantine, vrij tanken of producten uit het eigen bedrijf?
10. Lost een werknemer een van de werkgever ontvangen lening regelmatig af?
11. Zijn er woningen van de werkgever ter beschikking van werknemers gesteld en betalen zij daarvoor een redelijke huur?
12. Wie krijgt er een onbelaste kostenvergoeding en waarvoor krijgt hij die. Het is verstandig om regelmatig controle uit te oefenen op de omvang van de gemaakte kosten en deze te vergelijken met de periodieke vaste kostenvergoedingen.
13. Wordt de belastingvrije kilometervergoeding van € 0,19 wel juist toegepast, en vóór 2004 het reiskostenforfait en de carpoolregeling?
14. Wordt er naast een vaste periodieke kostenvergoeding nog afzonderlijk gedeclareerd en is dit niet dubbelop?
15. Wordt tijdens ziekte van de werknemer de kostenvergoeding onverkort doorbetaald?
16. Voldoet de werkgever aan de administratieve verplichtingen?
Zie ook: De voorbereiding op een loonbelastingcontrole
Verplicht inzage te verlenen
Werkgevers zijn bij een controle verplicht om de controlerende ambtenaren van de Belastingdienst inzage te verlenen in de boeken en bescheiden (waarvoor een bewaarplicht bestaat van zeven jaar). Hieronder vallen alle onderdelen van de administratie zoals de volledige boekhouding, de gevoerde correspondentie, notulen van directievergaderingen en commissarissenvergaderingen, nota's, facturen, primaire aantekeningen, kassarollen, werkbriefjes en werkboeken, agenda's en logboeken. De correspondentie tussen de werkgever en de accountan