Door: Kluwer
Een bondig verslag van een vergadering is altijd handig. U laat dus iemand notuleren. Een vak apart. Geef de notulist onderstaande tips om goede notulen te maken.
Goed voorbereid kun je efficiënter notuleren en sneller je verslag uitwerken.
1. Zorg dat je weet waar de vergadering over gaat.
Pak de agenda en ga precies na welke vergaderstukken bij welk agendapunt horen. Lees
deze door en vraag de voorzitter om uitleg als bepaalde zaken niet duidelijk zijn. Zo voorkom
je dat je tijdens de vergadering de draad kwijt raakt en ben je beter in staat hoofd- van
bijzaken te onderscheiden.
2. Bespreek met de voorzitter het doel van elk agendapunt.
Wat moet het resultaat van de discussie zijn? Mogelijke doelen zijn:
- informatieoverdracht
- meningsvorming
- probleemoplossing
- besluitvorming
Gaat het om een brainstorm of een inventarisatie van verschillende meningen? Is het de
bedoeling dat er concrete werkafspraken komen of vinden er onderhandelingen plaats
vanwege belangentegenstellingen? Als je het doel van elk agendapunt weet kun je gerichter
luisteren en beter bepalen wat je wel en niet moet noteren.
3. Stel in overleg met de voorzitter vast welke verslagvorm je hanteert.
Gaat het om:
- een actiepuntenlijst
- een afsprakenlijst
- een besluitenlijst
- een essentie-per-sprekerverslag
- een essentie-per-onderwerpverslag
- of een mengvorm?
Welke verslagvorm het meest geschikt is hangt ook af van het doel van de vergadering. Als
er een gemeenschappelijk belang is, is een beknopt verslag dat de kern per onderwerp
weergeeft (een essentie-per-onderwerpverslag) geschikt. Als er verschillende belangen
spelen maak je eerder een uitvoerig verslag waaruit blijkt wat de standpunten en meningen
van de verschil-lende partijen zijn (een essentie-per-sprekerverslag).
4. Zorg dat je weet wie aan de vergadering deelnemen.
Zo voorkom je onduidelijkheid over wie wat heeft gezegd of heeft toegezegd iets te doen.
Als je niet iedereen kent, loop dan voor de vergadering even langs de deelnemers en vraag
ze hun naam te noteren. Je hebt dan meteen de juiste spelling te pakken. Zijn er meer dan
15 deelnemers dan kun je een presentielijst laten rondgaan.
5. Spreek met de voorzitter af hoe je aangeeft dat er iets onduidelijk is.
Als iedereen vakjargon gaat gebruiken, kan het gebeuren dat je er ondanks alle
voorbereiding geen touw meer aan vast kunt knopen. Op zo'n moment moet je je mond
open durven doen. Vraag in zulke situaties bijvoorbeeld na een discussie of de voorzitter de
discussie voor de notulen nog even kort wil samenvatten. Vraag ook in geval van
mompelaars en omslachtige of vage deelnemers, of de voorzitter de gemaakte opmerkingen
nogmaals wil herhalen.
6. Zeg tegen de voorzitter dat je naast hem of haar wilt zitten.
Alle sprekers zullen voornamelijk in de richting van de voorzitter kijken. Naast de voorzitter
zul je alles het beste kunnen verstaan en zien.
[Bron: Management Support Magazine]