Door: Kluwer
Begin jaren negentig is voor bepaalde werkgevers een beperking ingesteld van de volledige aftrek van bepaalde uitgaven die met het personeel te maken hebben, namelijk voor de zogenoemde gemengde kosten. Deze kosten vervullen niet alleen een zakelijk belang, maar ook een privébelang van de werknemer
De volgende uitgaven vallen onder de gemengde kosten:
- congressen, cursussen, seminars, symposia en dergelijke;
- voedsel, drank en genotmiddelen;
- excursies en studiereizen en dergelijke;
- representatie, recepties en feestelijke bijeenkomsten.
De aftrekbeperking gold vele jaren alleen voor bepaalde 'kleine' werkgevers, omdat zij in mindere mate een rem kennen op deze uitgaven. Door de geïntroduceerde aftrekbeperking kan een deel van de uitgaven niet ten laste van de winst worden gebracht . Hierdoor wordt de uitgave een stuk duurder. De werkgevers waarom het tot en met 2005 ging waren:
- werkgevers die onderworpen zijn aan de inkomstenbelasting (werkgevers die inkomstenbelasting over de winst betalen); en
- de BV's en NV's met een of meer zogenoemde aanmerkelijk-belanghouders.
Vanaf 2006 is deze groep uitgebreid met alle werkgevers die onder de vennootschapsbelasting (VPB) vallen. Dat zijn onder andere alle BV's, NV's, coöperaties en bepaalde stichtingen en verenigingen. Eigenlijk is er zo geen enkele werkgever die niet onder de aftrekbeperking valt.
Niet aftrekbare deel
Het forfaitaire, het bedrag dat bij de winstbepaling niet afgetrokken mag worden, wordt voor de werkgevers die inkomstenbelasting betalen gesteld op € 4100 (2006: € 4000). Voor de werkgevers die vennootschaps-belasting betalen, is het niet aftrekbare deel 0,4% van het fiscale loon van alle werknemers tezamen, met een minimum van € 4100. Het gevolg is dat bijvoorbeeld voor een werknemer met een loon van € 30.000 bij de onderneming een bedrag van € 120 forfaitair als (niet aftrekbare) gemengde kosten in aanmerking wordt genomen. Maar per vennootschapsbelastingplichtige werkgever geldt dat in totaal minimaal een bedrag van € 4100 niet in aftrek mag worden gebracht.
Met het fiscale loon wordt bedoeld het loon voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen. Tot het fiscale loon horen niet de vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen (bijv. vakliteratuur, onder voorwaarden werkkleding, reiskostenvergoeding), maar de bijtelling uit hoofde van de auto van de zaak en de uitkering uit een levensloopregeling weer wel. Het loon uit vroegere dienstbetrekking hoort nadrukkelijk niet tot de grondslag, omdat werkgevers geen (of nauwelijks) gemengde kosten voor ex-werknemers maken. Maar om de administratieve lasten van het bedrijfsleven niet te verhogen, is het uitsluiten van loon uit vroegere dienstbetrekking facultatief. Werkgevers zijn dus niet verplicht een splitsing te maken tussen loon uit tegenwoordige en loon uit vroegere dienstbetrekking, maar het zal wel goedkoper zijn (minder aftrekbeperking).
De werkgever, zowel de inkomstenbelastingplichtige werkgever als de vennootschapsbelastingplichtige werkgever, kan er echter ook voor kiezen om 26,5% (2006: 25%) van de werkelijk gemaakte gemengde kosten niet in aftrek te brengen. Dit is een aantrekkelijkere optie voor werkgevers met weinig gemengde kosten. Het nadeel hiervan is wel dat de werkgever de post 'gemengde kosten' apart moet administreren.
Voorbeeld
Werkgever X heeft een loonsom over 2007 van € 1.830.000. Aan gemengde kosten is dit jaar het volgende uitgegeven (inclusief de kostenvergoedingen aan de werknemers):
- congressen en cursussen € 5.000
- voedsel, drank en genotmiddelen € 7.500
- representatie en feestelijke bijeenkomsten € 5.000
Totaal € 17.500
Of € 7320 (0,4% van 1.830.000) is niet aftrekbaar óf € 4637,50 (26,5% van 17.500). Hier zal voor de 26,5%-regel worden gekozen, want dat pakt financieel beter uit.