Door: Kluwer
Bij direct marketing is de Wet Bescherming Persoonsgegevens van groot belang. Hier treft u de belangrijkste zaken op een rijtje.
De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) is van toepassing wanneer persoonsgegevens worden verwerkt, dus ook wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden.
Persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens wordt verstaan: naam, adres, postbusnummer, woonplaats, geboortedatum of leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, gezinssamenstelling, titulatuur, opleidingen, beroep, telecommunicatienummer(s), giro- en/of banknummer. Kortom ieder gegeven dat een persoon kan identificeren. Dit betekent dat ook gegevens van vennootschappen onder firma, maatschappen, eenmanszaken en bijvoorbeeld vrije beroepsbeoefenaren worden gezien als persoonsgegevens.
Aanmelding van gegevensverwerkingen
Voor de WBP geldt een algemene meldingsplicht: wie persoonsgegevens verwerkt, moet zijn gegevensverwerking melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).Let wel: de melding moet worden gedaan vóór met de verwerking wordt begonnen, dus nog voordat de gegevens in eerste instantie worden verzameld.
De melding bij het CBP moet de volgende informatie bevatten:
- naam en adres van de verantwoordelijke;
- doel of de doeleinden van de verwerking;
- doel of de doeleinden waarvoor de (categorieën van) gegevens zijn of worden verzameld;
- een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de (categorieën van) gegevens die daarop betrekking hebben;
- de (categorieën van) ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt;
- de voorgenomen doorgiften van gegevens naar landen buiten de Europese Unie;
- een algemene beschrijving om een voorlopig oordeel te kunnen geven over de gepastheid van de voorgenomen maatregelen om de beveiliging van de verwerking te waarborgen.
Het CBP neemt alle meldingen op in een openbaar register, met uitzondering van de informatie over de beveiliging van de persoonsgegevens. Als een gegevensverwerking ten onrechte niet is gemeld, kan het CBP een geldboete opleggen. Het melden van gegevensverwerking bij het CBP is gratis. Wijziging van de adresgegevens van de melder dienen binnen een week te worden gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Het formulier dient jaarlijks te worden beoordeeld op juistheid door de melder. Indien er wijzigingen zijn dient dit te worden gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Er is een standaard meldingsformulier verkrijgbaar, zowel op papier als elektronisch, op te vragen bij het CBP of te downloaden van de website.
Vrijstelling van meldingsplicht
In de WBP worden veel vrijstellingen gegeven voor de meldingsplicht, bijvoorbeeld voor allerlei standaardregistraties als ledenadministraties, abonnementenregistraties en administraties van huisartsen, fysiotherapeuten en advocaten. De vrijgestelde categorieën zijn opgenomen in het Vrijstellingsbesluit WBP (zie hiervoor ook www.cbpweb.nl). Echter bestanden die voor DM worden gebruikt dienen, een enkele uitzondering daargelaten, altijd te worden gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens
Informatieplicht
De WBP verplicht houders van een database, die de gegevens voor DM-doeleinden gebruiken, om de consument te laten weten:
- wie verantwoordelijk is voor de gegevens;
- voor welk doel de gegevens worden verwerkt;
- dat hij ‘recht van verzet' heeft.
Recht van verzet
Het recht van verzet biedt de mogelijkheid om gegevens te laten blokkeren tegen het gebruik voor direct marketing. Het recht van verzet is een absoluut recht, waaraan gehoor moet worden gegeven en geldt zowel voor commerciële als voor charitatieve organisaties. In iedere direct mail uiting of e-mail uiting dient te worden gewezen op het recht van verzet. Eenmaal per jaar moet dit recht bekend worden gemaakt via dag-, nieuws-, huis-aan-huisblad of ander medium
en het is verder verplicht om op elke commerciële boodschap de betrokkene te wijzen op zijn recht van verzet. Zolang de gegevens niet worden verwerkt met het oog op de totstandbrenging of instandhouding van een directe relatie met de betrokkene, kan daartegen geen verzet worden aangetekend. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een bedrijf persoonsgegevens verzamelt om statistieken op te stellendie een verband leggen tussen woonplaats en koopgedrag om zodoende het potentiële vestigingsgebied van afzetpunten in kaart te kunnen brengen.
Het recht van verzet kan samenvallen met -onder meer- de Telecommunicatiewet.
Opt-in
Er is sprake van opt-in wanneer betrokkenen zelf toestemming geven voor verwerking van hun persoonsgegevens.
Opt-out
Opt-out is het recht van betrokkenen om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van hun persoonsgegevens.
Gevoelige gegevens
Het verwerken van bijzondere (gevoelige) gegevens voor DM-doeleinden is niet toegestaan zonder uitdrukkelijke toestemming van betrokkene. Bijzondere gegevens zijn: godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens, onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van hinderlijk gedrag. Het verwerken is wel mogelijk als de betrokkene zijn uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven dat gegevens ook voor direct marketing doeleinden worden verwerkt.
Scheiding in datahuishouding
Omdat het recht van verzet een absoluut recht van verzet is dienen organisaties een scheiding aan te brengen in hun datahuishouding:
- gegevens die wel voor DM-doeleinden worden verwerkt (het recht van verzet is niet ingeroepen door de betrokkene);
- gegevens die niet voor DM-doeleinden worden verwerkt (het recht van verzet is wel ingeroepen door de betrokkene) en geen onderdeel vormen van het dataminingproces voor direct marketing doeleinden.
Infofilter
De consument kan altijd en kosteloos verzet aantekenen tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens. Hij moet dan uit het bestand worden gehaald. Wil de consument geen brievenbusreclame ontvangen, dan kan hij een sticker op zijn brievenbus plakken. Of hij kan zich afmelden via SZDM Infofilter. Zowel schriftelijk, telefonisch als via internet kan de consument hier melden geen reclame per post, telefoon, e-mail of SMS te willen ontvangen.
Per post: Infofilter, Postbus 666, 1000 AR Amsterdam, onder vermelding van het medium, via welke geen reclame meer gewenst wordt. Via internet: www.infofilter.nl
Nadere informatie voor bedrijven en organisaties is beschikbaar via www.szdm.nl
Telefonisch: 0900 - 666 1000: alle mediatypen, 0900 - 666 5000: Marktonderzoek.
Als een bedrijf zijn database verhuurt aan derden, dan dient dat te worden medegedeeld als een van de doeleinden. Bovendien heeft de consument altijd recht om te weten of hij in een bestand is opgenomen en hoe men aan die gegevens is gekomen.