Door: Kluwer
Vanaf juli 2008 geldt de nieuwe Handelsregisterwet. Vrije beroepsbeoefenaren moeten zich voortaan ook registreren bij een KvK. Overtreding van de regels is een economisch delict.
Om optimaal te kunnen functioneren, moet de overheid beschikken over tal van actuele en volledige gegevens van alle Nederlandse burgers, rechtspersonen en ondernemingen. De overheid verbetert deze gegevensinfrastructuur door een stelsel van gekoppelde basisregisters in te voeren. Op den duur zal dit haar dienstverlening verbeteren terwijl de kosten dalen. Het handelsregister gaat, met behoud van zijn huidige functie, zo'n basisregister vormen. Hierdoor verandert er ook iets in de aard van de gegevens. Er zullen twee soorten gegevens worden bijgehouden: authentieke en niet-authentieke gegevens.
Authentieke gegevens
Authentieke gegevens zijn de gegevens waarmee een rechtspersoon of onderneming te identificeren is, zoals de naam, handelsnaam, rechtsvorm, statutaire zetel, nevenvestigingen en gegevens van degene aan wie de onderneming toebehoort. Anders dan bij niet-authentieke gegevens zijn de Kamers van Koophandel niet meer lijdelijk wat betreft de authentieke gegevens; in de praktijk betekent dit dat zij de bevoegdheid krijgen ambtshalve de gegevens aan te passen. Gebruikers moeten twijfels over de juistheid van de authentieke gegevens melden.
Niet-authentieke gegevens
Niet-authentieke gegevens zijn gegevens die vereist zijn in verband met de doelstelling van het handelsregister:
- bevordering van de rechtszekerheid in het economisch verkeer;
- verstrekking van gegevens van algemene, feitelijke aard over de samenstelling van de ondernemingen en rechtspersonen, om de economische belangen van handel, industrie, ambacht en dienstverlening te bevorderen.
Niet-authentieke gegevens worden bij Algemene Maatregel van Bestuur bepaald (AMvB). Een voorbeeld is de tekeningsbevoegdheid.
Gevolg 1: uitbreiding verplichting tot inschrijving
De groep die verplicht is zich in het handelsregister in te schrijven, wordt uitgebreid met:
- vrijeberoepsbeoefenaren die een onderneming drijven, zoals advocaten, notarissen, artsen en fysiotherapeuten;
- bedrijven waarin landbouw of visserij wordt uitgeoefend;
- verenigingen van eigenaren (VvE);
- kerkgenootschappen;
- publiekrechtelijke rechtspersonen, zoals gemeenten.
Deze ondernemingen en rechtspersonen krijgen na inwerkingtreding van de nieuwe wet achttien maanden de tijd om zich daadwerkelijk in het handelsregister in te schrijven, dus tot 1 januari 2010.
Gevolg 2: handelsregisternummer op alle schriftelijke uitingen inclusief e-mail
Ondernemingen en rechtspersonen moeten op alle uitgaande brieven, orders, facturen, offertes en andere schriftelijke uitingen, waaronder websites en e-mails, hun handelsregisternummer (= het inschrijfnummer bij de desbetreffende Kamer van Koophandel) vermelden, tenzij het gaat om stukken die uitgaan van een rechtspersoon aan wie geen onderneming toebehoort. Ook stichtingen en verenigingen moeten hieraan voldoen, mits zij een onderneming hebben. Zo hoeft een VvE geen handelsregisternummer op haar briefpapier te vermelden aangezien aan een VvE geen onderneming toebehoort. BV's en NV's moeten als extra verplichting hun volledige naam en statutaire zetel op de website vermelden.
Gevolg 3: inschrijven bij een willekeurige kamer van koophandel
Voor inschrijvingen, doorgeven van wijzigingen en deponeren van bescheiden kunt u voortaan terecht bij alle kamers van koophandel in plaats van alleen die in de regio waar uw onderneming statutair gevestigd is.
Advies
Controleer of uw onderneming voldoet aan de eisen die de Handelsregisterwet stelt. Overtreedt u een verplichting uit deze wet, dan kan dit namelijk worden aangemerkt als een economisch delict en dus riskeert u een geldboete of zelfs gevangenisstraf.
[Bron: Grant Thornton]