Door: Kluwer
Wanneer een werknemer minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt in een auto van de zaak hoeft de werkgever geen bedragen voor het privé-gebruik in te houden. Maar de werknemer moet wel kunnen bewijzen dat hij zo weinig privé-gebruik heeft.
Overtuigend bewijs
Een werkgever hoeft geen bijtelling op het loon te doen als de werknemer overtuigend kan bewijzen dat hij de auto niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar privé gebruikt. Dit bewijs kan hij op verschillende manieren leveren:
- met een sluitende rittenregistratie;
- door een (collectieve) afspraak met de Belastingdienst over hoe de werkgever het privé-gebruik controleert;
- met een 'Verklaring geen privé-gebruik auto' van de Belastingdienst;
- met ander soort bewijzen, de zogenaamde vrije bewijsleer.
- als het om een bestelauto gaat en de werkgever een schriftelijk verbod op privé-gebruik heeft opgelegd. De werkgever moet daarop voldoende controle uitoefenen en een passende sanctie toepassen als het verbod niet wordt nageleefd;
- als de werknemer een bestelauto ter beschikking heeft die niet gebruikt kan worden buiten werktijd, omdat de bestelauto buiten werktijd op het afgesloten bedrijfsterrein staat (dat moet controleerbaar zijn);
- bijvoorbeeld aan de hand van een Black-Box.
Rittenregistratie
Met een sluitende rittenregistratie kan de werknemer bewijzen dat hij niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar privé heeft gereden. De rittenregistratie moet het volgende vermelden:
- het merk, type en kenteken van de auto;
- de periode waarin de auto ter beschikking stond
- De ritgegevens: Een rit is de enkele reisafstand om van de ene naar de andere plaats te komen. Er is sprake van een rit met een gemengd karakter als de werknemer tijdens de rit zowel zakelijke als privékilometers rijdt.
Voor elke rit moet de werknemer vermelden:
- de datum;
- de begin- en eindstand van de kilometerteller;
- het adres van vertrek en het aankomstadres. Als hij vanaf het werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, moet hij de aankomst- en vertrekadressen van zowel de heen- als de terugreis noteren;
- de route die hij heeft gereden, als hij niet de meest gebruikelijke route heeft genomen;
- of het een privé-rit is of een zakelijke rit.
- De privé-omrijkilometers bij een rit met een gemengd karakter.
Zijn er meer gebruikers per auto, dan moet uit de kilometeradministratie (rittenstaat) blijken welke gebruiker de rit heeft gemaakt.
Controle rittenregistratie
De juistheid van een kilometeradministratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda's, orderbriefjes, garagenota's en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de rittenregistratie en deze informatie te bewaren, omdat de Belastingdienst hierom kan vragen.
Voor een goede rittenregistratie kunnen ook Black-Box-systemen worden gebruikt. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de rittenregistratie ondersteunen.
Het samenstel van rapportage en onderliggende bescheiden vormt de (controleerbare) rittenregistratie die als bewijs van het feitelijke gebruik dient.
Verklaring geen privé-gebruik auto
Als een werknemer de auto voor niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar voor privé-doeleinden gaat gebruiken, kan hij een Verklaring geen privé-gebruik auto aanvragen bij de Belastingdienst . Als de werkgever een afschrift heeft van deze verklaring, mag hij de bijtelling achterwege laten. Achteraf moet de werknemer altijd overtuigend kunnen bewijzen aan de Belastingdienst dat hij met de auto niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden, bijvoorbeeld met een sluitende rittenregistratie.
Als hij het bewijs niet kan leveren, zal de Belastingdienst bij hem gaan naheffen. Het gaat dan om de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. De naheffing kan verhoogd worden met de verschuldigde heffingsrente en eventueel een boete.
Wijzigingen melden!
De verklaring heeft een looptijd van onbepaalde duur. Als de omstandigheden waaronder de werknemer de verklaring heeft aangevraagd wijzigen, dan moet hij dat zo spoedig mogelijk melden aan de Belastingdienst. De verklaring kan dan worden herzien. De Belastingdienst informeert de werkgever over de verandering en zo nodig past de werkgever vervolgens de bijtelling toe.
Wanneer geen verklaring nodig?
Men hoeft geen verklaring aan te vragen in de volgende situaties:
- De werkgever heeft een collectieve afspraak gemaakt met de Belastingdienst.
- De werknemer rijdt in een bestelauto die hij buiten werktijd niet kan gebruiken, omdat de bestelauto buiten werktijd op het afgesloten bedrijfsterrein staat (en dat is controleerbaar).
- De werknemer rijdt in een bestelauto en de werkgever heeft hem een schriftelijk verbod op privé-gebruik opgelegd. De werkgever oefent daarop voldoende controle uit en past een passende sanctie toe als het verbod niet wordt
- De werknemer rijdt door de aard van het werk in een bestelauto doorlopend afwisselend samen met 1 of meer collega's en het is moeilijk vast te stellen of en aan wie de bestelauto voor privé-doeleinden ter beschikking is gesteld. Het privé-gebruik wordt via een eindheffing bij de werkgever
- De werknemer rijdt in een bestelauto die (bijna) uitsluitend geschikt is voor vervoer van goederen. Het gaat hier bijvoorbeeld om een auto die alleen een bestuurdersstoel heeft en waarvan de bevestigingpunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast
- De werknemer rijdt in een auto die is ingericht, en als zodanig uiterlijk kenbaar is, om te worden gebruikt door de politie, door de brandweer, voor het vervoer van zieken en gewonden, voor het vervoer van stoffelijke overschotten, voor het vervoer van gevangenen, voor het vervoer van zieke of gewonde dieren of voor geldtransport.
[ Bron: Belastingdienst ]